Ondernemen

Hoe maak je een offerte? [+ voorbeeld & tips]

Je hebt een positief gesprek gehad met een potentiële opdrachtgever. ‘Kun je een offerte maken?’, vraagt hij. Je duikt gelijk achter je computer om aan de slag te gaan. Maar hoe maak je eigenlijk een offerte? Wat zet je er precies in? En hoe hoort een offerte eruit te zien? In dit artikel lees je precies waar een goede offerte aan moet voldoen en hoe je makkelijk zelf een offerte maakt.

Wat is een offerte?

Een offerte is een document waarin je voor een potentiële opdrachtgever op een rij zet wat de kosten zijn voor een specifieke opdracht. Met andere woorden: met een offerte schets je het kostenplaatje voor een klus. Heb je bijvoorbeeld een schildersbedrijf, dan neem je het aantal uren werk en de materiaalkosten in je offerte op. Vaak wordt in een offerte ook een aantal voorwaarden vermeld, zoals de planning voor de klus.

Een offerte is altijd vrijblijvend. Dat betekent dat de ontvanger niet verplicht is om akkoord te gaan met de offerte; hij kan deze ook afwijzen. Vaak vraagt iemand namelijk meerdere offertes op, zodat hij deze met elkaar kan vergelijken. Het is dus belangrijk dat een offerte zo compleet en concreet mogelijk is en dat deze er professioneel uitziet, want dit kan de doorslag geven in de keuze van je potentiële klant.

Wanneer maak je een offerte?

Een offerte maak je vaak bij grotere projecten, bijvoorbeeld wanneer je voor langere tijd aan de slag gaat voor een opdrachtgever. Dit is niet verplicht, maar het is wel erg handig, want daardoor weten jij en je opdrachtgever van tevoren precies waar jullie aan toe zijn. Je kunt overigens ook een offerte maken voor kleine opdrachten; het is net waar jij en je opdrachtgever je prettig bij voelen.

Wat staat er in een offerte?

Anders dan bij een factuur heb je bij een offerte niet te maken met wettelijke eisen, maar er zijn uiteraard wel wat voorschriften. Ga je een offerte maken, zorg dan dat je in ieder geval het volgende in de offerte opneemt:

De NAW-gegevens van je bedrijf
De NAW-gegevens van de klant
De datum van de offerte
Het offertenummer
Een duidelijke omschrijving van het product of de dienst die je gaat leveren
Het aantal producten of het aantal uren dat je gaat leveren en de bijbehorende kosten (let op: geef duidelijk aan of dit inclusief of exclusief btw is)
Hoe lang de offerte geldig is
Op welke termijn je het product of de dienst kan leveren
Een verwijzing naar je algemene voorwaarden

Staat de btw altijd op de offerte?

In B2B (business-to-business) is het gebruikelijk om btw weg te laten op een offerte (let op: het moet wel op een factuur staan). Uiteindelijk betaalt alleen de consument btw, ondernemingen niet. Vandaar dat het wel gebruikelijk is om de btw te vermelden als je in B2C (business-to-consumer) werkzaam bent.

Dus stel, een schilder koopt materiaal in voor een klus en vraagt om een offerte bij een leverancier. Hier staat dan vaak geen btw op. Maar als een consument naar diezelfde schilder gaat om een voorgevel te laten schilderen, dan is het gebruikelijk dat de schilder wel het btw-bedrag op zijn offerte voor de consument zet.

Hoe ziet een offerte eruit? (+ voorbeeld offerte)

Ook qua lay-out en opmaak ben je bij het maken van een offerte veel vrijer dan bij het maken van een factuur. In principe zijn er geen richtlijnen voor hoe een offerte eruit moet zien. Wel raden we je aan om er altijd voor te zorgen dat een offerte duidelijk en overzichtelijk is. Op de website van de Kamer van Koophandel vind je een voorbeeld offerte. Deze voorbeeld offerte kun je gebruiken als basis voor het maken van je eigen offertesjabloon.

Zorg er verder altijd voor dat een offerte een professionele uitstraling heeft. Dit doe je onder andere door je logo toe te voegen en je huisstijl door te voeren op de offerte. Zo springt je offerte er op een positieve manier uit.

Tips voor het maken van een offerte

De basiselementen van een offerte zijn dus een overzichtelijke, professionele lay-out en het toevoegen van de juiste gegevens. Maar wil je een echt goede offerte opstellen, maak dan ook gebruik van de tips hieronder.

Breng de wensen van de klant in kaart

Wanneer je precies weet wat de wensen van de klant zijn, kun je een offerte maken die hier zo goed mogelijk op inspeelt. Dit komt professioneel over en zorgt ervoor dat de offerte niet nog drie keer heen en weer moet tussen jou en de klant.

Vermijd vaktermen

Je wilt natuurlijk dat de klant de offerte begrijpt; niet dat deze vragen oproept. Probeer daarom om vaktermen zo veel mogelijk te vermijden en in plaats daarvan woorden te gebruiken die je klant snapt.

Splits je offerte zo veel mogelijk uit

Wanneer je een offerte zo veel mogelijk uitsplitst, kan je klant er eventueel voor kiezen om bepaalde werkzaamheden niet te laten uitvoeren. Neem weer het voorbeeld van een schildersbedrijf: splits het schilderen van muren en plafonds uit, zodat de klant het verven van de plafonds bijvoorbeeld achterwege kan laten als de offerte te duur uit blijkt te vallen.

Zorg dat je niets vergeet

Het lijkt voor de hand liggend, maar zorg dat je niets vergeet op te nemen in je offerte, bijvoorbeeld reiskosten. Geef ook heel duidelijk aan wanneer iets meerwerk is. Zo voorkomt je dat jij en de klant voor onverwachte verrassingen komen te staan.

Verwijs naar je algemene voorwaarden

Je bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen, maar dit is wel aan te raden. Hanteer je algemene voorwaarden, verwijs hier dan naar in je offerte, geef aan dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op het voorstel en stuur je algemene voorwaarden altijd als PDF-bestand mee. Doe je dit alle drie, dan zijn je algemene voorwaarden van toepassing.

Stuur een factuur die je klant gelijk kan accepteren

Een opdracht wil je natuurlijk zo snel mogelijk binnenhalen. Wanneer je een offerte stuurt die je klant direct kan accepteren, maak je het de klant makkelijk en haal je sneller een klus binnen.