Pdf versus e-factuur: wat is het verschil?

Factureren is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering. Vroeger was dat een heel gedoe: je moest de factuur opmaken, afdrukken en met de post opsturen. Gelukkig is dat tegenwoordig een pak makkelijker, dankzij de pdf- en e-factuur. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen die twee? We leggen het je uit!

Wat is een pdf-factuur?

Een pdf-factuur is een elektronisch document in het Portable Document Format (pdf). Het is een digitaal bestand dat de visuele en tekstuele weergave van een factuur bevat, vergelijkbaar met een papieren factuur. Een pdf-factuur kan worden gegenereerd door een facturatiesysteem of kan handmatig worden opgemaakt en vervolgens worden verzonden naar de ontvanger via e-mail of een ander elektronisch kanaal. Het bevat meestal een gestructureerd overzicht van de factuurgegevens, zoals het factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving van de geleverde goederen of diensten, de prijs, eventuele belastingen en het totaalbedrag.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur (elektronische factuur) is een gestructureerd digitaal document dat automatisch van het ene softwaresysteem naar het andere wordt verzonden zonder menselijke tussenkomst. Het is opgebouwd volgens een gestandaardiseerd formaat dat het mogelijk maakt om de factuurgegevens elektronisch te verwerken en te integreren in de financiële administratiesystemen van zowel de verzender als de ontvanger. Voorbeelden van gestructureerde digitale documenten zijn UBL (Universal Business Language) of XML (eXtensible Markup Language). Het doel van e-facturatie is om factuurverwerking efficiënter en nauwkeuriger te maken door handmatige taken en menselijke fouten te verminderen.

Wat is het verschil tussen een pdf-factuur en een e-factuur?

Het belangrijkste verschil tussen een pdf-factuur en een e-factuur is dat een pdf een statisch document is dat leesbaar is voor de mens. Een e-factuur is een gestructureerd en automatisch verwerkbaar document dat is ontworpen voor geautomatiseerde factuurverwerkingssystemen en dus niet leesbaar is voor de mens.

Wat is het voordeel van e-facturatie?

E-facturen hebben een aantal voordelen ten opzichte van pdf-facturen. Hier zijn de belangrijkste op een rijtje:

Efficiëntie

E-facturatie maakt het proces van factuurverwerking veel efficiënter. Omdat e-facturen gestructureerde gegevens bevatten die direct worden ingelezen in financiële systemen is er minder handmatig werk nodig. Dat betekent dat facturen sneller worden verwerkt, waardoor betalingen ook sneller worden geïnitieerd.

Kostenbesparing

E-facturatie kan zorgen voor aanzienlijke kostenbesparingen. Het verminderen van handmatige taken en menselijke fouten leiden namelijk tot lagere administratieve kosten en betere naleving van betalingsvoorwaarden.

Nauwkeurigheid

E-facturen verminderen het risico op fouten die kunnen optreden bij het overtypen of interpreteren van gegevens. Omdat de gegevens gestructureerd en elektronisch worden uitgewisseld, is er minder kans op menselijke fouten zoals verkeerd ingevoerde bedragen of typefouten.

Snellere betalingen

E-facturatie werkt snellere betalingen in de hand. Doordat e-facturen direct in de financiële systemen van de ontvanger worden verwerkt, kan de betaling automatisch worden geïnitieerd zodra de factuur is goedgekeurd. Dat verkort de tijd die nodig is voor de factuurverwerking en vermindert vertragingen bij betalingen.

Verantwoord ondernemen

Hoewel een pdf-factuur meestal via e-mail wordt verzonden naar de eindklant, zijn er ook bedrijven die de documenten nog afdrukken om met de post op te sturen of in hun administratie bij te houden. Het gebruik van e-facturatie helpt het papiergebruik te verminderen en draagt bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.