Hoe digitalisering personeelstekort van VFM Advies opheft

Wat doet u als u als klein boekhoudkantoor grote moeite heeft met het aantrekken van goed opgeleid personeel? Die vraag hield Cees en Yvonne Vlaskamp twee jaar geleden sterk bezig. Nu trekken de eigenaars van VFM Advies de deur van het pand achter zich dicht om vanuit hun thuiskantoor verder te gaan. Zonder klantenverlies maar wel met de helft aan personeel. Zo kregen ze het voor elkaar.

Schrikken

In 2016 vertrokken twee medewerkers bij VFM Advies. "Wij waren net voorzichtig begonnen met de digitalisering via Exact, dus dat was schrikken", herinnert Yvonne zich in een praktisch leeg kantoor. "Net als de meeste boekhoudkantoren pakten we de zaken redelijk klassiek aan. Klanten leverden hun mappen aan. Wij verwerkten alle boekhoudingen met zes medewerkers. Door het vertrek van de twee medewerkers kwam het digitaliseringsproces in een stroomversnelling."

Uniform aanleveren

Elk kwartaal was het spitsuur tijdens de btw-aangifte. Het lukte altijd wel maar na het vertrek van twee medewerkers liep iedereen op zijn tenen. In twee jaar tijd heeft VFM Advies 90% van de boekhoudingen overgezet naar Exact. Klanten leveren aan via Mijn [Kantoor] (Mijn VFM Advies). Uniform en regelmatig. Een groot aantal van hen factureert en betaalt de openstaande facturen vanuit het systeem. Bij iedere klant zijn de bankrekening(en) gekoppeld.

Contact met klanten verbeterd

"Het werk is compleet veranderd", vertelt Cees. "De boekhouding gaat veel sneller maar ook het contact met onze klanten is beter. Ze zijn altijd up-to-date met hun boekhouding, worden kritischer maar ook enthousiast over hoe ze ervoor staan. Ze bellen nu vaker over de stand van zaken en voor advies. Wij kunnen daar nu beter en sneller op inspelen."

Inzicht

De ondernemers hebben door het gebruik van Mijn VFM Advies veel meer inzicht in de financiële positie van hun bedrijf en kunnen daar dus beter op inspelen. "Een klant had bijvoorbeeld meer dan voldoende werk maar altijd liquiditeitsproblemen, onder andere veroorzaakt door te veel dure interimkrachten. Door dat via de adviescockpit te visualiseren, begreep hij zijn situatie en kon hij tijdig ingrijpen", aldus Yvonne.

Piekbelasting verdwenen

De piekbelasting is verdwenen omdat klanten hun boekhouding nu gelijkmatiger doorgeven. Daarnaast speelt automatisering een grote rol. De boekhouding en rapportage- en fiscale software zijn aan elkaar gekoppeld. Daardoor kan VFM Advies hun werk sneller uitvoeren. Begin januari is 95% van de boekhoudingen al compleet. Vroeger waren medewerkers van VFM Advies de hele maand januari druk bezig met inboeken. Ook is het jaarwerkproces flink verkort, omdat de boekhoudingen altijd actueel zijn. "We hebben dit jaar al op 10 januari de eerste jaarrekening afgerond", vertelt Cees. "De nieuwe automatisering scheelt tijd. Wel was het wennen om te werken met de software en een aantal dingen zijn we nog aan het optimaliseren."

Instructies

Het kostte weinig moeite om klanten te overtuigen van de nieuwe manier van aanleveren. Cees: "We lieten zien hoe het werkt, gaven instructies en vertelden over de voordelen. Die begrepen de klanten direct. Slechts een enkeling levert nog op papier aan. Dat zijn bijvoorbeeld ondernemers die bijna met pensioen gaan."

Zekerheid over inkomsten

75% van de klanten betaalt een vast tarief voor de dienstverlening. Om daarvoor in aanmerking te komen dient de boekhouding wel altijd up-to-date te zijn. Klanten waarderen dat. Er zijn geen verrassingen over de factuur en VFM Advies heeft zekerheid over de inkomsten.

Binnenkort wordt het ook mogelijk om signalen te krijgen bij afwijkingen. Yvonne heeft inmiddels ook de training voor de projectenmodule van Exact gevolgd om het werk nog beter te stroomlijnen. "We verwachten binnenkort onze 125 klanten met 3,2 VTE vanuit ons thuiskantoor te kunnen bedienen."

Ontdek de voordelen van Mijn[Kantoor]