BOOKKEEPERS: “We hebben geen stresserende piekmomenten meer"

Live boekhouding is dé way to go. Dat vinden ze althans bij het Aalsterse boekhoudkantoor BOOKKEEPERS. Door alles op maandelijkse basis aan te pakken, kunnen zaakvoerder Dieter Coppens en zijn drie medewerkers niet alleen hun klanten relevant advies geven, ze vermijden in het kantoor zo ook de stresserende piekmomenten. Een win-win voor klant en boekhouders, meent Dieter.

Klanten realtime bedienen

Tussen de klanten van BOOKKEEPERS zitten heel wat mensen uit de media of een andere creatieve sector. Bekende koppen die voor het scherm staan, minder bekende koppen die achter de schermen hun ding doen, of copywriters die hun scherpe pen gebruiken. Hoe groot of klein de boekhouding van die klanten ook is, Dieter hamert er altijd op om elk van hen realtime te bedienen. Dat betekent dus dat ze niet moeten wachten tot het einde van het kwartaal om een zicht te krijgen op hoe goed of slecht de zaken draaien of welke stappen ze kunnen zetten in welke richting. “We gedragen ons als de CFO van de onderneming van onze klant”, zegt Dieter. “We rapporteren op tijd en stond, geven analyses en helpen hen de juiste beslissingen te nemen.”

Enorme tijdswinst

Dat kan perfect met Exact, vindt Dieter. Hij werkt al van bij de opstart van zijn kantoor in februari 2019 met Exact voor Accountancy. “Ik heb vroeger in een boekhoudkantoor gewerkt waar verschillende boekhoudpakketten getest geweest zijn. Ik heb de grote spelers op de markt dus wel zien passeren, maar was van de meesten om uiteenlopende redenen niet overtuigd.” Exact paste bij de filosofie van live boekhouding die Dieter van in het begin wou hanteren in zijn kantoor. “De ondernemer kan via Mijn[Kantoor] zijn documenten uploaden. De scanservice verwerkt vervolgens het grootste stuk. Dat levert ons een enorme tijdswinst op, want het grootste werk wordt automatisch gedaan. Wij hoeven enkel nog eens na te kijken, maar de rest van onze tijd kunnen we inzetten op proactief advies verlenen”, vertelt de zaakvoerder.

Werken op vakantie

Ook het cloud-based aspect was voor Dieter een must. Het is altijd zijn missie geweest om met BOOKKEEPERS volledig digitaal te werken. Geen papieren archieven meer of verschillende tools op servers dus, maar alles netjes in een centrale cloud. “Dat is nu eenmaal de nieuwste technologie. Én het is gewoonweg enorm handig”, zegt hij. “Als iedereen door COVID-19 plots moet thuiswerken, is dat perfect mogelijk. Klanten kunnen vanuit de hele wereld hun boekhouding digitaal up to date houden en opvolgen. Ook ik kan werken vanuit een ander land, al is mijn vriendin helaas niet altijd even blij als ik tijdens onze vakantie toch nog even inlog om wat te werken”, lacht Dieter.

Meer betrokkenheid

Voor Dieter is werken met Exact Online vooral een win-win voor iedereen. “We willen klanten de beste bediening geven, maar hen ook meer betrekken bij hun eigen boekhouding zonder dat ze zelf boekhouder moeten spelen”, zegt hij. Het dashboard in Mijn Kantoor helpt bij die customer engagement. “Hun boekhouding is geen ver-van-ons-bed-show meer. De ondernemers hebben evengoed een zicht op hun cijfers. Ik merk dat hen dat motiveert. Ze zien zwart op wit dat ze goed bezig zijn of, in sommige gevallen misschien, dat ze hier en daar moeten bijsturen.”

Geen stress

Langs de andere kant wil Dieter het ook makkelijker maken voor zichzelf en zijn team. “Boekhouders hebben ook een familie hé”, haalt hij aan. “Mijn medewerkers en ik willen er kunnen zijn voor onze gezinnen. Door onze manier van werken hebben we geen piekmomenten meer waarin we lange uren moeten kloppen of vakanties moeten opgeven omdat we deadlines moeten halen. En uiteraard is dat nog beter mogelijk dankzij de verregaande innovatieve tools binnen Exact Online. Al die tools wijzen ook zichzelf uit, waardoor iedereen er snel mee weg is. Geen stress in ons kantoor, dus.”