VGD implementeerde Peppol al: “Ja, e-facturatie is een verplichting. Maar het is vooral een mooie opportuniteit”

Vanaf 1 januari 2026 is het zover: e-facturatie via Peppol wordt verplicht voor alle ondernemingen. De ene ligt er nog niet wakker van, de andere is iedereen voor en heeft Peppol al geïmplementeerd. Zoals VGD, bijvoorbeeld. De adviespartner voor ondernemers is graag koploper wat digitalisering betreft. Peppol kon dus niet ontbreken. Voor Tom Rijckaert en Anthony De Prol van VGD is het een evidentie en maakt het deel uit van een missie om hun klanten te begeleiden in hun digitale transformatie.

VGD is de voorbije jaren geëvolueerd van een klassieke accountant naar een full-service ondernemingspartner. Dat betekent echter niet dat de typische transactionele verwerking en boekhoudkundige taken niet meer gebeuren: “Die blijven uiteraard onze basis, weliswaar sterk gedigitaliseerd”, zegt Tom Rijckaert, partner bij VGD. Maar de nadruk bij VGD ligt nu meer op het adviseren van de ondernemer. Luisteren naar (het verhaal van) de klant, achterhalen wat de (financiële en strategische) noden zijn en, waar nodig, de juiste gesprekspartner/specialist mee aan tafel brengen.

Met twaalf kantoren over heel Vlaanderen, in totaal 450 experten over alle aspecten van ondernemen en duizenden klanten is VGD een uit de kluiten gewassen organisatie. Maar geen enkel kantoor is een eiland. “We hebben onze denkwijze daarover een zevental jaar geleden veranderd”, vertelt Tom. “Onze kantoren zijn geen aparte entiteiten die elk hun eigen mensen aanwerven en eigen klanten beheren. De kantoren zijn werkplekken. Mensen worden aangeworven binnen een bepaalde business line, zoals HR- of juridisch advies, vermogensplanning of CFO consultancy. Klanten hebben één contactpunt, die hun vraag doorspeelt naar specialisten ter zake.”

Door zich te specialiseren in de verscheidene onderdelen van de bedrijfsvoering kan VGD de ondernemer bijstaan in elke ondernemingsfase. Die switch van een louter uitvoerende accountant naar een proactieve adviesverlener kon er alleen maar komen door processen te digitaliseren. Enter Anthony De Prol, die met zijn achtergrond in accountancy en zijn gezonde interesse in IT de ideale persoon was om VGD op het spoor van meer efficiëntie te zetten. “Het is met kleine tools begonnen, maar vandaag bekijken we binnen VGD de digitalisering zo breed mogelijk: het onderzoeken van nieuwe tools en, als ze interessant zijn voor ons, begeleid ik de uitrol ervan voor de hele organisatie.”

Tom en Anthony vormen een tandem met hun collega Charlotte Pille. Terwijl de eerste en de laatste meer de strategie in het achterhoofd houden (wat hebben boekhouders en ondernemers nodig?), let Anthony op de technische kant (wat is er mogelijk en haalbaar?). Het zijn dan ook deze drie personen, samen met collega Stijn Van Dam, die in 2024 e-facturatie via Peppol hebben geïntroduceerd binnen VGD. “We wisten natuurlijk dat vanaf 2026 e-invoicing verplicht zou worden, maar vorig jaar hebben we samen beslist dat we niet op die deadline willen wachten”, vertelt Anthony. “Als het er toch aan zit te komen, kan je er maar beter mee aan de slag gaan. Het past trouwens ook niet bij onze filosofie om te wachten met zulke zaken. Bij VGD zijn we graag mee met nieuwe evoluties. Eigenlijk zijn we ze nog liever voor zelfs.”

Dat het verplicht is, smaakt zuur voor veel ondernemers en boekhouders. Niet voor Anthony en Tom. “Ik vind dat we dit niet louter moeten zien als een verplichting, maar eerder als een opportuniteit”, zegt Tom. “Verplichting klinkt zo negatief. Terwijl er eigenlijk net heel veel voordelen zitten aan e-facturatie.”

Om er maar enkele op te sommen: je bespaart tijd, je bent zeker dat de factuur ontvangen wordt, je verkleint de kans op menselijke fouten, je verlaagt administratieve kosten en je wordt sneller betaald. E-facturatie is namelijk een grotendeels geautomatiseerd proces waarbij een factuur in XML-vorm wordt verstuurd van machine naar machine via Peppol. Peppol is daarbij een internationaal netwerk dat elektronische bestanden op een veilige manier uitwisselt.

De technologie implementeren was niet moeilijk. VGD heeft een goede kennis van Exact Online, dat gemakkelijk Peppol connecteert. “Je registreert je voor het Peppol-netwerk, klikt in je Exact-account op enkele knopjes en je bent vertrokken.” Het voordeel van Exact is dat het al een tijdje mogelijk is om e-facturen te versturen via het platform. “Zij staan daarin best wel voor op andere softwareproviders”, zegt Anthony. “Dat is goed, want zo kunnen wij ook uittesten hoe e-factureren werkt en of er zaken zijn die nog niet goed lopen. Er zijn providers die nog niets hebben voorzien, dus dan zal het vlak voor de deadline zoeken zijn naar hoe we sommige van onze klanten kunnen verbinden met Peppol via hun systeem.”

Dat voor de technische kant. Maar er is natuurlijk nog een menselijke kant aan het Peppol-verhaal. Iets waar Tom en Anthony zich maar al te bewust van zijn. “Niet iedereen is even snel mee met technologie, digitalisering en automatisering. Niet iedereen houdt ook van verandering. Het is zeker een uitdaging om een aantal mensen mee te krijgen. Zowel bij onze medewerkers, als bij onze klanten."

Hoe pakken ze dat aan bij VGD? “Intern zorgen we ervoor dat iedereen de nodige opleidingen krijgt”, vertelt Anthony. “We benadrukken ook dat dit echt wel een betere en makkelijkere manier van werken zal worden. Ook al is het misschien nu even moeilijk, omdat ze nieuwe zaken moeten leren. Maar op een bepaald moment zal de efficiëntie en het gebruiksgemak wel duidelijk worden.”

“Ook bij onze klanten leggen we de voordelen goed uit”, zegt Tom. “We kunnen hen helpen met alle technische zaken, maar daarnaast zijn we er natuurlijk ook om meer inhoudelijke vragen te beantwoorden. We bekijken het ook heel erg klant per klant. De ene heeft een klein duwtje in de rug nodig, de andere zullen we bij de hand moeten nemen en meetrekken.”

Of de twee VGD-mannen een laatste tip hebben voor wie nog niet is gestart met e-factureren? “Zie het als een kans. Een kans om je onderneming verder te digitaliseren. Een kans om efficiënter, juister en sneller te werken. Een kans om meer inzichten te krijgen in je zaak en efficiënter te werken. Grijp ze.”