Finance
Algemeen Stadsontwikkelingsbedrijf Gent
De stad Gent heeft een ambitieus woonbeleid. Het AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent, kortweg AG SOB, voert het stedelijk beleid uit op vlak van gronden en panden. Logisch dus dat het bedrijf nood heeft aan een stevig softwarepakket dat een hulp is bij de boekhouding en de opmaak van rapporten en financiële opvolging van de contracten. En daarvoor deed AG SOB beroep op ESC/PHISOFT.
Als stadsontwikkelingsbedrijf maakt AG SOB het ruimtelijk mogelijk om een aangenamere woonomgeving, meer groen en een betere economische ontwikkeling te creëren in Gent. Dat doet het bedrijf onder meer via stadsvernieuwingsprojecten, particuliere huisvestingsprojecten en het ontwikkelen van bedrijventerreinen.
“Eigenlijk zijn we bezig met de vastgoedontwikkeling voor de stad Gent”, verduidelijkt Chris Van de Kerckhove van AG SOB. “We hebben in onze portefeuille heel wat gronden die we voor de stad Gent klaar maken voor ontwikkeling”.
Om al die gronden en projecten te kunnen opvolgen hebben jullie een goed overzicht nodig?
“Inderdaad. Een degelijk boekhoudpakket is een must, maar dat is maar een begin. Tot voor enkele jaren gebruikten we voor onze boekhouding een heel oud softwarepakket dat nog onder DOS draaide.
Export van de boekhoudgegevens naar Excel was bijvoorbeeld niet mogelijk, en we konden ook geen goede rapporten maken. Wanneer we gegevens nodig hadden moesten we die eerst afdrukken om te kunnen verzenden. Niet echt praktisch dus. Als modern overheidsbedrijf hadden we echt nood aan een nieuw pakket dat efficiënter was om mee te werken en dat méér kon dan alleen cijfers en gegevens bijhouden. Dus hebben we gezocht naar een ander softwarepakket”.
Hoe verliep die zoektocht?
“Als overheidsbedrijf kunnen we niet zomaar met om het even welke partner in zee gaan. Volgens de wet op de overheidsopdrachten moeten we altijd de concurrentie laten gelden en hebben we hiervoor een bestek uitgeschreven. We hebben acht aanbieders van softwarepakketten aangezocht om een offerte in te dienen. Via Exact is onze aanbesteding terechtgekomen bij ESC/PHI-SOFT en die mensen hebben een offerte ingestuurd.”
Welke criteria hebben jullie gehanteerd om de opdracht te gunnen?
“We waren op zoek naar een nieuw IT-systeem dat de boekhouding kon bijhouden maar waar ook een rapportage- en vastgoedmodule aan gekoppeld was. Bovendien moest die softwareoplossing ook prijs-kwaliteit in orde zijn. Op basis van die aanbesteding is ESC/PHI-SOFT er als beste uitgekomen. Zij stelden ons als boekhoudpakket Exact Globe voor gecombineerd met maatwerk voor wat betreft de financiële opvolging van contracten en rapporten.”
Zeker. We hadden een sterke analytische boekhouding nodig; een systeem dat per project de kosten en uitgaven laat zien zodat we tijdig een afrekening kunnen maken en factureren. Met Exact Globe is dat mogelijk
En, tevreden?
“Zeker. We hadden een sterke analytische boekhouding nodig; een systeem dat per project de kosten en uitgaven laat zien zodat we tijdig een afrekening kunnen maken en factureren. Met Exact Globe is dat mogelijk. Bij ons gebruiken nu drie personen Exact Globe voor een heel uitgebreide boekhouding met budgetbeheer, analytisch boekhouden, bankmodule met automatische link naar Isabel, facturatie, aankoop- en projectbeheer. Een hele boterham dus. Daar zijn we dan ook mee gestart in 2006. De op maat gemaakte contractenmodule en de software om rapporten op maat te maken zijn pas later gekomen.”
Hoe verliep de overgang van jullie oude software naar het nieuwe pakket?
“Heel vlot. Echte problemen met de overschakeling naar het Exact Globe-pakket zijn er niet geweest, want we hadden alles goed voorbereid. Er was ook geen tijdsdruk. De mensen van ESC /PHI-SOFT hebben ons in het begin een opleiding gegeven en tijdens de implementatie konden we ook op hen rekenen. We hadden nauw contact. Nog altijd eigenlijk, want er gebeuren nog altijd aanpassingen aan de maatwerksoftware. Dat is nodig, want software voor een overheidsbedrijf vraagt toch andere functionaliteiten dan voor een ander bedrijf. Zo is onze boekhouding iets apart, en bestaat onze voorraad niet uit roerende goederen maar wel uit onroerende goederen en projecten. Ook de module ‘bestellingen’ werd aangepast naar de werking bij een overheidsbedrijf.
Werken met Exact Globe is voor ons zeker een verbetering. Vooral de rapportagemogelijkheid is een pluspunt. Er is ook een betere toegankelijkheid van de gegevens en dat betekent tijdswinst”.
ESC/PHI-SOFT heeft ook modules op maat voor jullie gemaakt. Hoe lopen die?
“Ook daar zijn we heel tevreden over. We hebben nu een contractenmodule op maat van het AG SOB. Die laat toe dat wij gegevens van onze contracten zoals looptijd, periode of indexatie kunnen invoegen en op basis van die informatie worden maandelijks de facturen geboekt en gegenereerd in Exact Globe. Daarmee kunnen we alle huurcontracten efficiënt opvolgen. Dat zijn er heel wat, want we willen zoveel mogelijk onroerende goederen ter beschikking te stellen. Die verhuren wij – van een paar maand tot een paar jaar. Om dat allemaal te kunnen opvolgen, is degelijke software meer dan noodzakelijk. Het systeem dat ESC/PHI-SOFT voor ons heeft ontwikkeld genereert automatisch en maandelijks facturen voor onze huurcontracten en volgt zo onze openstaande vorderingen via Exact Globe op.
Daarnaast heeft het team van ESC/PHI-SOFT ons software geschreven zodat we rapporten op maat kunnen genereren. Exact Globe laat toe om standaardrapporten te bekomen, maar voor rapporten op maat heeft ESC/PHI-SOFT een extra module voor ons ontwikkeld.
We zijn nu bezig om al onze contracten in het systeem in te voeren. Onze klanten merken maar weinig van ons nieuwe systeem. Het is vooral intern een verbetering. De projectverantwoordelijken krijgen nu veel betere rapporten over de projecten en kunnen alles veel beter opvolgen. We moeten nu alles maar één keer meer ingeven en dat bespaart ons heel veel werk en tijd. De opvolging van facturering gebeurt automatisch en ook dat is veel efficiënter.”
Zouden jullie een samenwerking met ESC/PHI-SOFT en Exact Globe aanraden aan andere overheidsbedrijven?
“Ja. Natuurlijk hangt alles af van wat men nodig heeft en wat men wil bereiken. Voor gelijkaardige bedrijven is Exact Globe zeker een goed pakket. Voor grotere organisaties is het pakket wellicht te beperkt. Voor ons is het alleszins een goede oplossing. En het maatwerk dat ESC/PHI-SOFT voor ons heeft uitgevoerd is zeker een aanrader.
Ja, wij zijn tevreden over de samenwerking met ESC/PHI-SOFT. Natuurlijk moeten we altijd bekijken hoe het past in onze aanbestedingsopdrachten, maar indien mogelijk zien we voor de toekomst zeker nog samenwerkingsmogelijkheden met onze ITpartner!”.
