“Onze zoektocht startte met het opstellen van een lijst met zaken waaraan de software moest voldoen”, vervolgt Dijkmeijer. “Onze belangrijkste eis daarbij: een standaardpakket zonder maatwerk. We wilden af van maatwerk, omdat dat flink wat nadelen heeft. Moet er bijvoorbeeld iets in de software aangepast worden omdat de wetgeving verandert, dan ben je afhankelijk van een consultant van de leverancier. Ook werken updates van de standaardsoftware niet altijd goed samen met het maatwerk, waardoor dat meer tijd kost. Kortom: het is complex, lastig en duur. Daar wilden we graag vanaf.
Onmisbare kenmerken
Maar er stond meer op de checklist van Dijkmeijer. “Met de verzekeringsadviseurs met wie wij samenwerken rekenen we niet post voor post af. Dat doen we één keer per maand door het bijhouden van de rekeningcourant. Naast banken en aankoopcombinaties zijn er maar weinig organisaties die op die manier werken, waardoor de meeste softwarepakketten die mogelijkheid niet bieden. Dat was dus een belangrijk aandachtspunt bij het kiezen van geschikte software.”
“Verder moest het financiële pakket kunnen communiceren met ons polispakket en schadesysteem. En daarmee bedoel ik niet alleen het pompen van informatie uit het polispakket en schadesysteem in de financiële software, maar ook andersom. Betaalt een klant bijvoorbeeld niet, dan moet het financiële pakket een seintje kunnen sturen naar ons polispakket om de dekking op te schorten. Tweerichtingsverkeer, dus.”
Shortlist samenstellen
Met die checklist op zak vergeleek Dijkmeijer online verschillende pakketten. Hij maakte een shortlist van financiële softwarepakketten die gebruikt wordt door bedrijven die qua omvang overeen kwamen met Turien & Co. “Er waren een aantal pakketten die aan onze eisen voldeden, maar Exact kwam wat ons betreft het beste uit de bus. Vooral het feit dat de consultant goed met ons meedacht over de manier waarop we alle systemen konden laten samenwerken, gaf voor ons de doorslag. Dat Exact een Nederlandse leverancier is, was ook een troef. Dat bevordert de communicatie en gaf ons een betrouwbaar gevoel.”
Goede ondersteuning bij de implementatie
Dijkmeijer kijkt positief terug op de implementatie van Exact Financials. “Het inrichten van boekingsgangen om onze systemen met elkaar te laten communiceren was een lastig proces, maar de consultant van Exact heeft ons hierin goed ondersteund. Hij raadde ons ook aan om ImageCapture te gebruiken. Daarmee hebben we een goed autorisatiesysteem op alle kostenfacturen. Het systeem neemt automatisch de gegevens over en doet een boekingsvoorstel. Dat hoeft alleen gecontroleerd te worden en daarna wordt het doorgeboekt naar de grootboekrekening. Dat bespaart ons tijd en het is minder foutgevoelig.”
Turien & Co werkt nu ruim een jaar met Exact Financials. “Inmiddels zijn we helemaal gewend aan de software. Het grootste voordeel voor ons is dat we geen last meer hebben van maatwerk. Ook is het prettig dat alle bedrijven binnen de Ansvar-groep werken met hetzelfde pakket en hetzelfde rekeningschema. We zijn dus blij dat we de overstap gemaakt hebben. Ik zou verzekeringsmaatschappijen van vergelijkbare omvang die op zoek zijn naar financiële software dan ook zeker aanraden om Exact mee te nemen in hun shortlist.”