Kom meer te weten over Autohandel Phlips en Exact

Duitse auto’s staan voor kwaliteit. Autohandel Phlips die zich heeft gespecialiseerd in auto-onderdelen voor Duitse personenwagens draagt die kwaliteit hoog in het vaandel. Ook op hun hard- en software zijn ze heel streng. ESC is erin geslaagd om aan alle IT-eisen van de zaak uit Wijnegem tegemoet te komen. Zowel over het nieuwe computerpark als over de software die ESC heeft geleverd is zaakvoerder Patrick Phlips zeer te spreken.

Grote onderdelenvoorraad

Autohandel Phlips in Wijnegem legt zich sinds 1986 toe op de in- en verkoop van auto-onderdelen voor Duitse personenwagens. Vooral Belgen doen beroep op Phlips voor hun nieuwe en tweedehandse onderdelen voor Audi, BMW, Ford, Mercedes, Opel, Volkswagen, Seat en Skoda, al komen er af en toe komen er ook vragen uit het buitenland.

“Wij hebben een ruim assortiment van nieuwe en gebruikte auto-onderdelen die we opgeslaan in ons 10 000m² groot magazijn”, zegt zaakvoerder Patrick Phlips. “We hebben zowat 20 leveranciers en vele tientallen onderdelen: achterlichten, alternatoren, banden, bumpers, motoren, motorkappen, versnellingsbakken, ophangingsonderdelen, radiatoren, interieurs, velgen, starters, ruiten… We hebben een uitgebreid gamma op voorraad. Een goed overzicht is dus noodzakelijk. Sinds ESC ons computerpark en onze software onder handen heeft genomen gebeurt alles automatisch. Een grote tijdsbesparing tegenover vroeger!”

Op zoek naar een geschike IT-partner

Tot begin 2008 werkte autohandel Phlips met verouderde computers en servers. “Onze hardware was inderdaad aan vervanging toe”, knikt Patrick Phlips. “In onze zaak werken acht medewerkers. Een aantal van hen en natuurlijk ikzelf verrichten dagelijks computerwerk. Vroeger gebeurde dat met Cubic onder DOS. Dat was jarenlang een goed systeem voor ons commercieel beheer, om onze stockvoorraad bij te houden, facturen en leveringsbonnen te maken… maar het was verouderd. Bovendien gebeurde het regelmatig dat onze computers vastliepen. Dat is natuurlijk niet goed voor de efficiëntie en productiviteit. Er moesten dus nieuwe computers komen. Daarvoor zochten we een geschikte IT-partner. Vroeger hadden we wel een computerspecialist, een bekwaam man die al vijftien jaar voor ons werkte maar hij was ondertussen met pensioen. Precies omdat hij zo goed wist wat wij wilden en nodig hadden, heeft hij meegeholpen in de zoektocht naar een nieuwe IT-partner. Hij had een soort lastenboekje opgesteld, een lijst met wat de nieuwe computers en de nieuwe software zeker moest unnen. Belangrijk daarbij was dat we konden blijven werken met Cubic, want met dat systeem waren we vertrouwd. Dus hebben we alle verdelers van die software gecontacteerd”.

Vraagje? Eén telefoontje volstaat!

Eén van de informatica-aanbieders die Autohandel Phlips heeft gecontacteerd was ESC. “Zoals gezegd heeft onze vroegere computerspecialist mee helpen beslissen wie onze nieuwe IT-partner zou worden. Er is een heel proces van offertes en contacten vooraf gegaan aan de samenwerking met ESC. We wisten goed wat we wilden.

Waarom we uiteindelijk voor ESC hebben gekozen? Om allerlei factoren eigenlijk: de opvolging die ze voorstelden, de prijs, de aanpak… Eén van onze eisen was dat de overschakeling van het oude naar het nieuwe systeem zo vlot mogelijk moest verlopen en dat de implementatie moest gebeuren op een moment dat ons bedrijf gesloten was, ’s avonds of tijdens het weekend. Dat bleek geen punt voor ESC. In één weekend is de omschakeling gebeurd. Tot ’s vrijdags werkten we met het systeem onder DOS en op maandag was het nieuwe pakket onder Windows geïnstalleerd. Er is dus geen werkonderbreking geweest.”

Niet alleen in de periode vóór en tijdens de implementatie, maar ook nu nog is men bij Autohandel Phlips tevreden over de samenwerking en de dienst na verkoop van ESC.

“Als we vragen hebben, mogen we bellen”, zegt Patrick Phlips. “Vooral in het begin hebben we een beetje gesukkeld omdat we het nieuwe systeem nog niet volledig onder de knie hadden, maar door de opleiding die we hier intern gekregen hebben van de medewerkers van ESC en door met het systeem te werken kunnen we er nu vlot mee over weg. Iedereen die bij ons computerwerk verricht, is heel tevreden over de nieuwe hard- en software. Sporadisch komen we nog voor problemen te staan. Tijdens de eindejaarsperiode bijvoorbeeld ontdekten we dat we niet precies wisten hoe we met ons nieuwe systeem het beste een inventaris konden maken. Wel, één telefoontje naar de mensen van ESC en we hadden het antwoord.” 

Geen werkonderbreking

De overschakeling naar het nieuwe softwaresysteem en de aanschaf van een volledig nieuw computerpark is de productiviteit en de efficiëntie bij autohandel Phlips alleen maar ten goede gekomen, weet Patrick Phlips. “Er zijn zeker verbeteringen in de zaakvoering sinds de komst van ESC hier. Ga maar na: twintig leveranciers met allemaal verschillende onderdelen die regelmatig onderhevig zijn aan prijswijzigingen. Vroeger moesten we iedere verandering onderdeel per onderdeel invoegen. Nu gebeurt dat automatisch. Een grote tijdsbesparing. De persoon die vroeger bijna uitsluitend bezig was met prijsopvolgingen heeft nu meer tijd vrij voor andere zaken.

Het Exact Globe-pakket waarvoor we gekozen hebben is niet heel uitgebreid, maar voorlopig is dat ook niet nodig. Ik sluit niet uit dat we later gebruik zouden maken van extra modules. Nu gebruiken we de pakketmogelijkheid om aan financieel beheer te doen: facturen en leveringsbonnen maken, bestellingen doen bij onze leveranciers… Ook stockbeheer is essentieel voor ons als handel in auto-onderdelen. Natuurlijk telt ook de gebruiksvriendelijkheid van een systeem, vooral omdat we er dagelijks mee werken.

Gebruiksvriendelijk is ons nieuwe systeem zeker. Een voorbeeld? Vroeger hadden we verschillende werkstations met prijslijsten en informatie. Nu kan iedereen vlot aan alle informatie vanop elke computer. Dat is wel heel handig. We kunnen de gegevens ook van thuis uit opvragen en bewerken, maar daar maken we voorlopig geen gebruik van. Ik woon boven het bedrijf dus als ik iets moet opzoeken, kom ik gewoon naar beneden.

Zijn er punten waar we niet tevreden over zijn? Tot nu toe niet. Volgens mij is Exact Globe een heel geschikt pakket dat ook in andere bedrijven zijn diensten kan bewijzen. Het is een pakket met tamelijk veel mogelijkheden; we gebruiken ze niet allemaal maar ze zijn wel beschikbaar. En ook over de samenwerking met ESC kunnen we niets negatief zeggen. Kortom: we zijn over de hele lijn tevreden. Zowel over de producten als over de diensten van ESC. De samenwerking met die mensen is een aanrader!”