Geïntegreerde software als medicijn tegen groeipijn | Zo maakte Zestgroup een succesvolle digitaliseringsslag

Processen verbeteren en het implementeren van verandering: dat is waarmee consultancybureau Zestgroup groot werd. Dagelijks helpen de consultants van Zestgroup klanten door op een projectmatige manier hun business te transformeren en meer toekomstbestendig te maken. Verandering is voor Zestgroup dus dagelijkse kost. En dat is ook de reden waarom CFO Mauricio Spannenburg in 2017 zonder twijfel een digitaliseringstraject binnen de financeafdeling in gang zette. Maar hoe weet je of jouw organisatie er klaar voor is? Hoe pak je zo'n traject aan? En hoe krijg je jouw medewerkers mee? We vroegen Mauricio naar zijn ervaringen.

Haperende systemen

“Binnen onze financeafdeling hadden we last van groeipijn", vertelt hij. “We zijn ooit met een paar mensen begonnen en werden steeds groter, maar ons financiële systeem hadden we daar nooit voldoende op afgestemd. Het gevolg: een wirwar van losse systemen, wat zorgde voor veel manueel werk. En wilden we iets veranderen, dan begonnen die systemen te haperen. Dat waren we beu. Om die reden ben ik op zoek gegaan naar een integrale oplossing. Geen losse tools en programma's meer, maar alle processen in één systeem.”

Maar het huidige systeem werkt toch prima?”

“Zo'n beslissing maak je als CFO natuurlijk niet in je eentje. Je moet het hele directieteam meekrijgen. En dat ging aanvankelijk niet zo vlot”, vertelt Mauricio. “In eerste instantie werd het afgewezen. De reden: het kost geld en 'het huidige systeem werkt toch prima?'. Toen het systeem op de duur meerdere malen per maand crashte, kwam dit wel hoog op de agenda te staan. Ik heb toen het financiële plaatje geschetst van overstappen versus niet overstappen. Want overstappen leek misschien duur, maar niet overstappen zou op lange termijn nog veel meer gaan kosten in de vorm van bergen manueel werk, een grotere foutkans en mogelijk zelfs druk op de cashflow.”

Stakeholderengagement tijdens demosessies

Op basis van die businesscase kreeg Mauricio groen licht en kon hij van start. De eerste stap: een projectteam opzetten en de organisatie op de hoogte brengen. Een stap die in de praktijk vaak te laat wordt gezet, vindt hij. “Neem je je mensen niet direct vanaf de start mee, dan voelen ze zich buitengesloten en werken ze niet meer mee. Daarom heeft mijn projectteam de stakeholders vanaf dag één betrokken bij de plannen en vooral ook bij het 'waarom’ van die plannen. Dat is essentieel in een verandertraject. Wij hebben bijvoorbeeld demosessies georganiseerd waarbij we mensen in de mogelijk nieuwe manier van werken meenamen. Daarbij benadrukten we ook steeds de voordelen op het gebied van efficiëntie. Want ja, van het stenen tijdperk naar een snelle formule 1-auto, dat wil iedereen wel.”

Doe iets met feedback

"Vervolgens hebben we gedaan wat we als Zestgroup ook bij onze klanten doen, namelijk de bestaande werkwijze in kaart brengen", vervolgt Mauricio. “Op basis van de mogelijkheden die de software van Exact bood, hebben we samen met het projectteam van Exact veranderingen doorgevoerd in die werkwijze. Dat leidde tot een nieuw proces." Ook bij de implementatie heeft Mauricio zijn afdeling betrokken door te vragen naar de manier waarop zij wilden werken. “Laat je medewerkers merken dat ze gehoord worden en doe ook iets met de feedback die je krijgt, bijvoorbeeld als het gaat om het inrichten van werkstromen. Dat helpt enorm om hen mee te krijgen.”

Een kwestie van 'gewoon gaan’

Nieuw proces in kaart? Check. Medewerkers aan boord? Ook check. Daarna volgt de volgende uitdaging: de daadwerkelijke overstap. Een proces waaraan een periode van testen en proefdraaien voorafgaat. “Daarbij is het belangrijk dat je continu de vinger aan de pols houdt. Blijkt het niet goed genoeg te gaan, dan moet je het lef hebben om terug naar de tekentafel te gaan. En gaat het wel goed? Dan is het op een gegeven moment een kwestie van ‘gewoon gaan' en voluit overstappen op het nieuwe systeem. Griezelig, maar doordat we vooraf zoveel hadden getest, durfden we het aan.”

Raak onderweg niemand kwijt

Het testen wierp zijn vruchten af, want de overstap verliep soepel. Toch is daarmee het traject niet afgerond. Sterker nog: voor veel medewerkers begint het nu pas. “Een nieuw systeem brengt een nieuwe werkwijze met zich mee. Dat vraagt om een goede begeleiding. Daarom zijn we letterlijk naast mensen gaan zitten om hen elke knop en elke functie uit te leggen. Soms meerdere keren, want niet alles blijft meteen bij iedereen hangen. Daar moet je in het begin heel alert op zijn, want je wilt onderweg niemand kwijtraken.”

Tijd voor andere zaken

Inmiddels is Zestgroup bijna vier jaar verder en is de nieuwe werkwijze helemaal ingeburgerd binnen de organisatie. "Dat was eigenlijk al heel snel het geval. Binnen de kortste keren kon iedereen lezen en schrijven met de software", vertelt Mauricio. En dat is ook te merken in de dagelijkse praktijk, want er is enorm vooruitgang geboekt qua efficiëntie. “We kunnen nu dingen doen die we vroeger niet konden aanpakken, puur omdat we meer tijd hebben. We hebben minder uren nodig voor hetzelfde werk, waardoor we tijd overhouden voor andere zaken. Zo doen we de loonadministratie tegenwoordig bijvoorbeeld zelf, terwijl we dat vroeger uitbesteedden. Mijn ervaring: als je processen kunt standaardiseren, dan kun je met weinig capaciteit in de backoffice een grote organisatie runnen.”

Ook in zijn eigen werkzaamheden als CFO merkt Mauricio een verschuiving als gevolg van de digitale transformatie. “Vroeger keek ik vooral terug en was ik veel operationeel bezig, maar nu heb ik de tools om vooruit te kijken en te voorspellen waar we naartoe gaan. De software werkt als een soort glazen bol waarmee ik in de toekomst kan kijken. Dat biedt mogelijkheden en verkleint risico's. Moraal van het verhaal: met die digitaliseringsslag zijn we als financeafdeling klaar voor de toekomst.”

Krijg ook grip op je cijfers

Wil je ook meer grip op uw cijfers? Met de software van Exact integreer je alle processen in één systeem en breng je alle informatie die je nodig hebt samen. Zo houd je tijd over om de juiste strategische beslissingen te nemen.