Complexiteit en informatiebehoeften vragen performantie
De volgende cijfers illustreren de complexe administratie van het opleidingsinstituut: 750 verschillende opleidingen, 68.000 cursisten, 3.500 leveranciers en 30.000 fakturen op jaarbasis.
Bestuurders willen goed geïnformeerd zijn over de financiële situatie. Zij gebruiken Exact Globe Enterprise om jaarresultaten te vergelijken en tussentotalen en ratio’s op te vragen. Cijfers worden automatisch in Excel weergegeven, waardoor vergelijken in één oogopslag mogelijk is.De overheid heeft dan weer regelmatig behoefte aan cijfermateriaal om parlementaire vragen te beantwoorden. Dat kan gaan om het aantal allochtonen dat een bepaalde cursus volgt, het aantal inschrijvingen voor een knelpuntberoep of binnen een bepaalde periode voor een specifieke leeftijdscategorie.
Voor het secretaritaatspersoneel van Syntra Midden-Vlaanderen (zo’n 100 medewerkers) is het een dagelijkse noodzaak om op een snelle manier toegang te hebben tot de meest actuele informatie met betrekking tot inschrijvingen, betalingen, rappels, leveringen, leveranciersbetalingen of afspraken met cursisten. Zij hebben toegang tot de fiches van cursisten en leveranciers en zien zo wat er met wie en wanneer afgesproken of overeengekomen werd. Analyses moeten bijgevolg snel en adequaat kunnen uitgevoerd worden. De hoeveelheid details die je wenst weer te geven, bepaal je zelf door middel van een aantal muisklikken.
Dhr. De Vos : “Wij beschikken over veel en complexe data die dan nog eens vanop afstand consulteerbaar moeten zijn door verschillende medewerkers, vanop verschillende campussen of lokaties. Piekmomenten zijn ook eigen aan onze sector. Elk jaar rond de herfst schrijven cursisten zich massaal in. In die periode verwerken we dagelijks met gemak 500 fakturen. Wij hebben een sterke nood aan een performant systeem om dat alles foutloos te verwerken.”
Hij vervolgt: “Het feit dat alle Syntra medewerkers toegang hebben tot onze database, ontlast zeer zeker ook onze boekhoudafdeling. Zoniet, zouden wij continu overstelpt worden met vragen.”
Goed budgetbeheer leidt tot efficiëntie
Schrijft een nieuwe cursist zich in, dan wordt hij, als nieuwe klant, geregistreerd in het administratieve systeem van Syntra Midden-Vlaanderen. Zijn gegevens worden onmiddellijk rechtstreeks in Exact Globe Enterprise geïmporteerd. De cursus die hij volgt wordt als artikel omschreven. Vanaf dat moment kan alles automatisch via Exact Globe Enterprise opgevolgd worden: fakturatie, betalingen, rappels.
Leveranciers worden, per cursusgroep, zoveel mogelijk gebundeld. Dat laat Syntra toe om hun aantal, indien mogelijk, te beperken en over prijzen te onderhandelen.
Anderzijds wordt er ook geïnvesteerd in het opbouwen van een persoonlijke relatie met de leveranciers. Syntra bestelt heel specifieke dingen bij gespecialiseerde firma’s. Onderdelen voor een cursus optieker of tandtechnicus zijn daar een goed voorbeeld van. De leveranciershistoriek van Exact Globe Enterprise laat elk van de 100 administratieve medewerkers toe om snel te weten te komen hoe de relatie met een specifieke leverancier is, wie er gecontacteerd kan worden en wat gemaakte afspraken zijn.
Hans De Vos: “Wij weten perfekt welke inkomsten en uitgaven verbonden zijn aan welke cursus. Dat klinkt misschien evident, maar dat is het zeker niet. Alles wordt bij ons analystisch geboekt. We budgetteren per grootboekrekening, per maand, per campus en per kostendrager. Kopen we iets aan, dan worden de kosten expliciet aan een cursus toegewezen, tot de loonkost van de lesgever toe. Na afloop van een cursus kunnen we perfekt zijn rentabiliteit berekenen. Dankzij Exact Globe Enterprise lukt het ons perfekt om de opleidingen van onze cursisten efficiënt te organiseren.”