Sicorp

Sicorp, de holding boven het bedrijf Sioen Industries, werkt al sinds de opstart in 1999 met de boekhoudsoftware Cubic. Aanvankelijk draaide die software op Microsoft DOS, maar deze werd niet langer ondersteund. Sicorp stapte over naar de opvolger: Exact Globe. Met die toepassing beheert Sicorp zijn boekhouding en zijn financiële rapportering. "Als er wettelijke wijzigingen zijn, bijvoorbeeld nieuwe regels voor de aangifte van de btw of als de code van de btw-aangifte verandert, moet ook het boekhoudpakket worden aangepast. Ondersteuning bij Cubic for DOS was moeilijker, dus stapten we over naar Exact Globe."

Sicorp, de holding boven het bedrijf Sioen Industries, werkt al sinds de opstart in 1999 met de boekhoudsoftware Cubic. Aanvankelijk draaide die software op Microsoft DOS, maar deze werd niet langer ondersteund. Sicorp stapte over naar de opvolger: Exact Globe. Met die toepassing beheert Sicorp zijn boekhouding en zijn financiële rapportering. "Als er wettelijke wijzigingen zijn, bijvoorbeeld nieuwe regels voor de aangifte van de btw of als de code van de btw-aangifte verandert, moet ook het boekhoudpakket worden aangepast. Ondersteuning bij Cubic for DOS was moeilijker, dus stapten we over naar Exact Globe."

Sicorp heeft zich de migratie naar Exact Globe nog niet beklaagd. "Deze software is nog gebruiksvriendelijker dan zijn voorganger", beaamt Hilde Naert. "Met Cubic for DOS konden we bijvoorbeeld geen cijfers naar Excel exporteren, wat nu wel mogelijk is. Ook wijzigingen aanbrengen in gemaakte boekingen kan nu veel sneller. In Cubic for DOS moest je altijd opnieuw beginnen als je correcties wou doorvoeren. De nogal oubollige lay-out met groene letters op het zwarte scherm is verleden tijd. En terwijl we vroeger slechts twee boekjaren konden raadplegen - het huidige en het vorige - kunnen we nu veel verder teruggaan in de tijd. Vroeger moesten we zoiets oplossen met back-ups of het papieren archief induiken en daar gaan zoeken."

Toen Sicorp naar de nieuwe boekhoudsoftware overstapte, hadden we in het eerste kwartaal ter controle nog twee boekhoudpakketten naast elkaar: Cubic for DOS en Exact Globe.

Het vroeg niet veel inspanning om de twee medewerkers die bij Sicorp met Cubic for DOS werkten te doen overstappen naar Cubic Pro. Ze kregen een snelle opleiding door kmo-dienstenbedrijf ORBID, die de nieuwe software installeerde en ook instaat voor de helpdesk, de klok rond. Hilde Naert: "Toen we destijds met Cubic for DOS werkten, kregen we technische ondersteuning door Filip Verstraete. Hij is later aan de slag gegaan bij ORBID en we zijn hem gevolgd. ORBID behandelt onze vragen uitstekend en snel - er blijven geen vragen onbeantwoord bij ze liggen. Kortom: we zijn tevreden over de samenwerking."

Tijd winnen

De tijd die Sicorp wint bij het creëren van nieuwe leveranciers of rekeningen is aanzienlijk. Vroeger moest dit via een omweg gebeuren. Door de koppeling tussen Exact Globe en de software van Isabel voor elektronisch betalingsverkeer, worden rekeninguittreksels automatisch ingeboekt in het boekhoudpakket.

De bank creëert voor elk uittreksel een CODA-bestand, dat vervolgens door Exact Globe automatisch geïmporteerd wordt.

En er is ook tijdswinst op andere domeinen, vertelt Hilde Naert: "Gemaakte boekingen van het jaar voordien moeten tegengeboekt worden. Vroeger was dit omslachtiger, vandaag gebeurt dit met een druk op de knop. De boekhoudsoftware ligt ook meer in lijn met Microsoft Office, wat deze toegankelijker maakt. De extra tijd die we nu winnen, investeren we in een betere rapportering met de berekeningen over verschillende boekjaren, uitgedrukt in percentages."

Voor die rapportering opteerde Sicorp voor de Excel add-in, een module die Exact speciaal ontwikkelde voor Exact Globe. Via een extra knop "Exact Globe" in het menu van Excel kan je rapporten genereren. Exact biedt standaard een twintigtal basisrapporten aan, waarbij je met variabelen kan werken. "Maar het grootste voordeel is het rapport waarmee je queries kan genereren, zelfs over meerdere databases heen", aldus Marc Bostyn van ORBID. "Zo kan je via een "select statement" alle klanten oproepen die betalingsconditie A1 hebben. In een minimum van tijd krijg je het resultaat op het scherm. Of je kan bijvoorbeeld het balanstotaal vragen van een bepaalde rekening voor een bepaald boekjaar op een bepaalde dag. In deze formule kan je alles laten beheren door parameters die je ergens anders in Excel bewaart en beheert.

"Meer dan driekwart van onze rapportering gebeurt via die Excel add-in", vult Hilde Naert aan. "En uiteraard kunnen we de cijferresultaten ook in mooie grafieken presenteren. Zo krijgt het management vandaag sneller de nodige rapporten met correct cijfermateriaal en duidelijke grafieken."