Finance
Provincie Antwerpen
Ook binnen de provincies kregen de instellingen de voorbije jaren meer verantwoordelijkheid voor hun werking, financiële beheer en administratie. De provinciale instellingen ontvangen van de provinciale overheid een budget voor hun werking. Bepaalde instellingen waaronder scholen, musea en recreatiedomeinen hebben extra inkomsten die ze halen uit de verkoop van toegangstickets, drank en snacks, inschrijvingsgelden, etc... Aangezien al die provinciale instellingen geen eigen rechtspersoonlijkheid hebben, draagt de provincie de eindverantwoordelijkheid voor het goede beheer van al zijn instellingen.
Ook de Provincie Antwerpen werkte de voorbij jaren aan het in goede banen leiden van de toegenomen autonomie bij 21 van zijn instellingen*. Om structuur aan te brengen in het financiële beheer van deze instellingen, die elk de organisatiestructuur van een Gewoon Provinciebedrijf (GPB)** kregen, was de Provincie Antwerpen op zoek naar een oplossing voor budgetbeheer.
De belangrijkste doelstelling was om het budgetbeheer en de bijbehorende rapportage te standaardiseren en veel sneller beschikbaar te maken.
Het grote voordeel van deze aanpak is dat de info over het financiële beheer en de opvolging van de GPB’s nu toegankelijk is via één enkel softwarepakket
Exact ProAcc Corporate: orderadministratie, financiële beheer en rapportage worden geüniformiseerd
Ten tijde van de oprichting van de GPB’s in 2002 werd gekozen voor een gedecentraliseerde implementatie van Exact ProAcc Professional. Behalve voor de boekhouding maakten de Antwerpse GPB’s ook gebruik van ProAcc Professional voor de orderadministratie.
Standaardisatie van de procedures en rapportages van het financiële beheer en de administratie was cruciaal om de rapportages transparant te maken en het beslissingsproces te vereenvoudigen. Daarom schakelde de Provincie Antwerpen in 2007 over naar ProAcc Corporate. Deze oplossing draait op een Citrix server en bevat een facturatiemodule.
Opvolging van aankooporders prioritair
Er was één lacune in het systeem: de opvolging van de aankooporders. Tot voor 2007 stond elke instelling afzonderlijk in voor het beheer van zijn budget. De instellingen maakten hiervoor meestal gebruik van Microsoft Excel of Access. Dit maakte de opvolging van de budgetten niet altijd even transparant en eenvoudig. De GPB’s dienden bovendien de centraal geldende aankoopprocedures lokaal op te zetten zonder te beschikken over standaard tools. Bijgevolg interpreteerden niet alle GPB’s deze procedures op dezelfde manier.
De stap naar Exact ProCure, het budgetbeheersysteem van Exact Software, was snel genomen. ProCure is gebaseerd op het .NET platform met ProAcc Corporate als financiële motor voor het beheer van onder andere de elektronische aanvraagformulieren, aanvragen van prijsoffertes, online autorisaties, budgetcontrole, activa management en factuuropvolging. Vanuit de facturatie is een link naar de boekhouding van ProAcc Corporate voorzien voor verdere gecentraliseerde opvolging en verwerking.
In de praktijk krijgt de gebruiker van elke aankoop een historiek gaande van de initiële bestelaanvraag, de bestelbon en de leveringsnota tot de factuur.
“Het grote voordeel van deze aanpak is dat de info over het financiële beheer en deopvolging van de GPB’s nu toegankelijk is via één enkel softwarepakket. Dit komt de snelle beschikbaarheid van rapportages en de transparantie ten goede,” aldus Hans Bergmans, coördinator GPB’s van de Provincie Antwerpen. “Daarnaast maken de algemeen geldende procedures van deze oplossing het leven van iedereen gemakkelijker.”
Naast een toegenomen transparantie voor het management kunnen de zowat 125 à 130 gebruikers online alle actuele gegevens uit het aankoopproces consulteren, gaande van de aankoopaanvraag, de budgetcontrole tot de uiteindelijke financiële transactie van de aankoop.
De Provincie Antwerpen heeft 5 rollen (ankerpunt, budgetverantwoordelijke, budgethouder, receptionist en boekhouder) gedefinieerd. Hans Bergmans: “Binnen elke instelling is er nu een specifieke taakverdeling met daaraan gekoppeld 5 rollen voor de gebruikers van Exact ProCure. In elk van de 21 instellingen hebben zij dezelfde bevoegdheden.”
De implementatie van Exact ProCure die gedurende twee jaar zorgvuldig werd voorbereid door 4 medewerkers van de Provincie Antwerpen en 2 mensen van Exact Software werd in oktober 2007 afgerond. Voor de implementatie waren 3 werkdagen nodig. Na afloop van een 10-daags opleidingstraject van een 25-tal key users waren alle gebruikers snel vertrouwd met het gebruik van de Exact ProCure oplossing.
Business Intelligence
De implementatie van ProAcc Corporate en ProCure van Exact draagt ook bij aan het Delfi-project van de Provincie Antwerpen. Naast een oplossing om het financiële beheer van de GPB’s te stroomlijnen en beter te kunnen opvolgen wordt er de komende jaren ook werk gemaakt van het optimaliseren van de systemen voor o.a. personeels-, inventaris- en voorraadbeheer.
Voor de boekhouding van de algemene administratie maakt de Provincie Antwerpen gebruik van Oracle. Op termijn is het de bedoeling om via BI-functionaliteit beide financiële toepassingen met elkaar te laten communiceren. Hierdoor kan bijvoorbeeld één rapport een overzicht geven van welke bestellingen allemaal bij een bepaalde leverancier geplaatst werden.
