Hoe procesoptimalisatie een rollercoaster werd bij Bobbejaanland

“Toen ik 4 jaar geleden bij Bobbejaanland begon als CFO, trof ik nog echt een familiebedrijf aan, met alle gekende problemen; geen processen, geen procedures en dus niet voldoende controle of correcte rapportages. Dan kun je twee dingen doen: hard wegrennen en je ogen sluiten of de zaken vastpakken en er een klap op geven. Ik heb met veel plezier gekozen voor de laatste optie”.

Hoe procesoptimalisatie een rollercoaster werd bij Bobbejaanland

Het fundament voor Bobbejaanland werd eind jaren ’50 van de vorige eeuw gelegd door zanger-gitarist Bobbejaan Schoepen. Hij streek neer in Lichtaart in België, als vaste stek voor zijn muzikale carrière. Met de verkoop van het park in 2004 aan de Spaanse pretparkengroep Parques Reunidos, verdween het laatste familiebedrijf van de sector uit België. In 2011 trad CEO Roland Kleve aan. Vanaf 2013 werd hij bijgestaan door CFO Yves Peeters, die in 2016 het CEO-stokje overnam.

“Toen ik aankwam waren er bijna geen processen en procedures, veel van de (financiële) handelingen werden expost uitgevoerd”, aldus Yves. “Een probleem ontstond pas wanneer je er tegenaan liep. Dan werd er iets besteld en stond er bij wijze van spreken de volgende dag een nieuwe attractie in het park, maar niemand die wist waar die vandaan kwam. Ook was het gebied van correcte software systemen compleet onontgonnen. Iedereen werkte ´een beetje’ met IT. We hadden voor een kleine onderneming veel te veel, te dure, niet geoptimaliseerde, en niet op elkaar afgestemde systemen. Verder waren deze systemen ook niet afgestemd op de behoefte van de gebruiker. Bijgevolg was één van mijn eerste aanwervingen een IT-manager.”

Implementeren onder tijdsdruk

Onze toenmalige financiële systemen vielen onder de verantwoordelijkheid van het hoofdkantoor in Madrid en werden gehost in Spanje. Deze systemen waren niet afgestemd op de specifieke Belgische boekhoudregels. Ik wilde een veel breder geïntegreerd systeem, met bijvoorbeeld een inventory management pakket erin vervat. In de bedrijven waar ik voorheen werkte, werden keuzes van software en systemen altijd top-down opgenomen. Bij Bobbejaanland was er weinig sturing vanuit het hoofdkantoor. Dat is enerzijds jammer, omdat er heel wat optimalisaties die wij gedaan hebben als voorbeeld zouden kunnen gelden naar andere parken toe. Anderzijds gaf het ons de vrijheid om zelf aan de slag te gaan.

Bij de start van het project zijn we begonnen met het opstellen van de gedetailleerde business requirements, die we vervolgens hebben getoetst bij meerdere aanbieders. Zo zijn we uiteindelijk bij Exact uitgekomen. De opzet die wij voor ogen hadden en de pittige dagelijkse (financiële) rapportage eisen waar we aan moeten voldoen, kon Exact leveren.

Vertrekkende van de requirements hebben we naar een blueprint toegewerkt. Dat deden we met een projectteam van Exact en een team samengesteld aan onze zijde. Vrij snel daarna zijn we effectief gaan implementeren. Dat moest ook wel, want er zat een behoorlijke tijdsdruk op de oefening. Grote projecten kunnen we alleen in de winterperiode doen, omdat in de zomer de focus meer dan terecht ligt op de duizenden bezoekers die we dagelijks in het park verwelkomen. Dat maakt de winter qua workload vergelijkbaar met de zomer, maar natuurlijk met een compleet andere insteek. Je zit altijd met een tijdsdruk en moet snel progressie boeken. De implementatie van het Exact ERP systeem binnen de gelimiteerde tijdspanne voltooien was dan ook een behoorlijk grote uitdaging.

Efficiency in financiële en logistieke processen

We gebruiken Exact momenteel voor de financiële administratie en logistiek. Wat we voorheen deden gebeurde hoofdzakelijk in Excel en we mistten daardoor flexibiliteit en een groot deel van de benodigde informatie. Op een gemiddelde zomerdag kunnen er in het park meer dan 15 verschillende verkooppunten open zijn. We kunnen nu iedere dag van een bepaald verkooppunt, tot op EBITDA niveau, cijfers genereren. Dat was vroeger absoluut niet mogelijk.

Doordat we ook met onze budgetten in Exact werken, kunnen we bijvoorbeeld snel een vergelijking maken tussen actuele kosten en budget . De variantie analyse/rapportering aan het einde van de maand is hierdoor ook veel gemakkelijker geworden. Bovendien bouwen we correcte historische data op, waarmee we vervolgens beter kunnen forecasten en de kwaliteit van ons budgetteringsproces stelselmatig laten groeien.

Exact is een heel gebruiksvriendelijk systeem, zowel qua implementatie als voor de eindgebruiker. Het ERP systeem biedt veel mogelijkheden, en waar we vooral grote vooruitgang hebben kunnen boeken is op het logistieke vlak. Daar komt voor een pretpark heel wat bij kijken. De correcte bevoorrading van de verkooppunten vormen een echte logistieke uitdaging. Zeker wanneer het voeding betreft moet je voldoen aan verschillende strikte regels en normen. Daar hebben we mooie stappen gezet met de invoering van scanning en track&trace van elk mogelijk product binnen het park.

Fysieke inventaris tellingen gaan zowel sneller als correcter. De waarde van de voorraad wordt juister weergegeven. En daarmee kunnen we dan de verkoop verder optimaliseren. We kunnen sneller analyseren wat het best selling item in ons aanbod is, en waar we de meeste marge op welk product genereren. Dan wordt het natuurlijk interessant om het verkoopproces doelgericht verder te optimaliseren.

Proces optimalisatie in de toekomst

Er is nog steeds een “way to go” naar de toekomst toe. Ik zou heel graag, bij wijze van spreken, met één druk op de knop alle benodigde rapporteringen willen genereren. Maar dat is nog iets voor de toekomst. De focus ligt voor mij persoonlijk nu vooral in het park. Mijn grote uitdaging ligt daar, dus het is belangrijk om daar meer dan mijn volle aandacht aan te schenken. Om dat te kunnen is het belangrijk dat ik de basisinformatie goed op orde heb. Dat de gegevens die ik krijg juist zijn, en dat is significant beter dan dat ik het vier jaar geleden aantrof.