De kracht van data: of hoe Lifeworx Officient inzet om haar HR-beleid continu te verbeteren

In 2021 opgericht, nu al 180 mensen in dienst. Dat Lifeworx snel is gegroeid, is een understatement. Maar niets is toevallig: een sterk HR-beleid ligt zonder twijfel aan de basis van het succes. Nog voor er iemand op de payroll stond, hadden co-founders Bram Vergote en Laurens Brams al uitgewerkt hoe ze HR binnen Lifeworx zouden aanpakken. “Een diepmenselijke benadering en een degelijk digitaal systeem”, vat Laurens het samen.

Lifeworx is de paraplu waaronder de drie ondernemingen Finsiders, Human Minds en Ideeds schuilen. De ondernemingen zijn gespecialiseerd in het uitzenden van consultants naar bedrijven die tijdelijke werkkrachten nodig hebben. Bij Finsiders moet je zijn voor financiële expertise, bij Human Minds zitten de HR-experten en Ideeds heeft de kennis rond data en technologie.

Voor Laurens en Bram is het belangrijk dat al die talenten zich goed voelen bij Lifeworx. “We willen er zijn voor onze mensen”, zegt Laurens, die als Head of People verantwoordelijk is voor de HR-afdeling. “We hebben een systeem uitgedacht waarmee we medewerkers zowel op werk als privé vlak kunnen vooruithelpen. Willen ze een nieuwe opleiding volgen om de volgende stap te zetten in hun carrière? We hebben honderden opties waar ze uit kunnen kiezen. Hebben ze extra ondersteuning nodig in hun privéleven? Dan kunnen ze gebruikmaken van tientallen diensten — van een massage boeken om te ontspannen tot een sessie bij een therapeut.”

Voor alle duidelijkheid, benadrukt Laurens: Lifeworx wil zijn neus niet in het privéleven van medewerkers duwen, maar gewoonweg zo veel mogelijk zo makkelijk mogelijk maken. Dat is ook een van de redenen waarom Officient een grote rol speelt in de organisatie. “Met Officient geven we gebruiksgemak aan onze werknemers. Alles wat met de administratieve kant van HR te maken heeft, kunnen ze via de Self Service-app regelen. Vakanties aanvragen, ziektebriefjes indienen, contracten tekenen, noem maar op: in enkele klikken is het geregeld met de app.”

De app van Officient is heel intuïtief. Dat maakt dat werknemers er snel mee weg zijn. “Elke werknemer krijgt bij zijn start een uitgebreide onboarding. We spenderen weinig tijd aan de uitleg over Officient”, glimlacht Laurens. “Het wijst gewoon zichzelf uit. De werknemers zijn er ook heel tevreden over: je neemt administratieve rompslomp weg en geeft hen meer autonomie.”

Lifeworx werkt al sinds het prille begin met Officient. En het digitale HR-platform heeft ook meteen zijn nut bewezen. “We zijn opgestart in de coronaperiode”, vertelt Laurens, “toen er nog — of opnieuw — regels waren rond het aantal mensen waarmee je aan de tafel mocht zitten enzovoort. Dankzij Officient konden we de administratie van een nieuwe aanwerving volledig digitaal doen. De werknemer moest zelfs niet naar kantoor komen om een contract te ondertekenen, dat gebeurde via de app.”

Intussen zitten al zo’n 180 werknemers van Lifeworx in het systeem van Officient. Het nut daarvan gaat verder dan enkel digitaal contracten laten ondertekenen. Data is de maatstaf van het HR-beleid van morgen, vinden ze bij Lifeworx. Dat betekent dat Laurens de data die Officient verzamelt minutieus bekijkt om er lessen uit te trekken. “We kunnen veel informatie halen uit Officient. Bijvoorbeeld: hoe vaak zijn mensen gemiddeld ziek, in welke periode vallen de meeste zieken, hoe lang werken mensen gemiddeld in ons bedrijf, wat is de reden dat ze zijn vertrokken…” De antwoorden op die vragen zijn bijzonder boeiend, meent Laurens. “Door die zaken te weten, kunnen we ons HR-beleid bijsturen. Het helpt ons om onze middelen juist in te zetten.”

Lifeworx stuurt bovendien regelmatig enquêtes uit die werknemers anoniem invullen. “Ook die gegevens zijn uiteraard interessant, omdat ze rechtstreeks van onze mensen komen. De resultaten van de enquête gecombineerd met de administratieve data zijn goud waard voor ons: we weten zo beter wat onze werknemers nodig hebben en welke diensten we kunnen aanbieden die zij nuttig vinden. Data is de maatstaf voor ons menselijk HR-beleid van morgen”.

Of Laurens zich een Lifeworx zonder Officient kan inbeelden? “Niet meteen”, lacht hij. “We kunnen binnen Lifeworx niet vergelijken met een andere tool omdat we meteen kozen voor Officient. Maar voor we Lifeworx hebben opgericht, hebben Bram en ik jarenlang HR-ervaring opgedaan in andere bedrijven. We hebben dus allebei met verschillende tools gewerkt en weten dat ze niet kunnen tippen aan Officient. Logge systemen, enkel toegankelijk via web, website niet aangepast aan smartphonegebruik, gelimiteerde functies: we zijn het allemaal tegengekomen. We hebben dus heel bewust voor Officient gekozen.”

Sinds kort heeft Officient een nieuwe thuis gevonden bij Exact. Iets waar Laurens optimistisch over is. “We werken al met Exact voor onze boekhouding. We kennen Exact dus goed en ik ben benieuwd naar hoe Officient verder zal evolueren onder hun vleugels. De dag dat we het systeem van Officient kunnen koppelen aan het systeem van Exact Boekhouden, wordt een mooie voor ons”, zegt hij enthousiast. “De data, efficiëntie en het gebruiksgemak zou nog groter worden. Iets om naar uit te kijken!”