Eerste hulp bij wanbetaling: 5 tips om je facturen betaald te krijgen

Kmo's vrezen dat gemiddeld 13 procent van hun uitstaande facturen uiteindelijk niet betaald zal worden, zo blijkt uit de Kmo Barometer 2021. Als betalingen structureel te laat of niet binnenkomen kan een kmo in de problemen komen met het betalen van de eigen rekeningen. Met in het ergste geval een faillissement tot gevolg. De totale schade van onbetaalde facturen kan oplopen tot 12,9 miljard euro.

“Elke kmo krijgt wel eens te maken met facturen die al veel te lang openstaan – tot het punt waarop innen niet meer mogelijk is. Dat zorgt voor stress en ongemak tussen de betrokken partijen, want het liefst zie je alle rekeningen gewoon betaald worden. De bedrijfsvoering lijdt eronder en de pogingen om openstaande facturen te innen, kosten geld. Er zijn een aantal manieren om daarmee om te gaan”, vertelt Marcus Schuite, Solution Marketeer bij Exact.

Hoe ga je om met wanbetalers? Marcus geeft vijf tips om de schade te beperken en wanbetaling te voorkomen.

1. Bezoek je klant

Een opgepompte voetbal botst beter dan een lekke bal, zei een wijze keeper ooit. Die metafoor gaat ook op voor het bedrijfsleven. Hoe luchtiger de band met een klant, hoe soepeler die band wordt. In essentie gaat het natuurlijk om geleverde diensten en de betaling daarvan. Kortere lijnen zorgen voor beter inzicht in offertes en eventuele claims over niet-geleverde diensten van de klant.

2. Stem facturen af met de klant

Het is mogelijk dat klanten er een ander facturatiesysteem op nahouden dan jij. Zorg er dan voor dat je factuur afgestemd is op de wensen van de klant. Wil de klant de factuur als pdf of XML-bestand ontvangen? Weet je niet zeker of de factuur is aangekomen? Wacht niet te lang en bel de klant om het te bespreken. Zo heb je sneller zekerheid en ziet de klant dat je de touwtjes strak in handen hebt om te zorgen dat alles vlot verloopt.

3. Automatiseer je debiteurenbeheer

Bespaar tijd en geld door te investeren in oplossingen voor slim debiteurenbeheer. Zo maak en verstuur je facturen met een paar muisklikken. Of stel een facturatiecyclus in die automatisch betalingsherinneringen verstuurt wanneer een klant na een bepaald aantal dagen nog niet betaald heeft. En wordt een factuur toch niet betaald binnen de betaaltermijn, dan krijg je een seintje. Zo heb je altijd een goed inzicht in de stand van zaken en verlies je minder tijd aan je debiteurenbeheer.

4. Schakel een onafhankelijke partij in

Het kan goed zijn voor de relatie om met een onafhankelijke partij te kijken naar wat de betalingsmogelijkheden zijn, zodat er bij beide partijen een goed gevoel heerst en er naar een resultaatgerichte afloop toegewerkt kan worden. Een incassobureau inschakelen is een heftige stap die de relatie op het spel kan zetten. Dat wil je uiteraard voorkomen, zeker als het gaat om vaste klanten die al jaren producten en diensten afnemen.

5. Leg afspraken vast

Dat klinkt logisch, maar gaat toch echt regelmatig fout. Afspraken op papier werken beter dan een telefonisch akkoord. En al zeker als het gaat over betalingstermijnen. Die moeten zwart op wit staan, vergezeld van betalingsvoorwaarden – daar zijn facturen voor. Als je dat vooraf vastlegt, voorkom je discussie achteraf. Dat soort afspraken is eenvoudig vast te leggen in de software die je gebruikt voor je debiteurenbeheer. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor klanten die even moeite hebben om te betalen: je kunt dan een betalingsovereenkomst vastleggen en eenvoudig monitoren via je software.

Zorg er als kmo dus voor dat je het gedrag van wanbetalers op een juiste manier aanpakt en je debiteurenbeheer op rolletjes loopt. Daarmee voorkom je een hoop stress en behoud je een aangename relatie met de klant.