Verlaag je kosten en verhoog je winst met een efficiënt kostenbeheer
Een efficiënt kostenbeheer is essentieel voor het succes van je bedrijf. Uiteindelijk draait je organisatie op de winst die je maakt. Daarom houd je de kosten dus best zo laag mogelijk. Een efficiënt kostenbeheer helpt daarbij, zowel bij een kleine start-up als grote organisatie. Je leest hier alles wat je moet weten over kostenbeheer en de juiste aanpak.
Wat is kostenbeheer?
Met een kostenbeheer identificeer, analyseer en beheer je alle kosten van je bedrijfsactiviteiten en projecten. Je probeert die kosten te minimaliseren en je winstgevendheid te verhogen. Dat begint bij een goed kostenbeheerplan. Met dat plan kan je beter anticiperen op toekomstige uitgaven en continu bijsturen om binnen budget te blijven.
De impact van een inefficiënt kostenbeheer
Het kostenbeheer helpt op korte termijn bij het bewaken van je budgetten. Op lange termijn versterkt het de financiële gezondheid van je organisatie. Toch zijn er nog veel organisaties die onvoldoende belang hechten aan kostenbeheer. Dat kan leiden tot drie negatieve effecten.
Evalueren is moeilijk
Zonder duidelijke budgetten is het lastiger om te evalueren of een project succesvol was. Zijn er bijvoorbeeld onnodig hoge kosten gemaakt in een bepaalde fase? Leverde een hogere investering achteraf meer winst op? Met een kostenbeheer als basis schep je vooraf duidelijke verwachtingen en toets je achteraf je prestaties.
Projecten lopen vertragingen op
Een inefficiënt kostenbeheer leidt soms tot vertragingen in projecten. Valt een projectfase bijvoorbeeld duurder uit dan verwacht? Dan kan de goedkeuring van een nieuw budget leiden tot vertraging. Zo’n onverwachte pauze heeft soms grote gevolgen voor de lancering of oplevering.
De winstmarges staan onder druk
Verkoop je producten? Dan moet je omzet aan het eind van de rekening alle kosten dekken. Omdat een inefficiënt kostenbeheer vaak leidt tot hogere kosten, kan je winstmarge onder druk komen te staan. Je kan natuurlijk je prijzen verhogen, maar dat leidt op termijn vaak tot een verslechterde concurrentiepositie. Genoeg reden voor veel organisaties om te investeren in kostenbeheer.
Zo zet je een efficiënt kostenbeheer op
Stap 1: begin met een resourceplanning
Kostenbeheer begint bij resourceplanning. Je brengt hiervoor alle benodigde resources in kaart. Denk aan de juiste mensen, materialen en apparatuur binnen je organisatie. Dat kan je ook doen voor een specifiek project.
Vind je het lastig om een goed beeld te krijgen van de resources? Betrek dan teamleden die ervaring hebben met dezelfde soort projecten en bedenk samen wat je hiervoor nodig hebt. Later kan je bestaande resourceplanningen gebruiken als startpunt voor nieuwe projecten.
Stap 2: maak een schatting van je kosten
Vervolgens maak je een kostenraming. Op basis van de resourceplanning weet je nu hoeveel mensen en materialen je nodig hebt binnen je organisatie of voor een specifiek project. Offertes van leveranciers, gegevens van eerdere projecten en markttarieven zijn bijvoorbeeld goede bronnen voor je kostenraming. Houd daarbij altijd financiële ruimte voor het opvangen van financiële tegenvallers.
Stap 3: stel budgetten op
Je hebt nu een schatting van de totale kosten binnen je organisatie of project. Tijdens deze derde stap wijs je budgetten in je organisatie toe aan specifieke onderdelen. Denk aan salarissen en bonussen voor personeelszaken, de aankoop van nieuwe hardware of operationele kosten zoals de huur van extra kantoorruimte. Per project kan je bijvoorbeeld een financiële planning maken met een tijdslijn, waarbij je budgetten toewijst aan de projectfasen. Na goedkeuring gebruik je dit budget vervolgens als leidraad voor al je uitgaven.
Stap 4: monitor de uitgaven met je kostenbeheer
Na het maken van een kostenraming en toewijzen van budgetten, kom je aan bij de laatste en misschien wel belangrijkste stap van je kostenbeheer: het monitoren van je uitgaven.
Met kostenbeheer volg je de uiteindelijke uitgaven in je organisatie of de financiële voortgang van een project. Hierbij gebruik je bijvoorbeeld je budgettering als tijdslijn en monitor je continu of je uitgaven overeenkomen met de kosten in je begroting. Het is eigenlijk een ingebouwde check om op tijd te kunnen bijsturen. En met regelmatige kostenupdates in je organisatie houd je je team op de hoogte van de tussentijdse status. Zo kan je je kosten beter beheersen.
Vier redenen om te werken aan een efficiënt kostenbeheer
Met Exact voor Finance werk je vanuit één overzichtelijk programma aan je financiële planning en budgettering. Je haalt met minimale moeite maximaal inzicht uit je gegevensbronnen.
Verlaag je operationele kosten
Door gedetailleerde analyses weet je precies wat je huidige operationele kosten zijn en zie je waar je ze kunt verlagen.
Optimale inzet van personeel en materialen
Door je mensen en materiële resources zoals energie en materiaal efficiënter in te zetten, minimaliseer je verspilling en maximaliseer je de productiviteit binnen je organisatie.Verhoog je investeringscapaciteit
Het verlagen van kosten betekent ook meer geld voor investeringen in groei-initiatieven, nieuwe technologieën en marktuitbreiding. Hiermee draag je bij aan de lange termijn groei van je organisatie.
Rol van software in het kostenbeheer
Een efficiënt en betrouwbaar kostenbeheer begint bij nauwkeurige gegevens en gedetailleerde analyses. Met Exact voor Finance heb je al je financiële gegevens in één overzicht. Je hebt altijd een actueel inzicht in je inkomsten en uitgaven en je spoort eenvoudig patronen op. Zo weet je precies waar je kosten kan verlagen. Ook haal je eenvoudig waardevolle inzichten uit grote hoeveelheden gegevens, zonder vast te lopen in complexe spreadsheets. Financiële gegevens verwerken in financiële software levert je zo tijdswinst op en verkleint de kans op handmatige fouten.