Colaboración online: ventajas de implementar un sistema ERP

Nos enfrentamos actualmente a desafíos muy serios. Tener que lidiar con problemas repentinos nunca ha sido tan crucial para la supervivencia y el desarrollo sostenible. Las empresas han de llevar a cabo acciones creativas, teniendo en cuenta la exigencia del trabajo a distancia.

La implementación de un sistema ERP online te ayudará a fortalecer la posición de tu empresa y hacer frente a los nuevos retos actuales. Gracias a eso sabrás cuáles son las posibilidades reales de tu organización. Independientemente de si se trata de una empresa en crecimiento, una empresa que opere a nivel local o una multinacional. 

Uno de los principales beneficios del sistema ERP es que permite tanto a CEOs, directivos y altos cargos como al resto de la plantilla, disponer de la información necesaria en cualquier momento y lugar. Y es que, al integrar las diferentes áreas de la empresa, como finanzas y el CRM, mantiene el registro tanto de clientes existentes como de clientes potenciales; permite ver las previsiones de ventas calculadas por el sistema y ajustarlas a la producción planificada; alerta sobre pedidos no realizados y del nivel del inventario; automatiza los procesos de RR.HH. y recopila información sobre la situación real de los empleados, entre otros. Gracias a la automatización de procesos financieros, la contabilidad está siempre al día. El software ERP procesa las facturas, los archivos y los extractos bancarios en un segundo plano y en caso de discrepancias, se genera una alerta. 

Así, gracias a este conocimiento y a la información actualizada en tiempo real, los propietarios de las empresas y los trabajadores pueden estar seguros de disponer de toda la información necesaria para adaptarse de forma óptima a cambios y a nuevas situaciones, aunque las funciones se estén desempeñando de forma telemática.

El nuevo escenario laboral requiere de creatividad y flexibilidad. Hay que dejar a un lado las limitaciones y los imposibles, y focalizar los esfuerzos en las cosas que sí se pueden hacer para mejorar la situación, como por ejemplo, la implementación de un sistema de ERP colaborativo y online. De este modo, el entorno de trabajo se transforma de manera rápida y segura en un entorno digital, garantizando, por un lado, que el trabajo remoto y las operaciones online mantienen su eficacia, y por otro lado, la seguridad de toda la plantilla al trabajar desde casa y evitar el contacto directo con otras personas. 

Y por eso, una de los principales beneficios que aporta un sistema ERP es que, aunque los equipos tengan que rotar en algunos departamentos o áreas, a través de esta solución se minimiza el movimiento excesivo de los trabajadores, por lo que la probabilidad de contagio se reduce consideradamente, haciendo que un sistema ERP sea una solución de lo más eficaz para mejorar la situación actual.

De la misma forma, también se pueden adoptar otra serie de medidas, como los lectores de códigos de barras, así los empleados minimizan la necesidad de tocar la mercancía pero se garantiza el registro de todo el material, pudiendo ubicar fácilmente todos los productos cuando sea necesario. 

También puedes facilitar una plataforma digital de fichajes para el control horario y tarjetas de acceso a los empleados, asegurando que solo las personas autorizadas entran en el edificio o a una zona determinada del mismo, y además, manteniendo un control total sobre la ocupación de los espacios y el aforo, entre otros.Con Exact es bastante fácil de implementar la mayoría de estas medidas, ya que todos los detalles de los empleados se encuentran en el sistema ERP online.  Además, en estos momentos, este tipo de iniciativas tienen una gran acogida entre la plantilla, pues se sienten mucho más seguros en su lugar de trabajo.

Sea cual sea tu tipo de negocio, debes adaptarte a la situación y mirar a tu empresa desde otra perspectiva, tal y como lo han hecho todos los sectores: ahora, los restaurantes se centran en el take away y las entregas a domicilio, y los eventos se transmiten y se celebran a través de plataformas digitales. Así que, observa qué hace tu competencia, tómalo como referencia y adáptate mediante soluciones más creativas. 

Y para poder dar con esas soluciones creativas, un sistema de ERP es la mejor idea: en primer lugar, te permitirá conocer tu fondo de maniobra (capital circulante), por lo que también podrás saber cuánto y en qué puedes invertir. Por ejemplo, para garantizar la continuidad de las ventas, puede que sea necesario desarrollar un e-commerce o webshop que pueda integrarse con la gestión de tu almacén. O incluso puedes aportar un valor añadido a tus clientes ofreciéndoles nuevas soluciones que ahora mismo necesitan.

Otra ventaja del sistema ERP online es que permite acceder a datos actualizados y que dicha información está visible, en cualquier momento, para todos los empleados con los permisos adecuados.

Aun trabajando de forma remota, el disponer de un CRM online brinda a los comerciales la oportunidad de contactar con clientes, incluidos los potenciales para valorar, entre otras cosas, posibles oportunidades de venta y qué necesidades demandan en tiempos de crisis.

Los clientes pueden realizar pedidos fácilmente a través de la tienda online, que se puede integrar con la gestión del almacén y el procesamiento de pedidos. Como resultado, las ventas ya no están en riesgo.

Definitivamente, no. La implementación de un sistema ERP en una empresa puede llevarla a cabo cualquier organización, independientemente del tamaño y del sector, siempre que desee automatizar y digitalizar sus procesos; de este modo se ahorra en tiempo, recursos y costes para seguir creciendo. 

Por ejemplo, aunque la planificación de la producción en hojas de cálculo puede parecer barata y eficaz, lo cierto es que son horas perdidas que deberían invertirse en mejorar el desarrollo de la empresa. Haz un cálculo de tu salario medio por hora y dedica las horas ahorradas en planificar la producción de manera manual, a actividades de valor. Las hojas de cálculo de Excel, cuando se completan a mano, conllevan a menudo errores humanos costosos. 

Un sistema ERP eficaz, te permitirá automatizar casi todos los procesos de negocio dentro de tu empresa. ¿De verdad vas a evitar ponerlo en marcha?

Por todo esto, ante la situación actual, vale la pena apostar por un sistema ERP moderno y orientado al futuro, como por ejemplo una solución en modelo SaaS; es decir su software está disponible en la nube, para que así puedas acceder siempre a toda la información de manera online. De esta manera, los empleados pueden trabajar telemáticamente mientras que las empresas garantizan que la información se almacena en una base de datos central. Es importante destacar que, cuantos más procesos de negocio se integren en el sistema, mayor es el conocimiento y el poder de control sobre la empresa. Aquí te contamos cómo es el proceso de implementación de un ERP paso a paso.

Además, a la hora de escoger uno u otro sistema de ERP online, es importante asegurarse de que el software dispone de aplicaciones móviles y de que además se adapta a todo tipo de dispositivos, de este modo facilitamos trabajar desde cualquier lugar, tanto a través de un ordenador, como de un smartphone o una tablet. 

Si te preguntas cómo un sistema ERP puede ayudarte a automatizar procesos e incluso, salir reforzado en momentos de crisis, tienes que conocer el ERP de Exact.