¿Qué es un sistema CRM y por qué deberías utilizarlo?

El dinamismo del entorno operativo y del mercado obliga a las empresas a introducir soluciones técnicas y organizativas eficaces y eficientes. Es inevitable: las organizaciones modernas necesitan automatizar sus procesos para planificar y controlar adecuadamente los recursos, optimizar los procesos empresariales y aumentar la eficiencia del trabajo y la productividad de los empleados de la empresa. La falta de soluciones informáticas adecuadas hace prácticamente imposible competir con las empresas que ya han realizado dicha transformación digital. Aún así, nuestro principal objetivo es construir relaciones a largo plazo con nuestros clientes.

Si como empresario, te preguntas qué hacer para mejorar el rendimiento financiero de tu empresa y cómo conseguir que los clientes estén aún más satisfechos y mejorar los ratios de fidelidad, merece la pena interesarse por un sistema CRM. En el siguiente artículo respondemos a la pregunta: ¿qué es el CRM y qué beneficios puede aportar su implantación a la empresa?

Un sistema CRM (Customer Relationship Management) es, en pocas palabras, la gestión de las relaciones con los clientes. La definición comúnmente aceptada de CRM dice que se trata de un sistema informático que automatiza y apoya los procesos que se producen entre el cliente y la empresa en las diferentes etapas del contacto, no sólo durante el proceso comercial. El software, es la base de las actividades comerciales, y suele utilizarse desde una fase anterior: el departamento de marketing, que suele ser la principal fuente de "leads", es decir,un sistema CRM se utiliza para la gestión de campañas y cómo seguimiento de las oportunidades de venta. Además, el software CRM respalda el trabajo del departamento de atención al cliente, así como la gestión post-venta, ya que permite unificar y analizar todo el conocimiento sobre los clientes existentes en un solo lugar.

Esta herramienta es aplicable tanto en las grandes empresas, a veces con varias sucursales, como en las medianas empresas, es decir, en todos los lugares donde se realizan diversos tipos de transacciones de compra. Teniendo en cuenta que el proceso de venta se compone de muchas etapas y que su realización eficaz afecta a la calidad de los servicios prestados, merece la pena ocuparse de su mejora. Un sistema profesional de CRM te ayudará a gestionar todo le ciclo de vida del cliente.

• Base de datos integrada con toda la información de los clientes: En un buen CRM encontrarás todo sobre las empresas, desde información como: nombre, dirección, historial de contactos, o incluso contratos firmados o transacciones realizadas. La base de datos facilita el desempeño de las tareas diarias por parte de los empleados de atención al cliente, que tienen información en tiempo real sobre los contactos recientes con los clientes. También es una gran herramienta para un vendedor que tiene la capacidad de dirigir y gestionar las oportunidades de ventas.

• Apoyo a la gestión del departamento comercial: el director de este departamento tiene acceso a todo el conocimiento recopilado sobre los procesos de ventas, lo que le permite crear informes sobre, por ejemplo, volumen de ventas o facturación. Gracias a los cuadros de mando personalizados, podemos analizar fácilmente los datos y ratios más importantes con el fin de trabajar con los clientes actuales y potenciales.

• Apoyo en la comunicación con el cliente, que ya tiene lugar en la fase de las actividades de marketing (por ejemplo, a través del telemarketing), pero la mayoría de los beneficios los obtiene el vendedor, al que el CRM le recordará la reanudación del contacto o le permitirá registrar las reuniones posteriores. Un CRM profesional incluso permite automatizar algunos de los procesos de comunicación, por ejemplo, mediante el envío automático de correos electrónicos. En resumen, el concepto de CRM supone tomar el control de la relación con el cliente desde el primer contacto, pasando por el proceso de establecer una cooperación, hasta el cuidado del cliente existente.

• Asignación de tareas: un buen sistema CRM tiene que contemplar una gesitón a través de flujos de trabajo. Es el punto de partida de los procesos o tareas de cada empleado de marketing, ventas o atención al cliente. Aquí es donde se almacena y explota la información sobre las tareas a realizar en un día determinado o sobre los proyectos de ventas de los que eres responsable.

• Coordinación de las solicitudes de compra: un CRM especializado ofrece esta posibilidad, especialmente cuando está integrado con el software ERP, y la información se transfiere sin problemas, por ejemplo, del vendedor al almacén, y posteriormente al departamento de contabilidad.

• Control de pagos de pedidos: gracias a la base de datos integrada, el CRM es capaz de facilitar las actividades relacionadas con la automatización de pedidos individuales o la emisión de facturas. El software también te permite monitorear los problemas con posibles deudores.

El sistema CRM aporta muchos beneficios a la empresa y a los empleados. La empresa gana una herramienta que permite el control total del proceso comercial en sus distintas etapas. Esto aumenta la eficiencia del trabajo y puede contribuir a mejorar los resultados comerciales. Además, el gerente del departamento de ventas, así como la dirección de la empresa, obtienen acceso para analizar los principales KPIs comerciales (incluidos los relacionados con la facturación), acceso a información completa y estructurada sobre los clientes y las transacciones. Esto permite un análisis detallado en cada etapa de contacto con el cliente. En el programa, los usuarios pueden, por ejemplo, crear una campaña de marketing desde cero, realizar una oferta o llevar a cabo tareas de atención al cliente: el software te permite digitalizar todas las tareas, lo que facilita el trabajo diario del departamento comercial y marketing.

Cada empresa busca una solución única que le permita construir y mantener relaciones duraderas con sus clientes. La solución CRM de Exact se adapta fácilmente a las necesidades de cualquier organización, ya que ofrece una gran escalabilidad y flexibilidad. Además, el sistema CRM de Exact puede funcionar con otros programas y aplicaciones diferentes dentro de la empresa.

Lo que distingue a nuestra aplicación CRM, es que permite acceder a toda la información necesaria desde cualquier lugar y en cualquier momento ¡Sólo necesitas acceder a Internet y toda la información necesaria aparecerá en la pantalla de tu teléfono!