Estrategias de gestión documental para optimizar la eficiencia en grandes empresas

Los procesos de digitalización en las empresas acarrean algunas concepciones erróneas. Una de ellas es que la automatización y la informatización elimina o reduce el volumen y la complejidad de documentación que se maneja. Muy al contrario, la estrategia de gestión documental adquiere una posición central en los procesos corporativos. Porque, si bien el peso de la documentación física ha decaído, el volumen y complejidad de los documentos en formato digital se ha incrementado. 

Contar con un sistema DMS —Document Management System o SGD, por sus siglas en español— puede contarse entre las buenas prácticas de documentación de cualquier gran empresa que quiera ser eficiente y productiva, utilizando su documentación como un activo estratégico, y no como un elemento distorsionador de los flujos de trabajo. Además, disponer de una buena gestión documental mejora a la hora de tomar decisiones, ya que se cuenta con buena información y con una circulación eficiente de la misma en todos los niveles.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es una herramienta de estrategia. O debería serlo, al menos. Puede definirse como el conjunto de tecnologías, prácticas, políticas y procedimientos orientados a registrar, clasificar o indexar, almacenar, controlar, rastrear y recuperar documentación en formato digitalizado. La gestión documental debe concebirse como un proceso multi punto, es decir, debe tener en cuenta a varios actores que participan del sistema de gestión documental, y que deben acceder y hacer uso eficiente del mismo, sin importar sus funciones, responsabilidades o posición en el organigrama.

Beneficios de la gestión documental para grandes corporaciones

Hablando de gestión documental en las grandes empresas, los beneficios más destacados que podemos citar—que no los únicos— , sobre todo porque impactan directamente en la eficiencia operativa, son:

• Reducción del espacio físico destinado al almacenamiento de documentación.
• Mayor eficacia a la hora de realizar búsquedas de documentación específica.
• Mejor accesibilidad a la hora de recuperar documentación almacenada.
• Incremento de la seguridad y cumplimiento normativo en lo relacionado con la protección de datos y los derechos a la privacidad tanto a nivel nacional como internacional.
• Reducción de costes.
• Mejora de la eficiencia de los procesos de producción y corporativos.
• Fomento del trabajo en equipo y promoción de la comunicación interna de la empresa.

Estrategia para una gestión documental eficiente

Implementar una solución de gestión documental en la organización facilita que una serie de buenos hábitos entren a formar parte habitual del día a día de la empresa. Una estrategia de gestión documental ideal podría componerse de:

• Digitalización de documentos físicos

Si la organización aún maneja documentos en formato físico, conviene digitalizarlos, para que puedan integrarse en un proceso susceptible de automatizarse

• Implementación de un DMS

Donde, gracias a la digitalización anterior, podemos automatizar la gestión de facturas, informes, fichas de cliente  y todos los documentos habituales del día a día de la empresa. Gracias a un buen DMS la estrategia de gestión documental convierte la información descentralizada en datos útiles e información valiosa sin duplicidades, esencial para la toma de decisiones de valor.

• Diseño y establecimiento de procedimientos claros

De modo que toda la organización acometa el mismo tipo de procesos a la hora de realizar una gestión documental unificada.

• Capacitación del personal en el uso del DMS

Ofrecer una formación adecuada para que todo el personal adquiera las dotes necesarias para utilizar el sistema DMS de forma eficiente, aprovechando todas sus capacidades.

• Monitorización y revisión regular del DMS

Comprobar y verificar el correcto funcionamiento del sistema de gestión documental, para evaluar los resultados derivados de su utilización, así como para evaluar posibles mejoras a implementar en toda la estrategia y de sus herramientas.

¿Qué sistema DMS implementar en la gran empresa?

El DMS de Exact facilita la gestión centralizada y la colaboración entre departamentos, un aspecto clave especialmente para las grandes firmas. Esta potente herramienta permite que todos los documentos se encuentren organizados y en un lugar centralizado para facilitar su búsqueda e indexación. Hace uso de la tecnología OCR con la que se optimiza el tiempo, ya que se evita introducir datos manualmente. Facilita el trabajo a distancia gracias al acceso a documentos en cualquier momento y lugar, permitiendo el acceso al mismo documento para  personas en diferentes areas o departamentos.

Por otro lado, organiza y controla el flujo de los procesos y refuerza la cooperación dentro y fuera de la empresa, algo especialmente importante en el caso de grandes empresas con una estructura organizativa de varios niveles. También se adapta por completo a las recomendaciones de la RGPD. Y a todo esto, se suma la reducción de costes o la trazabilidad total de los procesos donde esté implicada la documentación corporativa.
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