Klantinterview: 5 tips voor optimaal kantoorbeheer

Ieder accountants- en administratiekantoor wil zijn kantoorbeheer goed op orde hebben. Naast een investering in digitale ondersteuning, is een goede inzet van middelen als CRM, documentbeheer, urenregistratie, facturatie, workflows en digitale boekhouding nodig. Maar hoe haal je hier het meeste uit? Wij vroegen het Marlon Steenman van accountantskantoor Accloudant.

1. Zorg dat je klant de waarde van administratie waardeert

Het is geen groot geheim dat de meeste ondernemers administratie als een onfortuinlijke bijkomstigheid van ondernemen zien. Als de boekhouding alleen uit noodzaak gevoerd wordt, dan is het een verplichting die te veel tijd kost en duur is. Marlon: “Wij werken veel met groeiende ondernemingen en zien dan de bijkomende ‘groeipijnen’ van dichtbij. Eén daarvan is dat de administratie meestal als ‘moetje’ is bijgehouden. Wij laten onze klanten zien dat het juist een waardevolle bron van inzichten is. Hoe komt geld de organisatie binnen? Waar gaat het geld heen? Waar zit de ruimte om te investeren en verder te groeien? Door die vragen te beantwoorden voeg je als accountant echt iets waardevols toe aan de bedrijfsvoering.

2. Omarm digitale hulpmiddelen

Waarde toevoegen maakt de administratie nuttig, maar voor het gros van de ondernemers zal het nooit een passie worden. Zorg daarom dat de administratieve last zo licht mogelijk is, snel afgehandeld kan worden en leidt tot begrijpelijke uitkomsten. Marlon: “Wij werken hier volledig digitaal, volgens de nieuwste normen en op basis van best practices. We zien dat onze klanten dat ook waarderen. Het kost minder moeite om een betere administratie te voeren.” Een voorbeeld daarvan is de Mijn[Kantoor] app waarmee kantoren snel en gemakkelijk verduidelijking over uitgaven opvragen. De klant antwoord met een foto van de bon (of een ‘die ben ik kwijt, dit zijn kantoorkosten’). Zo weten beide partijen snel waar het over gaat en zijn openstaande punten eenvoudig af te handelen.

Maar ook als de klant betaald vanuit de Mijn [Kantoor] app hoeven bedragen en factuurnummer niet meer ingevuld te worden. Zo zijn er nooit meer afletterproblemen. Een win-winsituatie. Daarnaast wordt alle communicatie opgeslagen bij de boeking en hoef je ook nooit meer te zoeken naar e-mails of Whatsapp berichten.

3. Leg dingen goed vast, dan hoef je ze niet te onthouden

Een bijkomend voordeel van digitaal samenwerken is dat alles direct op de juiste plek wordt vastgelegd. Marlon: “Als je zaken goed vastlegt, hoef je niet veel te onthouden. Je weet als je de gegevens nodig hebt, waar ze staan. Dat is handig als er later dieper op bepaalde cijfers ingedoken moet worden.” Een goede administratie is voor de klant van hoog af te benaderen. Daar staat in grote lijnen hoe het met het bedrijf gaat. Op basis van die inzichten, kan de klant vervolgens inzoomen op afwijkingen om zo tot nieuwe inzichten te komen. Die beweging van macroniveau naar microniveau werkt alleen als de details op dat microniveau goed zijn vastgelegd. Daar draagt de digitale administratie aan bij.

4. Neem een proactieve houding aan

Iedere accountant kan een jaarrekening opstellen en de balans opmaken. Maar niet ieder kantoor is actief betrokken bij zijn klanten. Terwijl veelklanten juist een proactieve houding het best weten te waarderen. Marlon: “Wij zien onszelf eerder als de financiële afdeling van onze klanten, dan als boekhoudkantoor. Dat zie je terug in de manier waarop wij werken. Wij wachten niet op de klant, maar nemen initiatief. Die betrokkenheid wordt gewaardeerd. Het is één van de belangrijkste redenen waarom mensen met ons de samenwerking opzoeken.

5. Voorzie de klant van topadvies (ook ongevraagd)

Marlon: “Aan jargon hebben accountants geen gebrek. Maar we weten allemaal ook dat de klant daar niet op zit te wachten. Die wil – terecht - op een begrijpelijke manier uitleg van zijn cijfers. Door op begrijpelijke manier informatie te geven, help je de klant om tot de juiste keuzes te komen. Kantoorbeheer maakt die informatie toegankelijk. Wij brengen daarom zo veel mogelijk informatie, ook uit andere systemen, bij elkaar in één omgeving. Zo kunnen we de kracht van onze complete dienstverlening bundelen om topadvies te geven. Daarbij houdt onze klant altijd zelf de touwtjes in handen. Wij zorgen dat die dankzij ons advies met vertrouwen kan sturen.”

Meer weten?

Wil je jouw kantoorbeheer verbeteren? Maak dan vandaag nog vrijblijvend kennis met onze slimme accountancy software waarmee jij controle hebt over alle processen binnen het kantoor.