Ben jij klaar voor de toekomst van Accountancy?

Wie had in 2006 gedacht dat Nokia een grootschalige transformatie nodig had om voorbereid te zijn op de toekomst? Het Finse bedrijf domineerde jarenlang de markt van mobiele telefoons; was in 2014 bijna failliet, maar toonde veerkracht en is nu de op één na grootste speler in de mondiale draadloze miljardenmarkt.

Digitale transformatie

Als jouw kantoor op dit moment zeer succesvol is, waarom zou je dan willen transformeren? Het antwoord is eenvoudig, als je niet achterop wil raken en voorbereid wil zijn op de toekomst, omarm dan de digitale transformatie.

Zo herken je pijnpunten binnen jouw kantoor

En denk je bij het lezen van deze introductie: ‘ik werk al in de cloud, mijn klanten hebben de Exact Online app en ik e-mail met mijn klanten’, dan is dat een goed begin! Maar de rol van accountant verschuift, nu financiële data steeds vaker een gegeven wordt. Je klanten willen realtime inzicht in hun cijfers en vertrouwen op jou om de data te interpreteren. Vervul jij die pro-actieve adviesrol al, of kun je onderdelen van de dienstverlening verbeteren? In dit blog lees je welke signalen uit jouw organisatie kunnen wijzen op pijnpunten.

Indicatoren

Om erachter te komen of jouw kantoor toekomstbestendig is, kijken we naar de huidige situatie.

• Neem je interne processen onder de loep
  In feite bestaat een proces uit een serie van activiteiten, uitgevoerd door mensen of machines, waar informatie en communicatie voor nodig is. Kijk bijvoorbeeld naar het aangifteproces. Hoe werken medewerkers en afdelingen samen? Kun je spreken van een efficiënte workflow en is het helder als iets ‘klaar’ is? Gaat dit vlot, of stagneert het proces op bepaalde onderdelen?

• Hoe communiceer je met cliënten?
  Nu gaan we kijken naar externe communicatie, die met je klanten. Komen de vragen van jouw klanten binnen via verschillende kanalen (e-mail, whatsapp, bellen)? Gaat het verwerken van vraagposten makkelijk of wacht je regelmatig op dat ene ontbrekende document, waardoor je niet verder kunt?

• Drukte tijdens de btw-maanden?
  Werkt jouw kantoor op uurbasis en verwerk je de administratie pas bij het aanleveren van bonnetjes aan het einde van de maand of het kwartaal? Dit geeft vaak een piekdrukte tijdens de btw-maanden. Een frequente aanlevering helpt je de druk te verlagen en sneller cijfers op te leveren.

• Leveren jouw klanten de administratie al digitaal aan?
  Komen jouw klanten langs om hun boekhouding af te geven? Of leveren ze facturen en bonnetjes digitaal aan? Zorg voor tijdigheid, juistheid en volledigheid van de administratie door klanten digitaal hun administratie aan te leveren.

• Welke tooling gebruik je?
  Als laatste kijken we naar de applicaties die je klanten en jij gebruiken. Hoeveel systemen zijn er bij jouw kantoor in gebruik en zijn die aan elkaar gekoppeld en volledig geïntergreerd? Denk aan applicaties van verschillende leveranciers, voor dossiers, relatiebeheer of de boekhouding. Versnipperde tooling is een belangrijke indicator die vaak wordt genoemd als pijnpunt binnen de organisatie.

Op weg naar het kantoor van de toekomst

Marco Brinkman is ruim een jaar geleden de transitie van zijn kantoor gestart en is nu op weg naar het kantoor van de toekomst. Dijck & de Ridder is een succesvol administratie- en belastingadvieskantoor in Hilversum. Het kantoor bevindt zich in een transitiefase van traditionele on-premise software naar moderne cloudoplossingen. Ze signaleerden dat er steeds meer samenwerking tussen afdelingen plaats vond. Marco: “Zeker de financiële- en samenstelpraktijk gaan steeds meer in elkaar over. Daarnaast hebben we een grote diversiteit aan medewerkers en willen we continu bij zijn met administraties. Dus mijn medewerkers moeten snel cijfers kunnen maken. Daarom moeten we ervoor zorgen dat de administratie op orde is, zodat de ondernemer via Mijn Kantoor inzicht heeft in zijn financiële situatie en we snel kunnen schakelen.

Veranderende informatiebehoefte van de klant

We merken dat de informatiebehoefte bij de klant veranderd en ze willen zelf inzicht hebben in de administratie. Hoe staan ze ervoor? Dat is informatie waar ze op sturen. Net zoals ze in een app van de bank kunnen zien wat het saldo is, willen ze in hun boekhouding direct zien wat ze nog kunnen vorderen en wat ze moeten gaan betalen. We hadden een app voor het inschieten van inkoop- en verkoopfacturen, maar daarin konden klanten te weinig informatie terugvinden. We kregen klachten dat klanten niet konden zien wat zij ingestuurd hadden en dat ging wel eens fout.”

Aan de slag

Als jij één of meerdere situaties herkent, zou het zomaar kunnen dat jouw kantoor winst kan behalen door standaardisatie of automatisering. Zo voorkom je een berg werk per maand of kwartaal en verdeel je de werkdruk. Het stelt je in staat een vast patroon te ontwikkelen en meer grip op cijfers te krijgen.

Besluit je om te innoveren, focus je dan niet alleen op de software. Want hoewel technologie een belangrijke rol speelt bij digitale transformatie, draait het niet om de tooling die je gebruikt, maar wat je er mee doet.

Ben jij klaar voor de toekomst?

Technologische vooruitgang en de steeds veranderende markt hebben de manier waarop accountants waarde creëren veranderd. Exact voor Accountancy is er klaar voor. Jouw kantoor ook?