De risico’s van legacy software voor je accountantskantoor

Veranderen is bijna altijd lastig. Dat geldt zeker wanneer het gaat om het updaten van verouderde software, zogenaamde legacy software, die je gebruikt ter ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden op kantoor en de dienstverlening aan je klant. Vasthouden aan oude systemen is echter risicovol en overstappen naar moderne tools heeft wel degelijk voordelen. In dit blog komen beide aan bod zodat je zelf de afweging kunt maken of de baten van een overstap opwegen tegen de lasten.

Wat is legacy software

Legacy software zijn verouderde applicaties die gebruikmaken van achterhaalde technologie en standaarden. Elke onderneming maakt bepaalde technologische keuzes, gebaseerd op beschikbare kennis en de mogelijkheden van dat moment. De ontwikkelingen staan echter nooit stil, dus legacy software is niet iets wat je kunt voorkomen. Ze vormt echter wel een steeds groter probleem omdat goed onderhoud een aantal uitdagingen en risico’s met zich meebrengt. Bovendien loopt je de voordelen mis van nieuwe ontwikkelingen en blijf je achter bij anderen die wèl op tijd overstappen.

Risico’s van oude softwaresystemen

Veranderen is lastig omdat de mens nou eenmaal graag vasthoudt aan wat hij kent. Maar dat ‘vasthouden aan het bekende’ brengt in het geval van softwareapplicaties de nodige risico’s met zich mee. Zeker wanneer de systemen worden ingezet om bedrijfskritische processen te ondersteunen.

• Het up-to-date houden van oude applicaties is duur - Onderhoud vraagt steeds meer tijd en moeite naar mate de tijd verstrijkt; ervan uitgaande dat de benodigde kennis en ervaring om dit te doen voorhanden blijft, wat de afhankelijkheid van een goede eigen systeembeheerder vergroot. Ook de integratie met andere systemen wordt een steeds grotere uitdaging omdat oude en nieuwe technologieën maar tot op zekere hoogte op elkaar aansluiten.
• Onveilig en niet-compliant - Wet- en regelgeving veranderen continu en ook de eisen die worden gesteld aan de veiligheid van (persoonlijke) gegevens blijft niet lang hetzelfde. Oude software gaat uit van dito voorschriften waardoor je er als gebruiker zelf voor moet zorgen dat je aan alle eisen voldoet.
• Afbreuk aan medewerker- en klanttevredenheid - Bij de doorontwikkeling van softwareapplicaties wordt veel aandacht besteed aan gebruikersgemak en bereikbaarheid van de software. Goed geschoold en getalenteerd personeel wil niet werken met achterhaalde softwareapplicaties of onnodig bezig zijn met invoer van gegevens. Ook klanten verwachten dat je hen apps en een eigen portaal biedt voor selfservice en een gemakkelijke samenwerking.

Efficiëntie en verbinding

Verandering in de vorm van een overstap naar actuele software betekent bijna altijd een betere efficiëntie. Zowel op het vlak van kantoormanagement als voor de dienstverlening van je klanten. Denk daarbij aan het eenmalig vastleggen en daarna hergebruiken van gegevens; het met één druk op de knop kunnen opvragen of uitwisselen van gegevens en documenten; het werken met centrale digitale klantdossiers; meer inzicht hebben in en daarmee grip op de planning waardoor je sneller kunt schakelen als dat nodig is.

Moderne software zorgt ook voor een stuk verbinding. Verbinding tussen kantoormedewerkers onderling waardoor ze over de afdelingen en processen heen daadwerkelijk samen kunnen werken aan het beste resultaat voor de klant. De verbinding met de klant zelf wordt ook steeds belangrijker en bepalend voor de klanttevredenheid. Leveren wat de klant vraagt; tijdig en vooral ook relevant advies; klanten moeiteloos betrekken bij de werkzaamheden door bijvoorbeeld automatische herinneringen wanneer gevraagde informatie nog niet binnen is; collega’s niet meer te pas en te onpas lastigvallen voor antwoord op vragen. Stuk voor stuk voordelen die een overstap naar nieuwe software al snel de moeite waard maken.

Hoe toekomstproof is jouw kantoor?

Heb je specifieke vragen over de ‘houdbaarheid van je bestaande softwareoplossingen’ of andere zaken? Neem dan contact op met je accountmanager, bel naar 015 - 711 50 00 of stuur een e-mail naar info@exactonline.nl.