Volledig zonder handen boekhouden. Kan dat al?

Accountantskantoor Omnyacc Heerhugowaard groeit. Dit heeft vooral te maken met de aantrekkende markt. Om te groeien, kun je 2 dingen doen: nieuwe medewerkers aantrekken of automatiseren. Het accountantskantoor uit Heerhugowaard koos voor automatiseren met No hands accounting. Het resultaat: 5 uur tijdsbesparing per medewerker, per week.

Rigoureus besluit

Simon Verduin van Omnyacc Heerhugowaard nam in 2018 een rigoureus besluit: de boekhouding automatiseren. Destijds ondermeer ingegeven door het innovatie karakter van Omnyacc, maar ook vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. Uit een recente arbeidsmarktanalyse van NBA blijkt echter dat de vraag naar accountants nog altijd groter is dan het aanbod.

Nieuwe werkwijze opgelegd

“Toen wij overgingen op Exact Online, waren sommige medewerkers nog zeer gehecht aan het oude pakket en werkwijze”, blikt Simon terug. “Wij hebben de nieuwe manier van werken echt opgelegd aan iedereen. Want alles maar vrijblijvend willen aanbieden, vertraagt enorm en maakt het complexer. Om klanten te enthousiasmeren hebben we verschillende trainingen verzorgd.”

Door zijn hele organisatie in beweging te zetten, heeft er een verschuiving plaats gevonden. De administratietak is niet langer het ondergeschoven kindje, maar de basis van alles wat ze doen. Een aangifte indienen of de jaarrekening opstellen? Het begint altijd bij de administratie. De ‘administratieve hygiëne’ (een up-to-date administratie) is daarom een belangrijke prioriteit.

Sneller en betrouwbaarder verwerken

“Vanochtend kreeg ik een e-mail van een medewerker van de administratie. Een klant van ons werkt met handgeschreven bonnetjes, wat lastig is voor de scanservice en waardoor wij handmatige verkoopfacturen moeten opmaken.” ‘Kunnen we haar niet met de verkoopfactuurmodule laten werken?’ stelde de medewerker voor. “Kijk, dat is de spirit! Zien dat dingen sneller en betrouwbaarder kunnen en dat direct vertalen naar een oplossing. Zo kunnen we onze klanten echt ontzorgen.”

Optimaliseren No hands accounting

Simon’s automatiseringshonger was daarmee niet gestild en Omnyacc van Teylingen koos voor No hands Accounting van Exact. “Inmiddels werken wij ruim 3 jaar met No hands accounting en zijn we nu aan het optimaliseren. Bij iedere release komen er nieuwe modules of features beschikbaar waardoor we meer op de data kunnen vertrouwen en zijn we in staat om volledig op de adminstratie te steunen. Neem als voorbeeld de rekening-courant module of het opvragen van documenten via de chatfunctie. Dit werkt veel beter en sneller, echt uitstekend.”

PEPPOL

“Pas als klanten op PEPPOL zijn aangesloten, is handmatig boeken echt niet meer nodig”, stelt Simon. “Daarom is dat ook het uitgangspunt waar we met de klant naar toe willen werken, al is het jammer dat het nog relatief onbekend is bij sommigen. Het zelf inschieten van facturen vraagt ongemerkt behoorlijk wat handelingen. Met name als er een factuur ontbreekt, bijvoorbeeld van de telefonie. Een klant moet inloggen op de portal van KPN, de factuur daar ophalen en naar ons inzenden. Dat is omslachtig, liever schiet je die factuur direct de administratie in. Het mooiste zou zijn als als iedereen via PEPPOL gaat factureren, het is een supertool”

Verwerken jullie echt 100% automatisch?

“In theorie is het mogelijk”, zegt Simon. “Maar we blijven accountants en willen altijd nog zien wat er geboekt wordt. Het zou mooi zijn als we kunnen aangeven welke leveranciers we vertrouwen zodat we voor hen automatische verwerking kunnen aanzetten.”

Drukte tijdens btw maanden kan niet

Omnyacc Heerhugowaard verwerkt ruim 600 interne en externe administraties. 80% van de klanten levert zijn administratie digitaal aan: via Mijn[Kantoor] of email. De piek in drukte neemt af bij het kantoor uit Heerhugowaard door de automatisering. “Ons doel is realtime verwerking voor de klant. Daarom stimuleren wij onze klanten om regelmatig facturen aan te leveren. Een frequente aanlevering helpt ons de piekdrukte tijdens de btw-maanden te verlagen en sneller cijfers op te leveren.”

Wat heeft de automatisering opgeleverd?

“Als ik naar onze interne organisatie kijk, heeft No hands accounting gezorgd voor een tijdsbesparing van 4-5 uur per medewerker, per week. Voor onze klanten heeft het een actueel zicht op de administratie opgeleverd, tegen een normaal budget. Dit geldt niet alleen voor kleine bedrijven, ook voor grote bedrijven. Wij zijn heel tevreden en nog belangrijker, ik heb geen enkele klant die ontevreden is over de software.”