Rapportage Gemak / Exact Online Jaarrekening – gepersonaliseerd productiedraaien

Rapporteren als massaproductie, zonder concessies te doen aan de klantspecifieke elementen. Eén proces voor alle typen rapportages met ‘smart closing’ aan de basis zodat je altijd start met een schone, gecontroleerde kolommenbalans. Over een aantal maanden komt de nieuwe versie van Rapportage Gemak / Exact Online Jaarrekening beschikbaar waarin verschillende nieuwe stappen zijn gezet naar een toegankelijk, begrijpelijk en efficiënt rapportageproces. In dit blog een voorproefje van wat je kunt verwachten.

Op de schop

Een tekort aan gekwalificeerd personeel, toenemende wet- en regelgeving, veeleisende klanten. Accountants- en administratiekantoren moeten met hetzelfde aantal mensen steeds meer doen. Voor de dienstverlening betekent dit dat de aanpak, die jaren goed heeft gewerkt, op de schop moet. Dat geldt ook voor de manier waarop rapportages worden gemaakt. Dat is de reden dat we voor de nieuwste versie van Rapportage Gemak verder hebben gewerkt aan een gesloten, code gedreven proces. Door te werken met templates die je op kantoorniveau en per branche in kunt richten, kun je scherp aan de wind varen. 80% van de rapporten kun je van te voren al klaar zetten, 20% maak je klant- en doelgroepspecifiek. De bank wil nu eenmaal andere dingen zien in een rapport dan de ondernemer over wie het gaat of de fiscus.

Modern ingerichte keuken

Maar uiteindelijk gaat het niet om de output an sich, maar om hoe het proces wordt gefaciliteerd. Van het verzamelen, controleren en verrijken van data, naar rapporteren aan uitvragende partijen volgens geldende eisen en wensen. Dat proces willen we met Rapportage Gemak zo laagdrempelig mogelijk maken zodat je met minder middelen, meer kunt doen. Willekeurig welk type rechtspersoon of uitvragende partij, alle rapportages zijn gebaseerd op hetzelfde proces. Specifieke templates die je op kantoorniveau en per branche kunt inrichten, zorgen ervoor dat daarbij de juiste dataelementen (kosten, opbrengstsoorten etc.) worden gebruikt. Vergelijk het met een modern ingerichte keuken waar via eenzelfde proces maar met andere ingrediënten de heerlijkste gerechten worden gemaakt. Wil je het proces nog verder optimaliseren, kijk dan eens naar smart closing.

Smart closing

Met smart closing in Exact Online Boekhouden kun je met behulp van een gestructureerde checklist, automatische controles toepassen voor de periodieke afsluiting. Bijvoorbeeld met transacties in afwijkende dagboeken, btw op assurantiekosten en verwachte btw-codes voor een grootboek. De gecontroleerde, opgeschoonde kolommenbalans is een springplank naar je jaarrapport en je belastingaangifte. De formules die het proces van smart closing bepalen, kunnen alleen worden aangepast door díe persoon die daartoe gerechtigd is. Op die manier weet je dat er niets ongeoorloofds gebeurt tijdens het proces van standaard controles en kun jij met een gerust hart je rapportages direct baseren op een opgeschoonde kolommenbalans. Je richt je vervolgens op het controleren van een klein aantal activiteiten waar controle handmatig is gebeurd en besteed je tijd verder aan die dingen waarmee je echt verschil kunt maken voor de klant.

Sneak preview Rapportage Gemak

Concrete ontwikkelingen voor de te lanceren nieuwe versie van Rapportage Gemak / Exact Online Jaarrekening zijn onder andere:

1. Een flinke uitbreiding van het aantal templates waardoor je meer kunt gaan rapporteren dan wettelijk vereist is. Zonder daarbij het risico te lopen dat je door de bomen het bos niet meer ziet, want de inrichting van de templates bepaal je zelf.
    
2. Naast rapportages voor kleine rechtspersonen komen ook de rapportages voor middelgrote ondernemingen beschikbaar. Deze kun je vanzelfsprekend ook gebruiken om je rapportages voor kleine rechtspersonen uit te breiden.
    
3. Ook wat gebruiksvriendelijkheid worden er dit jaar de nodige stappen gezet:
   
   
   • De look & feel is intuïtiever en reviewen wordt daarmee makkelijker. Je ziet nog duidelijker waar sprake is geweest van handmatig werk en waar controle nodig is.
      
   • In tegenstelling tot eerdere versies van de software waar je een pdf moest maken van je rapport om te zien hoe het eruit komt te zien, werk je in de nieuwe versie van Rapportage Gemak direct in de uiteindelijke lay-out van je rapport.
      
   • Een statusoverzicht met notificaties en meldingen geeft aan waar jouw aandacht nog vereist is.

Wil je de nieuwe versie met eigen ogen zien?

We laten je graag zien hoe de nieuwe versie van Rapportage Gemak / Exact Online Jaarrekening ervoor zorgt dat je nog beter geïnformeerd bent, nog meer in control. Op dinsdag 27 juni presenteert collega Martijn Barneveld alle ins en outs tijdens een lunchbreak webinar van 12.30 – 13.00 uur waarvoor je je gratis kunt inschrijven. Meer informatie over het webinar en de mogelijkheid om je aan te melden, vind je hier.

Wil je niet zo lang wachten? Neem dan contact met ons op door te bellen naar 015 - 711 50 00 of een e-mail te sturen naar info@exactonline.nl. Ben je al klant bij Exact? Dan kun je natuurlijk ook contact opnemen met je accountmanager.

* Smart closing is een nieuwe feature in Exact Online Boekhouden waarbij je doorlopend in de gaten houdt welke gegevens er al dan niet voor elk dossier aanwezig zijn. Op die manier verzamel je alle relevante informatie op het moment dat je nog weet waar het over gaat. Je verspreidt het werk over het jaar, voorkomt piekbelasting en verdeelt het onderhanden werk optimaal over alle kantoormedewerkers.