Goed verandermanagement is key | Exact Spod On accountancy podcast afl. 6

De CIO-rol van Bart werd in het leven geroepen omdat de organisatie het belang en de noodzaak tot verandering wilde benadrukken. “Wat ik vanuit die rol doe, is op zoek gaan naar vernieuwende, digitale manieren om onze klanten beter te kunnen helpen. De reden daarvoor is zowel defensief als offensief. Ik zie signalen in de markt dat er verandering op komst is. Hierop moeten we ons voorbereiden, zodat we over tien of twintig jaar nog relevant zijn. Daarvoor is het van belang om zoveel mogelijk werkzaamheden te standaardiseren en automatiseren.”

Van vraagstuk naar strijdplan

In 2013/2014 klonk het startsein voor die digitaliseringsslag. “We hebben een strijdplan gemaakt: waar willen we naartoe als organisatie en wat moet er veranderen om daar te komen? Eén van de redenen daarvoor was dat medewerkers aangaven dat ze slimmere systemen en minder handmatig werk wilden. De eerste stap die we toen gemaakt hebben, is het vervangen van ons CRM-systeem en facturatiesysteem. Dat was een fors project waarbij we veel hebben geleerd over verandermanagement.”

Coalitie van kartrekkers

“De belangrijkste les daarbij is dat je een sterke groep nodig hebt vanuit de praktijk; een kartrekker binnen elke afdeling. Die kartrekkers zijn mensen met durf, lef en leiderschap die achter de verandering staan. Met hen richt je een coalitie op. Zorg dat zij de visie omarmen, uitdragen en goed kunnen uitleggen waarom verandering noodzakelijk is. Zo kunnen zij helpen om stap voor stap een transformatie door te voeren binnen het bedrijf. Ze delen de ‘lessons learned’ binnen hun team en geven het goede voorbeeld op momenten dat het even wat moeizamer verloopt. Wat mij betreft is dit onmisbaar.”

Stick to the plan

Het eerste halfjaar nadat je een verandering introduceert, is volgens Bart het moeilijkst. “Verandering zorgt altijd voor weerstand; mensen die het er niet mee eens zijn of die vinden dat het niet nodig is. Om een transformatie van de grond te krijgen, is het belangrijk dat je ondanks die weerstand blijft volhouden en niet van het plan afwijkt. Natuurlijk moet je wel regelmatig evalueren: waar komt die weerstand vandaan en hebben we misschien iets over het hoofd gezien? Dat kan namelijk gebeuren.”

“Een ander belangrijk element voor een succesvolle digitale transformatie is laten zien dat het werkt. Boek je successen, deel die dan binnen de organisatie. Hiermee onderbouw je je verhaal. Dat neemt vaak een groot deel van de weerstand weg en zorgt ervoor dat mensen de voordelen gaan inzien. Het helpt bij de interne overtuiging.”

Goed verwachtingsmanagement

Wat hij anders zou doen met de kennis van nu? De verwachtingen beter managen. “We zijn soms te optimistisch geweest, waardoor je aan de voorkant teveel belooft: “Door deze verandering wordt het makkelijker, sneller, beter en leuker". Dat is natuurlijk ook zo, maar niet op korte termijn. Je moet namelijk eerst een lang en moeilijk traject door voordat je op dat punt bent. Dat hebben we in het begin niet zo benoemd, wat in de praktijk soms voor teleurstellingen zorgde. Als we nu een groot verandertraject starten, dan benoemen we dat het een lange weg wordt. Dat zorgt voor een beter verwachtingsmanagement bij medewerkers."

Proberen en evalueren

“Mijn tip voor andere kantoren? Blijf niet hangen in het analyseren van de markt en de mogelijkheden, maar begin gewoon. Je hoeft niet gelijk een colossaal verandertraject op poten te zetten, je kunt ook klein beginnen met bijvoorbeeld één team of tien klanten. Denk agile en probeer nieuwe dingen uit. Geef het minstens een half jaar de kans en bouw daarna een evaluatiemoment in. Werkt het niet? Jammer, maar laat het dan varen. Levert het goede resultaten op? Dan ga je opschalen en start je wél dat grote verandertraject. Door op deze manier te werken, maak je het behapbaar.”

Beluister ook de andere afleveringen

Dit was de laatste aflevering van seizoen 2 van de Exact Spod On podcast. Wil je de vorige afleveringen beluisteren? Klik dan op onderstaande button.