Nut en noodzaak van digitale werkprogramma’s

Efficiëntie, voorkomen van inconsistentie, verhogen van kwaliteit en zelfs werkgeluk van medewerkers worden genoemd als voordelen van digitale werkprogramma’s. We gaan met een aantal accountants in gesprek over het nut en de noodzaak van deze vorm van ondersteuning. Franc Meijer (Accountant, Tamek Accountants & Belastingadviseurs B.V.), Martijn Boelhouwers, (Partner, Qconcepts) en Rolf Rudolphy (Senior Accountant Audit, Van der Veen & Kromhout Accountants & Adviseurs) gaan in op de voordelen van het werken met digitale werkprogramma's, overwegingen bij de evaluatie van software en content en wat je met werkprogramma’s vooral wél en niet moet doen.

Van statisch naar intelligent

Op de vraag hoe checklists voor controleopdrachten op dit moment worden bijgehouden liepen de antwoorden uiteen. Twee kantoren maken al langere tijd gebruik van digitale checklists voor controle- en (samenstel-)opdrachten. “Voor ons was de introductie van het WTA vergunningenstelsel en de verantwoording naar controlerende instanties de directe aanleiding om te gaan werken met elektronische dossiers en digitale checklists in de softwareoplossing FDS”, aldus Rolf van Van der Veen & Kromhout. Bij Tamek is dit eveneens het geval. Franc: “Ook wij maken al meer dan 12 jaar gebruik van de digitale checklists in FDS. Onze drijfveer om hiermee te werken is dat je op deze manier zeker weet dat je alle facetten meeneemt die vanuit de SRA worden voorgeschreven als richtlijnen voor een goed dossier”. Qconcepts zit op dit moment middenin de evaluatie van een digitale oplossing. Martijn: “Onze controlewerkzaamheden zijn afgeleid van de COS/ISA en op dit moment nog beschreven in Word- en Exceldocumenten. We missen echter intelligente controlemogelijkheden en checks op inconsistenties van de antwoorden.”

Efficiency, consistentie en werkgeluk

Alle drie de accountants ervaren de voordelen van het werken met digitale werkprogramma’s. Franc bijvoorbeeld vindt het een voordeel dat je bij de voorbereiding van samenstelopdrachten zelf aan kunt geven welke onderdelen je meer aandacht wilt geven. Ook het hergebruik van teksten uit voorgaande jaren bij werkstappen is volgens hem een pré. Net als het meenemen van documenten die je één keer aan het dossier hebt toegevoegd naar het lopende boekjaar. “Je ziet op elk moment precies waar je bent gebleven tijdens je werkzaamheden aan een opdracht. De aangegeven volgorde van de werkzaamheden is logisch en zorgt voor een meer systematische aanpak van je werk.” Martijn verwacht dat met het verder automatiseren van de standaard werkzaamheden de kans op inconsistenties in antwoorden vanuit de controlewerkzaamheden aanzienlijk zal dalen. “Ik verwacht daarnaast dat het een aanzienlijke bijdrage gaat leveren aan het werkgeluk van onze professionals. De werkdruk zal in de toekomst alleen maar toenemen; door simpele handelingen waar mogelijk te automatiseren, hopen we dat in elk geval deels te kunnen ondervangen.” Rolf ziet als voordeel dat je met een digitaal werkprogramma eenvoudig(er) werk van controleopdrachten kunt verdelen over medewerkers van het kantoor. “Doordat je volgens een bepaalde standaard gaat werken en de taken tot in detail zijn beschreven, kun je werkzaamheden die je normaal wellicht zelf zou doen, eenvoudiger overdragen aan een assistent accountant. Hierdoor hou je zelf meer tijd over voor de werkzaamheden waar meer kennis en ervaring voor nodig is.”

Eigenwijs

Gebrek aan capaciteit om een verandering te realiseren. Investering weegt niet op tegen kosten/uren in relatie tot de controleportefeuille. Noodzaak van introductie van digitale werkprogramma’s wordt niet ingezien (‘we doen toch alles goed?’). Maar ook simpel eigenwijsheid of gebrek aan strategische focus. Dit zijn volgens de geïnterviewden de voornaamste redenen waarom kantoren níet aan de slag gaan met digitale werkprogramma’s. Franc: “Alleen al de efficiency die je behaalt, is reden genoeg om met digitale werkprogramma’s te gaan werken. Daarnaast weet je op die manier zeker dat je met de laatste content werkt. Kantoren die met Excel blijven werken, laten volgens mij altijd steken vallen op het gebied van wetgeving.” Rolf: “De standaardisatie die je met werkprogramma’s realiseert, zou door kantoren ook als nadeel kunnen worden gezien, omdat het je tot een bepaald stramien dwingt. Aan de andere kant maakt standaardisatie het leven van een assistent accountant veel makkelijker en is hij/zij sneller en vollediger inzetbaar. Met het huidige tekort aan capaciteit denk ik geen onbelangrijk detail.”

Wil je meer weten over de mogelijkheden van digitale werkprogramma’s?

Op 24 november a.s. organiseren wij van 12.30 tot 13.00 uur een webinar waarin collega Roos Timmermans je een update geeft waar we staan met het ontwikkelen van het werkprogramma van de toekomst. Een mooie gelegenheid om in een half uur kennis te maken met de mogelijkheden van digitale werkprogramma’s!