Hoe je tijd bespaart tijdens periodecontroles met de Smart Closing-checklist

Veel accountants of boekhouders controleren de administratie nog handmatig. Met Smart Closing in Exact Online Boekhouden Professional is dat definitief verleden tijd. Dankzij deze toepassing kun je de btw-aangifte en de jaarafsluiting voor jouw klanten vlot en accuraat uitvoeren en hoge kwaliteit van de financiële gegevens garanderen.

Klanten rekenen op hun boekhouder of accountant voor een snelle, correcte en betrouwbare verwerking van financiële gegevens in hun boekhouding. Dat is een flinke uitdaging in een tijd waarin een flink tekort is aan gekwalificeerde medewerkers en veel werk door weinig professionals moet worden gedaan. Het handmatig controleren van de administratie is een tijdrovende bezigheid. Als je dit kunt automatiseren, bespaar je niet alleen tijd. Door het minimaliseren van handmatig werk wordt ook de kans op menselijke fouten ook nog eens een stuk kleiner.

Signalen bij afwijkingen

Dankzij Smart Closing worden veranderingen en onjuistheden in de administratie voor jou gesignaleerd. Smart Closing is een checklist die een klantenadministratie op nauwkeurigheid, volledigheid en betrouwbaarheid controleert. De checklist is een combinatie van onder meer indicatoren, validaties, afhankelijkheden, ja / nee vragen en nog veel meer om uniformiteit te creëren binnen het kantoor.

Via vooraf ingestelde criteria van indicatoren worden verwerkingen en ontwikkelingen gecontroleerd in de boekhouding. Bij afwijkingen van deze criteria komen er signalen in de checklist naar voren die je direct kunt oplossen en waarbij je toelichtingen kunt vastleggen. Deze checks kun je volledig aanpassen naar je eigen wensen. Voorbeelden van deze checks zijn:

• Signaleren of tussenrekeningen een saldo hebben van 0 euro.
• De grootboeken van materiële en immateriële vaste activa controleren en signaleren of alle assets zijn afgeschreven en of deze boven een bepaalde waarde liggen. Denk hierbij aan 450 euro voor de materiele vaste activa (fiscale wetgeving).
• Aansluiting van grootboeken debiteuren en crediteuren met openstaande postenlijst. Hierdoor waarborg je de aansluiting.
• Controleren en signaleren of er openstaande posten zijn voor verkopen die vanuit bank, kas en memoriaal dagboek zijn geboekt. Hierdoor check je ontbrekende facturen of onterechte boekingen.
• Signaleren of er facturen ouder zijn dan 1 jaar voor terugvordering btw en mogelijk voorziening dubieuze debiteuren
• Controleren of de gebruikte btw-code in de transactie aansluit bij de landcode van de leverancier of klant.
• Signaleren of het btw-nummer van leveranciers en klanten van binnen de Europese Unie (met wie een transactie heeft plaatsgevonden) is ingevuld en correct is volgens de VIES-check.
• Instellen dat een bepaalde btw-code alleen voor specifieke grootboeken kan worden gebruikt, bijvoorbeeld assurantiekosten die geen voorbelasting hebben.

Correcties reviewen

Behalve voor drukke accountants en boekhouders is zo'n checklist ook erg handig voor junior collega's. De checklist helpt hen om eenvoudig signalen in de administratie een voor een af te handelen om de kwaliteit te verbeteren en de afwijkingen vast te leggen. Wil je de checklist nog eens laten reviewen? Geen probleem: optioneel kun je een reviewer de aanpassingen en doorgevoerde correcties laten controleren. Zo werk je samen naar een volledige en correcte administratie.

Automatische acties

Bij het afronden van de checklist krijg je direct de mogelijkheid om automatische acties uit te voeren. Zo kun je bijvoorbeeld de boekingen van de financiële perioden verwerken, dagboeken voor de financiële perioden afsluiten, cijfers vrijgeven aan je cliënt en standaard documentatie generen. Met deze documentatie heb je altijd inzicht in de controles die zijn uitgevoerd, in de uitkomsten hiervan en in vastleggingen voor het jaarwerk. De volgende documenten worden gegenereerd:

• Checklist-verslag (pdf)
• Checklist signalen (Excel)
• Balans en winst- en verlies (Excel)
• Door de gebruiker geüploade documenten
• De inkoopfacturen voor de materiële en immateriële vaste activa inclusief watermerk met het boekstuknummer.

Twee standaardtemplates voor checks

Deze checklist wordt uitgevoerd op basis van de periodes die je zelf bepaalt en kan in bulk worden aangemaakt. De indicatoren valideren hierdoor de data over de juiste perioden. Exact levert twee standaardtemplates: een voor de btw-aangifte met specifieke checks voor de btw en een template voor het jaarwerk, die niet alleen btw-checks uitvoert, maar ook balansposten, cijferanalyses en andere belangrijke onderdelen controleert. Je kunt de checklist als template ook volledig naar eigen wens aanpassen om deze controles binnen je kantoor te automatiseren en integreren. De checklist kan je over alle klantadministraties uitvoeren.

Dankzij deze documenten heb je gelijk inzicht in de status van de administratieve dienstverlening voor het jaarwerk. Maak je gebruik van de dossierfunctie binnen Exact Online? Dan worden de documenten ook direct hier opgeslagen. Heb je een SharePoint koppeling? Dan worden documenten ook gelijk gesynchroniseerd.

Meer informatie over Smart Closing

Smart Closing is beschikbaar als onderdeel van de Exact Online Boekhouden Professional-editie. Heb je interesse of wil je meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact op met je accountmanager of bekijk het webinar. Of pas je abonnement direct aan naar Professional zodat je gelijk gebruik kunt maken van deze functie.