Accountancy
UBL: Direct overstappen of een hybride model?
Is met de komst van UBL het handmatig boeken en verwerken van facturen verleden tijd? Lees in dit blog mijn kijk hierop en hoe je van handmatig factureren naar een gerobotiseerde boekhouding gaat. OF, hoe je het allebei blijft toepassen in een hybride model. Dat is pas facturatieproces 3.0.
De elektronische postkoets
In mijn eerste jaren in de ICT kon ik maar niet wennen aan het idee dat een verzendende partij een factuur opmaakt in een boekhoudpakket, print en mailt. Om vervolgens bij de ontvangende partij het proces nog eens te doorlopen in omgekeerde volgorde. Het was wel digitaal, maar niet bepaald efficiënt: iets als een elektronische postkoets.
Rond 2004 introduceerden we bij mijn toenmalige werkgever als antwoord hierop de oplossing 'e-billing', voor die tijd een revolutionair concept. Achteraf te vroeg. De markt was er simpelweg nog niet aan toe. Nu, ruim 10 jaar later, is er veel veranderd. Het aantal facturen dat per post wordt verstuurd, is drastisch gedaald en het mailen van facturen via PDF is sterk toegenomen.
UBL als standaard
De markt voor Scan & Herken oplossingen is dan ook enorm gegroeid. Bij dit soort oplossingen worden PDF’s feitelijk omgezet naar leesbare XML-files die worden aangeboden als boekingsvoorstellen in bijvoorbeeld Exact Online. Daarbij heeft ook de term UBL zijn intrede gedaan. Dat is een standaard formaat waarmee softwareleveranciers eenvoudig financiële gegevens kunnen uitwisselen en inkoopfacturen niet meer handmatig worden ingevoerd. Op basis van regelafstemming kun je boekingen op detailniveau uitwisselen wat leidt tot minder correctiewerk (ideaal bij ‘hoofdpijn-facturen’).
Wat is het precies?
UBL staat voor Universal Business Language (UBL). Dit een standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het opstellen en uitwisselen van facturen of bestelbonnen. Zowel de Nederlandse als Belgische overheid hebben gekozen voor UBL 2.0 als standaard XML-formaat voor digitaal factureren. Ondanks dat de meeste softwareleveranciers inmiddels UBL 2.0 formaten ondersteunen, blijken er in de praktijk nog ‘dialect’ verschillen te zijn.
Is UBL het toverwoord ?
Deze vraag krijgen we vaak. Volgens mij geeft het veel gemak, maar het blijft de vraag of de markt eraan toe is. Hoewel softwareleveranciers er klaar voor zijn, zijn veel partijen die facturen verzenden dat op dit moment nog niet. Bovendien zal niet iedere leverancier direct overstappen op UBL als ze er niet direct voordeel uit kunnen halen. Eén van onze software partners, InvoiceSharing, springt hier handig op in door ‘oude’ formaten om te zetten naar het juiste UBL-formaat.
Exact Online gebruikers kunnen al lang UBL-facturen versturen en ontvangen. Toch ontvangen zij ook nog ‘ouderwetse’ facturen (via Tante Post) of PDF's. Om beide facturen te kunnen verwerken, is een hybride model nodig.
Hybride in Exact Online
Binnen Exact Online is dat hybride model zichtbaar in het vernieuwde scanoverzicht: dat is de centrale plek waar facturen samenkomen. Naast via Scan & Herken gecreëerde boekingsvoorstellen verschijnen daar vanaf komende maand ook UBL-facturen (in plaats van in de digitale brievenbus). Daaronder zijn UBL-facturen die zijn verstrekt via Exact Online zelf, maar ook via andere softwareleveranciers zoals InvoiceSharing.
Met dit hybride model creëren we een 'document entry point' waarbinnen klanten via het vernieuwde scanoverzicht het invoerwerk zoveel mogelijk automatiseren, accorderen en documenten direct op de juiste wijze alloceren. Kortom, de elektronische postkoets verandert langzaam maar zeker in een gerobotiseerde boekhouding.
