Urenschrijven: liever niet, maar als het moet dan efficiënt

Steeds meer accountantskantoren werken met vaste prijzen, al dan niet in abonnementsvorm. Dat is prettiger voor de medewerkers, eenvoudiger om te factureren en je klant weet precies waar hij aan toe is. Toch kun je in een aantal gevallen behoefte hebben aan het bijhouden van uren. Bijvoorbeeld voor het doen van steekproeven of voor het correct doorberekenen van extra werk dat op verzoek van je klant is gedaan bovenop de reguliere werkzaamheden. Op die momenten wil je kunnen beschikken over moderne, gebruiksvriendelijke urenregistratiesoftware waarmee een vervelende klus in een handomdraai is gedaan.

Extra werkzaamheden en steekproeven

Weinig mensen worden blij van het bijhouden van hun administratie en dat geldt zeker voor het schrijven van uren. De gemiddelde kantoormedewerker weet soms aan het eind van de dag al niet eens meer wat hij ’s ochtends heeft gedaan, laat staan dat hij nog kan achterhalen hoeveel uur hij in het begin van de week aan zijn klanten heeft besteed. Ook een vennoot die op basis van de gewerkte uren gaat bepalen wat hij elke klant in rekening gaat brengen, staat elke maand weer voor een flinke uitdaging om budget en realisatie met elkaar in lijn te brengen. Genoeg redenen te bedenken dus waarom je wilt werken met vaste prijzen. Maar soms kan het schrijven van uren toch nodig zijn. Bijvoorbeeld wanneer een klant naast de reguliere werkzaamheden je hulp nodig heeft bij een krediet- of investeringsaanvraag. Ook voor steekproeven schrijf je tijdelijk uren om te zien of je (nog steeds) genoeg geld overhoudt aan de afgesproken tarieven voor reguliere werkzaamheden. Want je wilt natuurlijk wel weten waar je geld verdient en/of waar je geld laat liggen.

Vaste prijzen

Kantoren die nog niet zijn overgestapt naar vaste tarieven voor hun dienstverlening, denken vaak dat ze hierdoor minder geld aan hun klant in rekening kunnen brengen. Niets is echter minder waar! Door te werken met vaste prijzen neem je als kantoor een risico, wat je vanzelfsprekend doorberekent in je prijscalculatie. Dit zal elke cliënt begrijpen, zeker wanneer je aangeeft regelmatig steekproeven te doen om te zien of de te verrichten activiteiten nog steeds goed in verhouding zijn met het geld dat zij daarvoor betalen en de gemaakte werkafspraken met de cliënt. Bijkomend voordeel is dat de cliënt iedere maand een nota krijgt, wat beter is voor zijn liquiditeit. Tweede extra voordeel van werken met vaste prijzen is dat dit in bijna alle gevallen een extra stimulans is om als kantoor efficiënter te gaan werken. Op zijn beurt betekent dit dat je met een beperkt aantal medewerkers meer werk kunt verzetten, in het kader van de schaarste op de arbeidsmarkt een prettige bijkomstigheid. Ook intuïtieve software voor urenregistratie draagt bij aan een strak georganiseerde dienstverlening, maar aan welke voorwaarden moet dit soort applicaties voldoen?

Voorwaarden

Het correct en tijdig vastleggen van gewerkte uren wordt makkelijker wanneer er sprake is van een gebruiksvriendelijk systeem dat je altijd en overal kunt gebruiken.

• Intuïtief - administratievoeren wordt een stuk minder belastend wanneer het systeem waarin de gegevens worden vastgelegd eenvoudig is in gebruik. Waarin medewerkers zonder zoeken en met zo min mogelijk klikken de informatie op de juiste plek kunnen vastleggen.
• Altijd - als er teveel tijd zit tussen het maken van de uren en het vastleggen ervan, kunnen er onnodig fouten ontstaan of zelfs uren over het hoofd worden gezien. Hierdoor loopt je kantoor inkomsten mis en krijg je een verkeerd beeld van de marges op projecten. Zorg ervoor dat medewerkers eenvoudig en ‘on the job’ uren vast kunnen leggen (ook mogelijk via spraakherkenning!), zodat het een integraal onderdeel wordt van de werkzaamheden.
• Overal - niet iedereen heeft op elk moment een laptop tot zijn beschikking om toegang te hebben tot het urenregistratiesysteem. Zeker niet wanneer je gebruik wilt maken van momenten waarop medewerkers even niets om handen hebben en die tijd kunnen gebruiken om uren te schrijven. Werk met urenregistratiesoftware die je met verschillende devices kunt benaderen, zónder dat je daarbij concessies doet aan de veiligheid van de data.

Meer weten?

Een goede urenregistratie wanneer dit nodig is, draagt bij aan professioneel kantoorbeheer. Meer weten over de voordelen? Bekijk dan de checklist. Meer informatie over urenregistratie en andere onderdelen van de totaaloplossing Exact Online Boekhouden bekijk je op onze website.