Snel factureren? Ga aan de slag met Peppol

Wist je dat op dit moment meer dan 80% van alle facturen in Nederland handmatig wordt ingevoerd? Hierdoor blijven facturen te lang liggen, ontbreekt een actueel inzicht en ontstaan er soms zelfs cashflowproblemen. Gelukkig kan factureren tegenwoordig sneller, betrouwbaarder en goedkoper als je kiest voor elektronisch factureren met behulp van Peppol. In dit artikel leggen we je uit wat het is en hoe het werkt. 

Wat houdt elektronisch factureren in?

Elektronisch factureren betekent automatische en directe uitwisseling van facturen tussen boekhoudsystemen van organisaties. E-facturen zijn facturen in UBL-formaat die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld. Met alle verschillende boekhoud- en ERP-applicaties kun je al digitale facturen sturen. Denk hierbij aan pdf’s versturen via e-mail. Dit levert al een snellere verwerkingstijd op in vergelijking met papieren facturen via de post, maar het kan dus nog efficiënter via e-facturatie. En daar komt Peppol om de hoek kijken.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een speciaal beveiligd netwerk waar bedrijven en organisaties (inclusief overheidsinstellingen) onderling elektronisch facturen kunnen uitwisselen. Dit internationale afsprakensysteem is opgericht in 2008.

Via Peppol wissel je veilig en real-time berichten uit van hoge kwaliteit. Is zowel jouw administratie als die van de ontvanger geregistreerd op het netwerk? Dan wordt je elektronische factuur direct vanuit jouw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd (system-to-system). Dit voorkomt fouten en zorgt dat de facturen die via Peppol worden uitgewisseld, in de meeste gevallen automatisch ingeboekt worden in de administratie.

Hoe werkt Peppol?

E-facturen (elektronisch facturen conform UBL-standaard) worden via het Peppol-netwerk uitgewisseld als versleutelde berichten. Je moet je bedrijf aanmelden bij een Access Point om zelf ermee aan de slag te gaan. De meeste Exact producten bieden deze mogelijkheid standaard aan.

Voordelen van Peppol

• Sinds een paar jaar zijn overheden en alle aanbestede diensten verplicht om bij inkoopovereenkomsten elektronische facturen te ontvangen en verwerken. Met Peppol kun je hieraan voldoen.
• Je verwerkt facturen in minuten, in plaats van dagen. Binnenkomende facturen worden automatisch ingelezen, ingeboekt en na goedkeuring uitbetaald. Hier is geen handmatig werk meer voor nodig. 
• Iedereen die het Peppol-netwerk gebruikt, moet zich identificeren. Zo weet je zeker dat de facturen vanaf de juiste afzender komen en voorkom je spookfacturen. Ook kunnen documenten niet onderschept worden, wat bijvoorbeeld wel kan bij e-mail. 
• Je minimaliseert de kans op fouten en je medewerkers hoeven zich niet meer bezig te houden met handmatig, tijdrovend uitzoekwerk. Zo kunnen ze hun tijd productiever besteden. 
• Facturen worden sneller betaald, omdat de ontvanger hier geen omkijken meer naar heeft. Daarnaast staan facturen direct in je boekhouding, waardoor je administratie automatisch is bijgewerkt. Hierdoor heb je altijd een juist beeld van je inkomsten en uitgaven, en verbeter je je cashflow. 
• Met 'Factuur status berichten' heb je altijd inzicht in de status van je verzonden e-factuur indien ook de ontvanger gebruik maakt van software die dit ondersteunt. Je kunt dus zien dat je factuur ontvangen is, maar ook hoe het ervoor staat met de verwerking.  (Exact Online biedt deze mogelijkheid.)
• Wanneer je gebruik maakt van Peppol, is de kans op een datalek kleiner. Het gebeurt bijvoorbeeld niet meer dat een factuur met persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terecht komt, omdat facturen automatisch uitgewisseld worden. 

Peppol en Exact Online

Exact stimuleert het gebruik van e-factureren en is daarom ook nauw betrokken bij de ontwikkeling en adoptie van Peppol. Wij geloven namelijk dat het onze klanten veel efficiëntie kan opleveren. Aanmelden op het Peppol-netwerk kun je gemakkelijk doen vanuit onze software. Exact Online begeleidt je erbij. 

Belangrijk is om je relaties (of klanten, als je een accountant bent) in te lichten dat je e-facturen kunt versturen en/of dat je graag e-facturen wenst te ontvangen via Peppol. De voordelen die voor jou gelden, gelden tenslotte ook voor hen. Misschien hebben ze de mogelijkheid al, maar weten ze niet dat jij ook op het Peppol-netwerk bent aangesloten. En anders kan dit een stimulans voor hen zijn om zich ook te laten registreren bij het Peppol-netwerk!

Start met Peppol

Wil jij ook veilig, snel en zorgeloos elektronisch factureren? Lees hier verder of neem contact op met ons. Wij helpen graag bij het omarmen van Peppol en e-facturatie.