Werkprocessen optimaliseren = werk minimaliseren

Als bedrijf is het essentieel om voortdurend te vernieuwen om geen waardevolle kansen te missen. Dit geldt zeker voor accountantskantoren. Vernieuwen doe je niet puur om te vernieuwen, maar het is altijd goed om je werkwijze regelmatig te evalueren. Zijn al je processen nog efficiënt? Doe je geen dubbel werk? En kun je repetitieve taken automatiseren? Thom van Velsen, Exact-expert op het gebied van accountancy software, benadrukt: “Zorg ervoor dat je regelmatig je eigen processen onder de loep neemt om ruimte te vinden om die processen en werkwijze toekomstbestendig in te richten.”

Inspelen op recente ontwikkelingen

Wat houdt toekomstbestendig dan in? Bijvoorbeeld dat je inspeelt op recente ontwikkelingen. Neem de krappe arbeidsmarkt. Medewerkers hebben het voor het kiezen: het is moeilijk om aan goede medewerkers te komen terwijl er ongelofelijk veel werk is dat moet worden gedaan. Medewerkers willen zinvol werk doen en overal kunnen werken en de nodige vrijheid hebben om hun werk naar eigen inzicht in te richten. Daarnaast weet ieder accountants- en administratiekantoor dat klanten steeds hogere eisen stellen. Een kantoor is er al lang niet meer alleen voor de boekhouding, maar wordt ook geacht zijn klanten te adviseren. Daar is meer tijd en ruimte voor als je routinematige taken automatiseert en documentbeheer stroomlijnt. “Innovatie zit niet alleen in software, maar ook in dienstverlening en procesverbeteringen”, aldus Thom. Door deze aspecten te verbeteren, kun je zowel je medewerkers als je klanten beter van dienst zijn.

Efficiëntere processen en betere klantervaring

Efficiënter werken staat bij heel wat organisaties op de wensenlijst, blijkt uit

Uit de Mkb Barometer van 2023. 30% van de accountants- en administratiekantoren ziet efficiënter werken als belangrijkste organisatiedoelstelling. Twee doelstellingen die daarmee samenhangen, worden ook veel genoemd:

• Automatisering (30%)
• Het vinden en behouden van medewerkers (27%)

Daarnaast geeft 39% van de kantoren aan dat dat digitaliseringsverbeteringen al hebben geleid tot efficiëntere bedrijfsprocessen en een verbetering van de klantervaring.

Een beetje aanpassen, veel gestroomlijnder werken

Met slimme kantoorbeheersoftware kun je je werkprocessen op een gestructureerde en efficiënte manier organiseren. Dit is een cruciale stap in het moderniseren van je kantoor. We kennen allemaal die collega die al 20 jaar trouw een Excel-sheet bijhoudt. Hoewel dat bewonderenswaardig is, biedt slimme kantoorsoftware veel meer mogelijkheden. Denk aan software die automatisch aangeeft wanneer een taak is voltooid. Of de mogelijkheid om naadloos samen te werken met je collega’s, waarbij iedereen in Exact Online dezelfde actuele planning ziet, in plaats van verschillende versies van een sheet. Zo weet je altijd precies wat de stand van zaken is en kun je met vertrouwen vooruit

Optimaliseer je werkdag met kantoorbeheersoftware

Als accountant wil jij je dag starten met werkzaamheden die de meeste urgentie hebben. Met de slimme software van Kantoorbeheer van Exact heb je direct inzicht in lopende projecten. Ook je tijdsbesteding en je marges zijn in één oogopslag zichtbaar. Thom: “Ik denk dat het veel prettiger is om met een suite te werken die al helemaal integreert van boekhouding tot kantoorbeheer tot jaarrekening. Dat je dat misschien je proces een beetje aan moet passen of afscheid moet nemen van de klant die niet digitaal wil aanleveren... Dat is dan helaas zo.”

Bedenk daarbij wel dat innovatie niet alleen in software zit, zegt Thom. “Het zit ook in dienstverlening en procesverbeteringen. Hoe je die realiseert? Je eigen medewerkers kunnen je dat precies vertellen. En anders kom je er gemakkelijk achter door te observeren wat er allemaal op kantoor gebeurt.”

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.