Digitaal samenwerken in de bouw

Van oudsher is de bouw een sector met een lage automatiseringsgraad. Waar andere sectoren soms al vrij  ver zijn als het gaat om digitale transformatie, werken veel bouwbedrijven nog behoorlijk ‘analoog’. Vaak ontbreekt er een goede (digitale) koppeling tussen de bouwplaats aan de ene, en de backoffice aan de andere kant. Niet zelden worden urenbriefjes en bonnen nog aan het einde van de week verzameld en op kantoor handmatig verwerkt in de administratie.

Het gevolg: een weinig transparant proces, met veel administratieve rompslomp en een aanzienlijke kans op fouten. Bovendien heeft de projectleider vaak onvoldoende zicht op de actuele status en het verloop van een project. Daardoor komen aan het einde van de rit bijvoorbeeld ‘vergeten’ inkoopfacturen boven water, die de marge verder drukken.

Investeren in digitalisering

Bij projectontwikkelaar Woonveste Bouw gebeurde allang niet alles meer op papier. Toch was van echte efficiency of samenhang tussen de verschillende digitale systemen geen sprake, vertelde eigenaar Mark Jansen tijdens een webinar over ‘digitaal werken in de bouw’. Enkele jaren geleden besloot het bedrijf uit Mierlo (omzet: circa 10 miljoen euro per jaar) daarom te investeren in verdere digitalisering van zijn werkprocessen; van calculatie, inkoop en planning tot urenregistratie, rapportage en facturering.

Daartoe koppelde Woonveste zijn bestaande calculatieprogramma van Ibis en de boekhoudsoftware van Exact Online aan het ERP-cloudplatform Exact Online Bouw. Wat levert deze digitaliseringsslag onder de streep op?

Minder rompslomp

Het maken van begrotingen, het registreren van uren, het maken van facturen: allemaal processen die lange tijd (deels) handmatig plaatsvonden. In de huidige situatie heeft Woonveste al deze processen gedigitaliseerd. En doordat het calculatieprogramma en het boekhoudprogramma zijn geïntegreerd in het ERP-platform, kunnen data automatisch worden uitgewisseld.

Daardoor is de administratieve rompslomp binnen Woonveste daadwerkelijk een stuk kleiner geworden, schetst Mark Jansen. “Doordat alle processen zijn gedigitaliseerd en geïntegreerd, zijn we veel minder tijd kwijt aan alle administratie rondom het project. Ook worden er minder fouten gemaakt, wat ook weer leidt tot minder administratieve druk.”

Realtime inzicht

Hoeveel is er begroot in termen van uren en materialen? Blijven we binnen budget? Is die ene factuur al betaald? Voor een bedrijf als Woonveste is actueel inzicht in de status van een project enorm belangrijk. Want alleen op basis van kloppende, actuele data  kan de projectuitvoerder het project optimaal bewaken; van de ontwerp-, calculatie- en inkoopfase tot aan de uitvoering en nacalculatie.

Dat beaamt ook hoofduitvoerder Tom Willemse van Woonveste. “Hoe loopt het werk? En waar moet ik eventueel bijsturen? Voor een goede projectbewaking is digitalisering enorm belangrijk. Tegenwoordig kan ik op mijn tablet alles terugvinden: tekeningen, planningen, begrotingen, you name it. Bovendien kunnen de werklui in een app elke dag hun uren bijhouden en zaken als leveringsbonnen inscannen, waarna die direct worden verwerkt in de projectadministratie. Op die manier heb ik altijd realtime inzicht in hoe het project verloopt.”

Via dezelfde app kan bovendien snel info worden uitgewisseld, vervolgt Willemse. “Verandert er bijvoorbeeld iets in een tekening? Dan kan ik die informatie snel digitaal delen met alle betrokkenen. Dat voorkomt fouten en onnodige vertraging.”

Beter calculeren en plannen

Elk bouwbedrijf weet het: gedurende de rit kan er van alles veranderen. Een goede projectcalculatie vooraf zorgt voor minder onaangename verrassingen tijdens de uitvoering. De calculatie gebeurde al geautomatiseerd in de software van Ibis, vertelt bedrijfsleider Hans Zegveld van Woonveste. “Aan de hand van Ibis kunnen we snel en gemakkelijk een goede calculatie maken. Dit programma wilden we dan ook graag blijven gebruiken. Dankzij de koppeling met Exact Online Bouw kunnen we de begroting in Ibis heel makkelijk overzetten naar het ERP-platform. Op basis daarvan kunnen we vervolgens heel gericht onze inkoop en planning doen.”

Volgens accountmanager Alexander Lassche van Ibis zorgt een goede calculatie vooraf voor beter inzicht in kosten en tijd. “Niet voor niets breiden we de mogelijkheden van ons pakket steeds verder uit. Zo hebben we het uittrekken en controleren van alle benodigde hoeveelheden vergaand geautomatiseerd. Dat scheelt de calculator enorm veel werk.”

Ook voor de planning van personeel is digitalisering een uitkomst. Mark Jansen: “Afhankelijk van de actuele behoefte kunnen we onze vakmensen makkelijk inplannen op een bepaald project. Via de app zien ze precies waar ze die dag aan het werk gaan, inclusief het adres en de route. En uitvoerders kunnen makkelijk met elkaar schakelen. Wie is waar nodig? Is het wellicht nodig om mensen te laten wisselen van project of om tijdelijk iemand in te huren?”

Makkelijker verantwoorden

De bouwkwaliteit in Nederland verbeteren: in een notendop is dat het doel van de nieuwe Wet kwaliteitsborging (Wkb) die vanaf 1 januari 2022 ingaat. Onder de Wkb ben je als aannemer eerder aansprakelijk voor verborgen gebreken die aan het licht komen na oplevering van een project. Ook heb je als aannemer onder meer de verplichting om je opdrachtgevers beter te informeren over de bouwkwaliteit die je levert.

Digitalisering helpt enorm om aan de Wkb te kunnen voldoen, schetst Jansen. “Doordat alle processen en documenten nu op een centrale plek in de cloud vastliggen, wordt het voor een bouwbedrijf als het onze veel makkelijker om ons indien nodig te verantwoorden.”

Meer grip en meer rust

Meer grip en meer rust: voor Woonveste was dat een belangrijke reden om werk te maken van digitalisering, vertelt Mark Jansen. “Natuurlijk is digitaal werken voor iedereen even wennen. Als je jarenlang vanaf papier hebt gewerkt, is het best een omschakeling. Maar inmiddels is iedereen overtuigd van de voordelen van automatisering. Doordat de bouwplaats en de backoffice nu meer met elkaar in verbinding staan, zijn we significant minder tijd kwijt aan administratie en hebben we meer overzicht en rust gecreëerd. Dat komt dan weer ten goede aan dat waar we het voor doen: aansprekende bouwprojecten, van hoge kwaliteit, en binnen budget.”

In het webinar Digitaal samenwerken in de bouw vertellen Mark Jansen en zijn collega’s van Woonveste Bouw meer over hoe zij de digitale processen op de bouwplaats én op kantoor hebben ingericht. Bekijk het hele webinar terug.