Dienstverlening
Grip op declarabiliteit en uurtarieven
Auteur: Remco Kroes
In een vorige blogpost hebben we gesproken over de voordelen van het gebruik van de Power BI Connector voor de analyse van factureerbare uren en gerealiseerde uurtarieven in jouw organisatie. Met de nieuwste editie van Exact Online Projecten heb je de volledige flexibiliteit om alle gegevens over de urenregistratie te combineren met andere gegevens zoals de facturatie of planning. Je kunt ook je eigen rekenmethodes toepassen om jouw gewenste KPI's te berekenen. In dit blog gaan we hierop verder en laten zien hoe je met Exact Online Projecten Premium meer grip kunt krijgen op je declarabiliteit en gerealiseerde uurtarieven.
Gemiddeld gerealiseerd uurtarief
Veel organisaties hanteren standaard uurtarieven voor specifieke rollen (bijvoorbeeld uurtarief voor een senior consultant of projectmanager). Om inzicht te krijgen in hoeverre deze tarieven ook achteraf daadwerkelijk worden gerealiseerd (lees: in rekening worden gebracht bij je klant) kun je kijken naar het gemiddelde gerealiseerde uurtarief op een project. Dit gemiddelde uurtarief (ook wel ‘effective bill rate’ genoemd) wordt berekend door de omzet van een project te delen door het aantal geleverde uren op dat project. Je kijkt dus achteraf welk gemiddeld uurtarief je in rekening had gebracht. Het mooie van deze KPI is dat het op een eenvoudige wijze projecten met verschillende facturatiemethoden (vaste prijs vs. nacalculatie) met elkaar kan vergelijken.Pas op voor marge erosie
In de praktijk kan het gerealiseerde uurtarief afwijken van het standaard uurtarief. Een afwijking kan ontstaan door het geven van korting op een uurtarief, maar kan ook ontstaan door onvoorziene werkzaamheden die niet kunnen worden doorberekend aan een klant (denk aan faalkosten). Met name bij projecten op een vaste aanneemsom is dit risico aanwezig. Om achteraf goed inzicht te krijgen in deze afwijkingen kun je kijken naar het gemiddelde gerealiseerde uurtarief op een project. Met het gemiddelde gerealiseerde uurtarief per project zie dus direct op welke projecten je marge inlevert. (zie afbeelding 1).
Afbeelding 1: Door korting en extra werkzaamheden kun je het risico lopen op marge erosie bij vaste prijs projecten.
Kloppen je aannames?
Je kunt ook je inzicht over je gerealiseerde uurtarieven gebruiken om te controleren of je aannames in je omzetprognose en verwachte productiviteit kloppen. Als je bijvoorbeeld uitgaat van een gemiddeld uurtarief van 115 euro en 1600 factureerbare uren op jaarbasis (wat neerkomt op 184.000 euro), en achteraf blijkt dat je gerealiseerde uurtarief aanzienlijk lager ligt (bijvoorbeeld 105 euro), zul je minimaal 150 extra uren moeten werken om dezelfde omzet te behalen. Dit laat zien hoe belangrijk het is om je daadwerkelijke uurtarieven continue te monitoren en eventuele afwijkingen tijdig te herkennen, zodat je je forecast effectief kunt bijsturen.
Jouw data, jouw analyse, jouw inzicht
Met Exact Online Projecten heb je inzicht in je projecten, urenregistratie, planning, en facturatie. Met nieuwste editie van Exact Online Projecten krijg je meer flexibiliteit en rapportagemogelijkheden m.b.v. Power BI connector. In de premium editie kun je naar eigen wens jouw datamodel opzetten voor de analyse van je standaard uurtarieven, gerealiseerde uurtarieven, en verwachte uurtarieven en daarbij verschillende dwarsdoorsnedes gebruiken. Zo kun je optimaal rekening houden met verschillende facturatiemethoden (vaste aanneemsom vs. nacalculatie projecten), verschillende type projecten, functies, afdelingen en meer.
4 tips om meer inzicht te krijgen in je uurtarieven
Hieronder geven we een aantal tips hoe je Power Bi kunt gebruiken om meer inzicht in je gerealiseerde uurtarieven kunt krijgen.
Tip 1: Meer inzicht met formules
Je kunt je eigen datamodel maken en verder bewerken op basis van gegevens uit Exact Online. Je kunt hierbij gebruik maken van formules om berekeningen uit te voeren. Je kunt bijvoorbeeld formules gebruiken om het gemiddelde aantal uur per project te bepalen (zie afbeelding 1).
Afbeelding 2: Met formules kun je je datamodel verrijken om meer inzicht in je uurtarieven te krijgen. (klik om te vergroten)
Tip 2: Maak het verschil met kleuren
Met behulp van visuele indicatoren kun je extra aandacht vestigen op bepaalde uitzonderingen. Je kunt formules gebruiken om bijvoorbeeld kleuren koppelen aan bepaalde waarden – op deze manier zie je snel op welke projecten er tarief afwijkingen zijn (afbeelding 3). Meer informatie hierover kun je hier vinden.
Afbeelding 3: Gebruik van kleuren om projecten te identificeren waarbij het gerealiseerde uurtarief lager is (kleur rood) dan het gemiddelde uurtarief vanuit de urenregistratie. (klik om te vergroten)
Tip 3: Hyperlinks naar Exact Online
Je kunt ook hyperlinks naar Exact Online aan je overzicht toevoegen. Op deze manier kun je snel inzicht krijgen in de achterliggende gegevens in Exact Online (afbeelding 4)
Afbeelding 4: Formule om link naar de projectkaart in Exact Online toe te voegen aan je rapport. (klik om te vergroten)
Tip 4: Deel je overzichten vanuit Exact Online
Om je analyse te delen kun je gebruik maken van de mogelijkheden van Flex. Met Flex kun je bijvoorbeeld hyperlinks naar Power BI overzichten opnemen in je Exact Online menu. Nadat je je rapport hebt gepubliceerd kun je de link ook opnemen in je Flex menu. Zo maak je je rapportages op een eenvoudige manier toegankelijk.
Afbeelding 5: Je kunt de link naar je gepubliceerde overzicht gebruiken om je rapport te delen. (klik om te vergroten)
Afbeelding 6: Maak je overzichten toegankelijk vanuit Exact Online (klik om te vergroten)
Samengevat
Met de nieuwste editie van Exact Online Projecten heb je nog meer mogelijkheden om de standaardsoftware aan jouw manier van werken aan te passen. Wil je ook meer weten over hoe je je inzichten kunt verhogen met Exact Online Projecten Premium neem dan contact met ons op.
