Hoe urenregistratie bijhouden in de cloud zorgt voor tijd- en geldbesparing

In deze blog krijg je antwoord op de vraag; wat is urenregistratie; lees je waarom tijdschrijven nuttig kan zijn voor jouw onderneming; en hoe urenregistratie bijhouden in Exact zorgt voor een aanzienlijke tijdbesparing.

Wat is urenregistratie?

Urenregistratie houdt in dat de medewerkers van je bedrijf hun gewerkte uren bijhouden. Niet iedereen staat hier altijd om te springen. Het kost tenslotte tijd om het allemaal goed te registreren en het voelt misschien een beetje als controle. Toch kan tijd schrijven heel nuttig zijn voor je onderneming.

Waar moet urenregistratie aan voldoen?

Het antwoord op deze vraag is vrij simpel en is hierboven eigenlijk al beantwoord. Urenregistratie bestaat uit een overzicht van de gewerkte uren van je medewerkers. Middels een goede urenregistratie weet je precies hoeveel uren je medewerkers aan een project hebben gewerkt. Wel zo fijn als je de gewerkte uren aan je klant wilt verantwoorden.

Software voor urenregistratie helpt je daarbij en biedt de mogelijkheid om gedetailleerde rapporten uit te draaien. Je kunt per project en zelfs per taak inzicht krijgen in de gewerkte uren. Zo kun je transparant communiceren en voorkom je eventuele discussies. Handig als je van het aantal begrote uren moet afwijken of als de klant een nieuw project voor je heeft.

Hoe urenregistratie bijhouden in Exact zorgt voor een aanzienlijke tijdbesparing.

Een fout is zo gemaakt. Het corrigeren van fouten in de urenregistratie is veel gedoe. Zeker als foutieve uren al zijn gefactureerd. Om fouten te voorkomen, hebben we het mogelijk gemaakt om per medewerker te bepalen op welke uursoorten hij of zij mag boeken. Zo kun je voorkomen dat medewerkers per ongeluk op verkeerde uursoorten boeken.

Bespaar 30 minuten extra werk

Een fout is zo gemaakt. En omdat uur soorten verschillende tarieven kunnen hebben, kan deze fout doorwerken in de facturatie en projectbewaking. Het kan veel extra tijd kosten om zo’n fout te corrigeren.

Bijvoorbeeld, je werkt met verschillende medewerkers met verschillende tarieven op 1 project. Het duurt gemiddeld minder dan 1 minuut voor een medewerker om zijn of haar uren te boeken. Is er een fout gemaakt en is deze fout niet opgemerkt en wel gefactureerd? Dan kan het zo maar een half uur kosten om één enkele foutieve ureninvoer recht te zetten. Je moet uren corrigeren, opnieuw indienen, creditnota’s versturen, facturen opnieuw versturen, …. Veel gedoe dus. En niet alleen veel gedoe, denk eens aan klachten vanuit klanten – fouten in de facturatie gaan ten koste van je professionaliteit. Dit wil je natuurlijk voorkomen.

Hieronder leggen we uit hoe urenregistratie bijhouden in Exact zorgt voor een aanzienlijke tijdbesparing.

Waarom tijdschrijven met Exact

Goed nieuws! Met Exact is het dus mogelijk om per medewerker te bepalen welke uursoorten hij of zij kan gebruiken in de urenregistratie. Dit werkt handiger voor de medewerker, en voorkomt fouten die ontstaan omdat medewerkers op verkeerde uursoorten uren boeken.

Zo werkt het

Je gaat naar de medewerkerskaart en kiest het tabblad ‘restricties uursoorten’. Je selecteert de betreffende uursoorten. Natuurlijk kun je per project van deze standaard uursoorten afwijken – dit kun je doen door per project en per medewerker afwijkende restricties aan te geven.

Dus, waarom tijdschrijven met Exact? Je voorkomt fouten en correcties, bespaart tijd én dus geld en je klanten zijn blij omdat je facturatie op orde is.

De voordelen op een rijtje:

• Meer gemak in de urenregistratie

Dankzij de uursoorten is de urenregistratie een stuk gemakkelijker geworden. Minder keuze in het selecteren van het juiste uursoort. Mag de medewerker één uursoort gebruiken? Dan wordt deze automatisch ingevuld.

• Voorkom fouten en bewerkelijke correcties

Door gebruik te maken van uursoorten voorkom je bewerkelijke fouten, bijvoorbeeld in de facturatie en tijdrovende correcties die ontstaan zijn door slordige fouten in de urenregistratie.

• Meer flexibiliteit

Per project kun je van deze restricties afwijken en je medewerker meer, minder of andere restricties geven. Zo heb je volledige flexibiliteit om te bepalen welke uursoorten kunnen worden gebruikt.

• Direct duidelijk welke projecten rendabel zijn

Exact geeft je de mogelijkheid om geregistreerde uren per klant, project, team of zelfs medewerker om te zetten in statistieken. Zo kun je de kosten in kaart brengen en is het voor jou duidelijk welke projecten rendabel zijn en welke niet.

• Inzicht in de voortgang van je projecten

Urenregistratie is uiteraard ook gewoon handig als je de voortgang van verschillende projecten wilt bijhouden. Iedereen gebruikt dezelfde tool en dat geeft jou meer overzicht. Je ziet direct welke projecten op schema liggen en of ze nog binnen budget blijven.

• Sneller factureren

Is je project afgerond? Dan kun je dit meteen factureren bij de klant. Met Exact is je urenregistratie gekoppeld aan je boekhouding. Is de factuur eenmaal ingediend? Dan stuurt het systeem automatisch betalingsherinneringen indien nodig, zodat jij daar niet constant aan hoeft te denken.

• Digitaal urenregistratie boekje

Geen papier of Excel meer. Door je uren voortaan online bij te houden, kun je de balans tussen de begrote kosten en de daadwerkelijke tijdsbesteding realtime bewaken. Dankzij je ‘digitaal urenregistratie boekje’ zie je direct waar tijd weglekt en wie daarvoor verantwoordelijk is.

Hopelijk hebben we antwoord kunnen geven op de vraag; wat is urenregistratie? En weet je nu waarom tijdschrijven nuttig kan zijn voor jouw onderneming. Ontdek zelf, geheel vrijblijvend, hoe urenregistratie bijhouden in Exact zorgt voor een aanzienlijke tijdbesparing. Probeer Exact Online Projecten 30 dagen gratis.

Wil je meer informatie? Bekijk de video of neem contact met ons op.