Jouw werkwijze, jouw data, jouw succes

In de wereld van consultancy en advies is geen enkel bureau hetzelfde. Elk bureau heeft zijn eigen unieke kenmerken, skills, specialisaties en aanpak die hen onderscheiden van de rest. Van gespecialiseerde strategy consultants tot full-service digital agencies, elk bureau heeft op zijn eigen unieke manier naam gemaakt en groei gerealiseerd. Geen bureau is hetzelfde en juist die unieke aanpak is vaak de sleutel van het succes. 

Standaardsoftware 

Het automatiseren van unieke werkmethoden en processen met standaardsoftware kan uitdagend zijn, vooral als het gaat om het plannen en uitvoeren van opdrachten. Een unieke manier van werken heeft ook vaak invloed op de manier van rapporteren. Teams willen inzicht in specifieke KPI’s die niet direct worden ondersteund vanuit de standaardsoftware. Om toch het gewenste inzicht te verkrijgen, worden ze gedwongen om veel tijd te steken in het maken van overzichten. Het steeds weer wekelijks handmatig ‘kopiëren en plakken’ en weer aanpassen van gegevens in spreadsheets blijft een tijdrovende klus. En deze extra inspanningen kosten niet alleen veel tijd om inzichten actueel te houden, maar zijn ook foutgevoelig.   

Flexibiliteit 

Op Exact Live 2023 hebben we de nieuwste editie van Exact Online Projecten gelanceerd om in de vraag naar meer flexibiliteit te voorzien. Met Exact Online Projecten Premium willen we de kloof tussen de standaardsoftware en jouw eigen manier van werken dichten. In dit blog vertellen we je meer over de extra mogelijkheden die deze editie biedt om jouw gewenste manier van werken te realiseren. 

Jouw data, jouw inzicht met Power BI 

Met de Power BI Connector krijg je toegang tot al je data in Exact Online. Je kunt nu dus de analyses over de productiviteit en winstgevendheid van je bureau en projecten volledig naar eigen inzicht vormgeven. Je kunt zelf bepalen hoe je de declarabiliteit van je medewerkers wilt berekenen en visualiseren. Je bepaalt ook zelf welke dwarsdoorsnedes je wilt maken. op deze manier kun je de verschillende rollen in je bureau – van resource manager tot project manager – de gewenste inzichten geven.  

Jouw uren, jouw KPIs 

In de praktijk zie je dat er veel verschillende KPI’s worden gebruikt om de productiviteit en winstgevendheid van een bureau of project te meten. Je kunt kijken naar declarabiliteit per medewerker, gemiddelde gerealiseerde uurtarieven, omzet per medewerker, projectmarge, etc. Bij elk van deze kunnen verschillende definities worden gebruikt. Neem bijvoorbeeld gemiddelde uurtarieven. Je kunt deze eenvoudig bepalen door omzet van een project of medewerker te delen door het aantal uur. Maar neem je hier alleen de directe uren mee, of kijk je naar alle uren?  En hoe ga je om met projecten waarbij de omzet deels voortvloeit uit inzet van freelancers of inkopen? Ook de KPI’s verschillen per rol of functie. De projectmanager, consultant, of operations manager willen elk inzicht die voor hen relevant is.  

Exact Online biedt veel mogelijkheden om inzicht te krijgen in de winstgevendheid en voortgang van je projecten. Maar er zijn beperkingen, deze worden vaak opgelost door informatie uit Exact Online te exporteren naar spreadsheets. Niet handig.   

Met de Power BI Connector heb je nu de volledige flexibiliteit om je gerealiseerde uurtarieven op jouw manier over al je projectadministraties te analyseren.  Je kunt alle data over de urenregistratie combineren met de werkelijke facturatie en je eigen KPI-rekenmethodes hanteren. Met Power BI kun je dus veel beter je gemiddelde tarieven, marges en overspend op je vaste aanneemsomprojecten in beeld krijgen en tijdig bijsturen. 

Extra analytische dimensies in je projectbewaking 

Met Exact Online Projecten Premium heb je de mogelijkheid om de standaardsoftware van Exact Online aan te passen. Zo kun je bijvoorbeeld extra analytische dimensies in een inkoopboeking vastleggen om zo de kosten en marges beter te bewaken. Je kunt ook per project extra informatie vastleggen zodat je ook weer deze informatie kunt gebruiken om slimme dwarsdoorsnedes te maken met behulp van Power BI. Ook kun je deze extra informatie gebruiken in je offerte of facturatie. Op deze manier kun je extra velden op een project gebruiken om een heldere en duidelijke factuur naar je opdrachtgever te sturen.  

Sturen op uitzonderingen in de urenregistratie 

Werk efficiënter door het automatiseren van processen en terugbrengen handmatige handelingen. Met Flow in Exact Online Projecten kun je zelf triggers en acties aanmaken om bijvoorbeeld processen rondom de urenregistratie of goedkeuren van uren verder te automatiseren. Met Flow kun je bijvoorbeeld instellen dat Exact Online de uren automatisch goedkeurt wanneer aan specifieke voorwaarden is voldaan. Hierbij kun je denken aan het automatisch controleren van het uurtarief of het aantal gewerkte uren. Op deze manier hoef je alleen nog maar de uren goed te keuren die niet aan de gestelde voorwaarden voldoen. Door deze vorm van 'management by exception' bespaar je tijd en inspanning, omdat je je alleen nog hoeft te richten op de uitzonderingen in de urenregistratie. 

Afbeelding 3: Zelf triggers aanmaken voor ingediende uren

Samengevat 

Elke consultancy- en adviesbureau heeft op een unieke manier naam gemaakt of groei gerealiseerd. Het automatiseren van unieke manieren van werken kan uitdagend zijn met standaardsoftware. Met Exact Online Projecten Premium lossen we deze uitdaging op. Bureaus kunnen nu volledig naar eigen inzicht hun overzichten en KPI’s visualiseren en delen met alle stakeholders in de organisatie. Ook geeft deze nieuwe editie meer mogelijkheden om de software aan te passen en processen efficiënter te laten verlopen. Wil je ook meer weten over de mogelijkheden voor jouw bureau, neem dan contact met ons op.