7 tips voor adviesbureaus om tijd te winnen voor leuke dingen

Je succes als dienstverlener is uiteindelijk afhankelijk van de winstgevendheid en het kunnen aanpassen aan veranderingen. Een solide projectadministratie geeft je inzicht om doeltreffend te anticiperen. Hoewel het logisch klinkt, gaat er nog een hoop mis. Maar met een kleine verandering is de boel zo weer op de rit, blogt Remco Kroes, solution marketeer bij Exact.

Uit onderzoek van Exact blijkt dat 15% van de projecten wordt niet op tijd en binnen budget opgeleverd. Een gebrekkige projectadministratie gaat hieraan dikwijls aan ten grondslag. 11% van de zakelijke dienstverleners doet de projectadministratie uit het hoofd, 15% doet zijn administratie vooral op papier en 25% werkt met met spreadsheets.

Succes eist tol

Ik wilde vorig jaar herfst met een vriend Hans afspreken om een potje te poolen. Hij vond het een top idee, want dat was alweer een tijd geleden. Maar toch kon het niet doorgaan. Het succes van zijn klussenbedrijf eiste zijn tol. Zijn zaterdagen vulde Hans met het samenstellen van de planning, invoeren van gewerkte uren in het boekhoudprogramma en facturen aanmaken. “Maar dat kan toch tijdens je werk?”, vroeg ik. “Dan moet ik daar iemand voor aannemen en dat trek ik financieel niet”, antwoordde Hans.

Tijd overhouden

Ik gaf aan dat dit niet nodig is bij de inzet van de juiste software. Hij stond er wat argwanend tegenover want hij had niet veel met IT. Maar gezien zijn gebrek aan vrije tijd, vond hij het toch de moeite waard. Een paar maanden later belde Hans me op voor een potje pool. “Heb je tijd dan”, vroeg ik. “Nu wel”, antwoordde hij. We gingen naar de poolhal en de eerste 3 potjes won hij glansrijk. “Ik heb stiekem geoefend”, bekende Hans. “Door die software houd ik tijd over.”

Geïntegreerde urenverantwoording

Hans vertelde dat ‘zijn jongens’ nu zelf op locatie via een app op de smartphone hun werkzaamheden registreren eventueel met aantekeningen en bijlagen. Die komen automatisch op het juiste project in de software. Medewerkers op kantoor verantwoorden hun uren, die kunnen bestaan uit vele kleine werkzaamheden. Daardoor ontstaat er automatisch een geïntegreerde en gedetailleerde urenverantwoording van de buitendienstmedewerkers en kantoorpersoneel. Die gegevens komen per project samen op één factuur.

Geld over voor leuke dingen

“Daardoor heb ik het weekend vrij en kan ik met jou poolen”, grijnsde Hans. “En mijn klanten betalen eerder omdat ze een correcte factuur krijgen. Ik heb nu geld over voor leuke dingen. Zo komt er volgende week een poolbiljard op kantoor te staan en organiseer ik over twee weken een toernooitje. Doe je mee als gastspeler? Ik was verbaasd, want Hans was als IT-mijder 180 graden gedraaid. Hoe is het zo gekomen? vroeg ik hem. Hans gaf ervoor een paar tips:

1. Stop met weerstand vernieuwing zoals software
2. Heb een doel voor ogen als je begint met automatisering. In Hans zijn geval is dat meer tijd en budget om leuke dingen te doen samen met zijn personeel.
3. Start aan het begin van het jaar met nieuwe software. Zo begin je het jaar overzichtelijk.
4. Besteed aandacht aan het goed definiëren van de structuur van de software. Staat die goed, dan heb je een goede basis.
5. Zet de meest gebruikte artikelen per artikelgroep bovenaan. Zo is alles goed vindbaar voor je medewerkers.
6. Geef medewerkers uitleg over de software (Exact heeft veel online videos die alles eenvoudig uitleggen)
7. Laat medewerkers dagelijks hun uren en onkosten online via app verantwoorden, zo heb je direct actueel inzicht in voortgang en voorkom je dat projecten uitlopen

Herken jij je in Hans, bekijk dan eens de online projectmanagementsoftware van Exact. Werk je daarmee, dan win je veel tijd. Probeer onze Project Management software nu 30 dagen gratis.