Projectadministratie in Excel? Een slecht idee!

Als zakelijke dienstverlener haal je de meeste omzet uit projecten. Goed projectmanagement is dus van levensbelang. Uit de MKB Barometer, een jaarlijks onderzoek van Exact naar de zakelijke uitdagingen binnen het MKB, blijkt dat daar nog veel winst te behalen valt. Maar liefst twee derde van de zakelijke dienstverleners gebruikt meerdere tools om een project te administreren. En dat terwijl een strakke projectplanning ook meer factureerbare uren betekent. Vanaf nu dus geen spreadsheets meer!

Verlaag je niet-factureerbare uren van 15 naar 8% 

De cijfers uit de MKB Barometer spreken boekdelen. Ruim een derde (35%) van de zakelijke dienstverleners gebruikt meerdere softwareprogramma’s. Een kwart gebruikt Excel of andere spreadsheetprogramma’s om projecten te administreren. Gelukkig is een derde ook al zover dat een enkele, end-to-end tool wordt gebruikt voor de gehele projectadministratie. En met succes. Van deze groep zegt 77% projecten op tijd, binnen budget en tegen de gewenste kwaliteit op te leveren. Het gemiddelde onder alle dienstverleners is 69%. Dat is ook te merken aan de niet-factureerbare uren. Die bedragen 8% bij dienstverleners met een end-to-end projecttool, tegen 15% gemiddeld onder alle ondervraagde bedrijven. Je bespaart dus tijd én geld, want bedrijven die met één tool werken zijn productiever met gemiddeld meer factureerbare uren.

Er zijn nog meer redenen waarom het een slecht idee is om je projectadministratie in Excel te doen. Een zorgvuldig opgebouwde sheet met formules, verwijzingen en totalen is voor degene die hem heeft gemaakt misschien duidelijk. Maar voor wie er mee moet werken is het vaak niet te achterhalen hoe de calculatie binnen de sheet verloopt. Dat maakt samenwerken via zo’n sheet lastig. En voor je het weet sluipen er fouten in, die nauwelijks meer terug te leiden zijn tot de ingevoerde gegevens. Op een zeker moment doen ook nog eens allerlei versies van dezelfde projectplanning de ronde, vaak via e-mails. Welke is de laatste versie? Zeker nu veel mensen op afstand werken iets om rekening mee te houden.

En hoe houd je de KPI’s in de gaten?

Tot zover de praktische kant. Maar ook inhoudelijk zijn er bezwaren aan het gebruik van spreadsheets voor projectadministratie. Want met een spreadsheet kun je misschien nog net de deadlines en de uren bijhouden. Maar hoe destilleer je daaruit belangrijke informatie over de uren in verhouding tot de planning? Hoe ga je de facturering eruit halen? En hoe staat het met de voortgang en de communicatie met de klant? En misschien nog wel het belangrijkste: hoe kun je weten of je project niet gierend uit de bocht vliegt qua kosten en of belangrijke doelstellingen en KPI’s wel worden gehaald?

Project management gekoppeld aan je boekhouding

Met een enkele, alomvattende tool voor projectmanagement voorkom je niet alleen alle bovenstaande problemen, je krijgt er zelfs nog veel extra functionaliteit bij. Denk aan een koppeling met je boekhoudprogramma, waardoor je altijd inzicht hebt in de complete stand van je project: uren, inkoop, en alle andere kosten overzichtelijk bij elkaar. Bovendien kun met een druk op de knop een factuur eruit laten rollen. Zonder kans op fouten die vaak ontstaan doordat gegevens moeten worden overgenomen, bijvoorbeeld van een urenbriefje. Uren kunnen digitaal worden ingevoerd, zelfs in een app op de smartphone, en die gaan direct de projectadministratie in. Ook zie je in een oogopslag aan welke projecten je medewerkers bezig zijn en of ze rendabel zijn ten opzichte van de initiële begroting en planning.

Met een end-to-end oplossing voor projectadministratie is projectmanagement geen los eilandje meer, maar een integraal onderdeel van je business.

Meer weten?