Urenregistratie in Excel of gratis app? De gevaren

Grote kans dat jij en je medewerkers de urenregistratie in Excel bijhouden. De urenstaten worden verzameld, gecontroleerd en verwerkt in de projectadministratie. Een vervelende en tijdrovende, maar belangrijke klus. Ga maar na, zonder uren schrijven, kan de factuur naar de klant er niet uit. Heb je geen zicht op wat je medewerkers de hele dag doen, dan verlies je de grip op je projecten. Hoe zorg je ervoor dat urenregistratie nauwelijks tijd kost, maar geld oplevert?

Verborgen gevaren

Gratis Excel of een urenschrijf appje: het klinkt aantrekkelijk, maar het brengt veel risico's met zich mee. Een foutje tijdens het uren registreren is zo gemaakt op zo'n gratis Excel template. En dan gaat het je wel geld kosten. Velen staan er niet bij stil hoeveel uren er worden verbrand met foutieve tijdregistratie. Hoog tijd dus om deze veborgen gevaren in kaart te brengen.

Niet-facturabele urenberg groter met urenregistratie in Excel

Tijdens een project gaan er nog wel eens wat uren verloren. Of je nu als zzp'er werkt, of met een team bezig bent: de focus ligt vooral op een goede oplevering voor de klant. Elke dag uren schrijven in dat Excel-bestand heeft dan vaak geen prio. Schrijf je per week of maand? Dan heeft niet iedereen precies meer voor ogen wat de gewerkte uren zijn. Een verloren kwartiertje hier of uurtje daar tellen al snel op tot een fikse niet-facturabele urenberg per medewerker.

Geen realtime inzicht in foutgevoelige Excel urenstaten

Nog een groot probleem met urenregistratie met spreadsheets is dat er geen realtime inzicht is voor alle stakeholders. Zelfs als je een online Excel-bestand gebruikt, dan nog moeten projectmanagers in alle afzonderlijke urenstaten gaan graven om urenrapportages te genereren. De geregistreerde uren moet je immers boeken op het juiste project in (naar alle waarschijnlijkheid) Excel. Voor elk project is er een apart Excelsheet. Inzicht in je marge en in de projectvoortgang? Dat vergt vaardigheden van een Excelacrobaat.

Een spreadsheet is foutgevoelig

Uit verschillende onderzoeken is gebleken dat 88% van alle spreadsheets fouten bevatten. Grote kans dus dat dit bij jouw spreadsheet ook het geval is. Dat terwijl je op basis van deze urenstaten facturen uitstuurt naar klanten. En een foute factuur naar je klant voel je direct in de portemonnee. Je klant betaalt laat omdat er een te hoog bedrag op de factuur staat. Die moet dus gecorrigeerd worden en de betaling laat een paar weken op zich wachten. Dat heeft niet alleen een negatieve invloed op je cashflow, maar op de relatie met je klant. 

Die facturen worden overigens ook gebruikt voor cashflowprognoses of berekening van beschikbaar werkkapitaal voor investeringen. Dat betekent dat jij, je accountant, je bank, eventuele investeerders en de Belastingdienst allemaal met gegevens werken die misschien niet kloppen. Weet je zeker dat je op zo'n instabiele basis wilt werken?

Urenregistratie in Excel slecht voor winstgevendheid

Uren schrijven met spreadsheets is een ramp voor je winstgevendheid per project of klant. Zoals eerder aangehaald, zorgt deze uitgestelde manier van uren registreren namelijk voor veel niet-facturabele uren. Alleen betaal jij je medewerkers of freelancers wel voor die gewerkte uren! Ook al is het project een succes en komt de klant terug, dan verlies je relatief gezien omdat je de facturatie van het project niet hebt kunnen maximaliseren. Urenregistratie in Excel of een gratis appje is dan niet meer zo gratis als het lijkt. Zonde!

Tips voor een zorgvuldige urenregistratie

Is bovenstaande voor jou herkenbaar? Dan is het nu tijd voor verbetering. Hierbij geven we jou enkele tips om winstgevendheid te verhogen door een nauwkeurige urenregistratie:

• Kies passende software
  Laat Excel en gratis appjes varen en kies voor een totaaloplossing voor uren schrijven en projectadministratie. Door gebruik van een goede app voor de tijdregistratie voorkom je bovendien dat medewerkers hun uren opsparen tot het eind van de maand. Je uren verantwoorden via een app is zo gebeurd en is zelfs leuk. Kortom: met de juiste software zijn uren makkelijker te registreren, heb je meer inzicht en wordt je bedrijf dus winstgevender. 
• Train je medewerkers
  Geef je personeel instructies of een training voor het gebruik van de gekozen software. Het komt nog best vaak voor dat bedrijven nieuwe tools aanschaffen en vervolgens verzuimen om medewerkers goede instructies te geven.
• Koppel je urenregistratie aan je financiële software
  Breng de financiële administratie en de abonnementen-, project- en urenadministratie in 1 systeem onder. Zo ontstaat inzicht in de productiviteit per medewerker en neemt het aantal niet declarabele werkzaamheden af. Na het registreren van de uren komen die uren direct op de factuur en kan je deze direct genereren en desgewenst versturen. Op deze manier zijn fouten als gevolg van handmatig werk uitgesloten en krijg je sneller betaald. 

Op zoek naar een totaaloplossing?

Wil jij je urenregistratie professionaliseren en zo je winstgevendheid vergroten? Exact biedt verschillende oplossingen aan die aansluiten op jouw behoeften.