De voor- en nadelen van boekhouden in Excel

Als startende ondernemer moet je nadenken over de manier waarop je je boekhouding gaat bijhouden. Zzp’ers en kleine ondernemers kiezen vaak voor boekhouden in Excel. Sommigen kunnen hier prima mee uit de voeten, maar het is lang niet in alle gevallen de beste keuze. Boekhouden in Excel heeft namelijk een aantal voordelen, maar ook behoorlijk wat nadelen. In dit artikel zetten we alle voor- en nadelen van boekhouden in Excel voor je op een rij.

De voordelen van boekhouden in Excel

We starten met de voordelen. Het is immers niet voor niets dat veel boekhouders kiezen voor boekhouden in Excel.

• Kosten: de belangrijkste reden waarom zzp’ers en kleine ondernemers kiezen voor boekhouden in Excel, zijn de relatief lage kosten. Je hebt deze software immers vaak standaard op je computer staan, waardoor het geen extra kosten met zich meebrengt.
• Veel templates beschikbaar: online zijn er veel (gratis) templates te vinden die je kan gebruiken om te boekhouden in Excel. Handig als je weinig kennis hebt van boekhouden. Maak je gebruik van zo’n template, houd er dan wel rekening mee dat de kwaliteit enorm kan variëren.
• In eigen beheer: een Excel bestand heb je in principe volledig in eigen beheer. Hierdoor kan je je spreadsheet helemaal aanpassen naar je eigen wensen en behoeften. Ook kan je – indien je handig bent met Excel – allerlei rapportages en tabellen uitdraaien.

De nadelen van boekhouden in Excel

Toch kleven er ook heel wat nadelen aan boekhouden in Excel. 

• Goede kennis van Excel nodig: om te kunnen boekhouden in Excel, heb je behoorlijk wat kennis van Excel nodig. Dit is zeker het geval als je je eigen spreadsheet wilt maken – wat wij je wel zouden aanraden.
• Foutgevoelig: boekhouden in Excel is behoorlijk foutgevoelig. Wanneer je een formule per ongeluk aanpast of wist, sluipen de doorrekenfouten binnen de kortste keren je Excel boekhouding in. Dat kost je een hoop tijd om het weer op te lossen, maar het kan je ook geld kosten als je het niet op tijd door hebt.
• Tijdrovend: in Excel is het niet mogelijk om je facturen en bonnen te importeren. Ook kan je Excel niet koppelen aan je bankaccount. Daardoor ben je veel tijd kwijt aan overtikken. En naarmate je administratie uitgebreider wordt, gaat hier dus steeds meer tijd in zitten.
• Minder veilig: tot slot is boekhouden in Excel ook minder veilig dan boekhouden met behulp van boekhoudsoftware. Je computer maakt namelijk niet automatisch een back up van je Excel boekhouding, waardoor je alles kwijt bent als je computer crasht of gestolen wordt (tenzij je handmatig back ups maakt, natuurlijk). 

Is boekhouden in Excel echt gratis?

Als een van de voordelen van Excel noemden we de kosten. In zekere zin is boekhouden in Excel gratis. Natuurlijk moet je betalen voor een licentie of abonnement, maar meestal heb je dit toch al aangeschaft. Toch zijn er ook verborgen kosten. Alles moet namelijk handmatig ingevoerd worden. Een groter probleem is dat alles handmatig ingevoerd moet worden. Iedere factuur en alle bank- of factuurgegevens; alles moet in het boekhoudtemplate gezet worden. En dat gaat weleens fout. Met een klein typefoutje kan je je hele Excel boekhouding om zeep helpen. Soms zie je dat pas als het al veel te laat is en je het niet makkelijk meer kunt rechtzetten. En dan gaat het je op verschillende manieren geld kosten: het geld dat je misloopt door zo'n fout, de tijd die je erin moet steken om dit op te lossen en de kosten voor de boekhouder als je er zelf niet uitkomt.

Alternatieven voor boekhouden in Excel

Hopelijk weet je na het lezen van de voor- en nadelen of boekhouden in Excel voor jou de juiste keuze is. Is een Excel boekhouding dat niet, dan zijn er gelukkig allerlei alternatieven beschikbaar, zoals Exact voor Boekhouden.

Deze software biedt je de mogelijkheid om facturen te maken en bonnetjes te scannen, die verwerkt worden in een dashboard. Doordat de software gekoppeld is aan je bankaccount, heb je altijd real-time inzicht in je inkomsten en uitgaven. Ook stelt de software automatisch een voorlopige btw-aangifte voor je op, die je kan delen met je boekhouder of die je kan gebruiken om zelf je btw-aangifte te doen.