Urenregistratie bijhouden: 7 redenen om het te doen

Urenregistratie houdt in dat de medewerkers van je bedrijf hun gewerkte uren bijhouden. Niet iedereen staat hier altijd om te springen. Het kost tenslotte tijd om het allemaal goed te registreren en het voelt misschien een beetje als controle. Toch kan tijd schrijven heel nuttig zijn voor je onderneming. Wij zetten zeven voordelen van urenregistratie voor je op een rij. 

1. Makkelijker uren verantwoorden aan de klant

Door middel van urenregistratie weet je precies hoe veel uren je medewerkers hebben gewerkt. Wel zo fijn als je de gewerkte uren aan je klant wilt verantwoorden. Software voor urenregistratie helpt je daarbij en biedt in veel gevallen zelfs de mogelijkheid om gedetailleerde rapporten uit te draaien. Je kunt per project en zelfs per taak inzicht krijgen in de gewerkte uren. Zo kun je transparant communiceren en voorkom je eventuele discussies. Handig als je van het aantal begrote uren moet afwijken of als de klant een nieuw project voor je heeft. 

2. Basis voor het plannen van toekomstige projecten

In urenregistratie software kun je meestal vastleggen hoeveel uur je denkt nodig te hebben voor een bepaald project. Je medewerkers houden vervolgens bij hoeveel uur ze daadwerkelijk eraan besteden, zodat je vervolgens inzichtelijk hebt of je schatting ook realistisch was. Handig, want dan heb je voor toekomstige projecten een concrete basis. Dit maakt het direct makkelijker om een offerte op te stellen voor een nieuwe klant. 

3. Direct duidelijk welke projecten rendabel zijn

De beste registratietools geven je de mogelijkheid om geregistreerde uren per klant, project, team of zelfs medewerker om te zetten in statistieken. Zo kun je de kosten in kaart brengen en is het voor jou duidelijk welke projecten rendabel zijn en welke niet. Blijkt een project niet rendabel? Dan kun je de data eventueel gebruiken om in gesprek te gaan met de klant. Wie weet is er ruimte om te onderhandelen over de afgesproken prijs. 

4. Inzicht in de voortgang van verschillende projecten

Urenregistratie is uiteraard ook gewoon handig als je de voortgang van verschillende projecten wilt bijhouden. Iedereen gebruikt dezelfde tool en dat geeft jou meer overzicht. Dankzij tijd schrijven zie je direct welke projecten op schema liggen en of ze nog binnen het budget blijven. Zo kun je tijdig bijsturen als dat nodig is. 

5. Sneller factureren

De meeste tools voor urenregistratie zijn gekoppeld aan een facturatietool. Is je project afgerond? Dan kun je dit meteen factureren bij de klant. Je hoeft tenslotte niet eerst alle gewerkte uren op te vragen bij je personeel. Is de factuur eenmaal ingediend? Dan stuurt het systeem automatisch betalingsherinneringen indien nodig, zodat jij daar niet constant aan hoeft te denken.

6. Inzicht in de productiviteit van medewerkers

Je krijgt per medewerker inzicht in diens productiviteit.  Ook kun je medewerkers of periodes met elkaar vergelijken, waardoor je makkelijker kan bijsturen als iemand achterblijft. 

Tijd schrijven kan daarnaast helpen aan het verbeteren van de work-life balance van je medewerkers. De medewerkers voelen zich hopelijk minder verplicht om langer op kantoor te blijven, omdat ze hun gewerkte uren gewoon netjes hebben geregistreerd. Dit geeft onderling ook meer vertrouwen.

7. Duidelijk waar uren eventueel weglekken

Als je uren niet - of amper - bijhoudt, weet je niet hoeveel tijd je uiteindelijk besteedt aan een project. Hierdoor loop je de kans dat er veel meer uren aan worden besteed dan dat je uiteindelijk factureert. Zonde! 

Met urenregistratie bewaak je tijdens het project, de balans tussen de begrote kosten en de daadwerkelijke tijdsbesteding. Je ziet in realtime waar tijd eventueel weglekt en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo kun je direct actie ondernemen. 

Urenregistratie via Exact

Je hebt tegenwoordig allerlei urenregistratie software. Je personeel hoeft dus geen uren bij te houden in foutgevoelige Excel-sheets. Met de urenregistratie-oplossing van Exact registreer je eenvoudig je uren, waar en wanneer je maar wilt. Geschikt voor verschillende branches: van architecten- en reclamebureaus tot bouw- en IT-bedrijven.