Financieel
Alles wat je moet weten over elektronisch factureren
Auteur: Thijs Sauer
Elektronisch factureren. Grote kans dat je dit (onbewust) nog niet doet. Het is wel verstandig om er zo snel mogelijk mee te beginnen. Je loopt namelijk het risico dat je anders niet betaald krijgt. Wat is elektronisch factureren en hoe kun je er snel mee aan de slag? Lees dit blog voor een goede basiskennis.
Digitaal of elektronisch factureren
Elektronisch factureren is niet je factuur als pdf per e-mail versturen. Ook niet klaarzetten in een portaal waar je klant die kan ophalen. Dit zijn voorbeelden van digitaal factureren. Op zich is deze methode makkelijker en sneller dan een papieren factuur versturen en/of verwerken. Je moet echter nog altijd je factuur handmatig boeken of een scan- en herkenoplossing gebruiken om de factuur om te zetten naar een boekingsvoorstel. Hierbij verlies je helaas de detailgegevens van de factuur. Uitsplitsing vindt hooguit plaats in bedragen die samenhangen met de gebruikte btw-percentages. Handmatige aanvullingen zijn daarom nog vaak nodig.
Geen handmatig werk
Een elektronische factuur is een bestand met daarin alle factuurregels. Je leest de factuurregels als boekingsregels in je administratiesoftware. Hiermee verlies je geen detailinformatie, dus de factuur wordt automatisch 100% herkend. Ook je klanten hebben er plezier van. Inlezen van elektronische facturen gaat met een druk op de knop en wordt zo veel sneller betaalbaar gesteld.
Facturatie aan de rijksoverheid
Ben je van plan om producten of diensten aan de rijksoverheid te verkopen? Ga dan direct over op elektronisch factureren. De rijksoverheid verplicht nieuwe leveranciers om sinds 1 januari 2017 elektronische facturen te sturen. Er is afgesproken dat Europese lidstaten in 2020 helemaal over moeten op elektronisch factureren. Daarom heeft de rijksoverheid deze verplichting voor nieuwe leveranciers nu al opgenomen in de inkoopvoorwaarden. Leverde je al aan de rijksoverheid, dan mag dit nog op de oude manier.
Hoe factureer je aan de rijksoverheid?
Je hebt als ondernemer 3 mogelijkheden om je elektronische facturen aan de overheid te verstrekken:
- Via het selfserviceportaal van de overheid
Voer via het selfserviceportaal handmatig je factuur in. Je hebt daarvoor een PKI overheidscertificaat nodig waarmee je de factuur ondertekent voor verzending. Een nadeel is dat je de factuur ook handmatig in je boekhouding moet verwerken. - Via Digipoort
Dit kan als je administratiepakket een (directe of via een gekoppelde applicatie) verbinding heeft met Digipoort voor de inkoopfacturen van de overheid. Dat moet dan wel in een apart formaat het OHNL (Overheid Nederland formaat). - Via Simplerinvoicing
Het e-factuurformaat Simplerinvoicing is de standaard in Nederland en geschikt voor facturatie aan de (rijks)overheid en het bedrijfsleven. Verzender en ontvanger zijn verzekerd van aflevering. De rijksoverheid is verplicht om haar facturen op deze wijze te versturen.
Facturatie aan andere overheden
Er gelden hiervoor nog geen verplichte regels. Wel willen steeds meer andere overheden ook graag elektronische facturen ontvangen via Simplerinvoicing. Lang niet altijd hoeft dat via een beveiligd verzendprotocol.
Facturatie naar ondernemers
Elektronisch factureren naar ondernemers is niet verplicht. Toch zien steeds meer bedrijven de voordelen omdat de verwerking van facturen sneller gaat. Je kunt deze e-facturen verzenden per email maar ook via het Simplerinvoicing platform. Daardoor ben je er zeker van dat de ontvanger jouw factuur krijgt.
Hoe ondersteunt Exact elektronisch factureren?
Via Exact voor Boekhouden kan elektronisch factureren in UBL 2.0-formaat sinds 2008 en sinds 2014 ook via het Simplerinvoicing formaat. Je kan de factuur gewoon mee sturen in de e-mail, of via Send & Track.
- Voor de facturatie aan de overheid en voor de verzending via het Simplerinvoicing platform hebben we onlangs nog een aantal aanpassingen gemaakt.
- Het OverheidsIdentificatieNummer (OIN) wordt ondersteund. Dit is een vereiste voor facturen aan de rijksoverheid. De identificatie voor ondernemers verloopt via het btw-nummer of kvk-nummer.
- Verzending van facturen naar de rijksoverheid gaat via app partners in onze Exact Online App Store. Op dit moment staat daar eVerbinding en daar komen op korte termijn Storecove en Tie Kinetix bij.
