Zo voldoe je aan de wet werkgebonden personenmobiliteit (WPM) met Exact Synergy

Hoeveel kilometers maak jij voor je werk? En hoe reis je dan? Met de auto, de fiets, het OV of misschien wel lopend? Vanaf volgend jaar wil de overheid dat weten van alle bedrijven met meer dan 100 werknemers. Dit heeft te maken met de nieuwe wet werkgebonden personenmobiliteit, die bedoeld is om de CO2-uitstoot te verminderen. In een eerder blog legden we al uit wat deze wet precies inhoudt en waarom hij er komt. Nu vertellen we je graag hoe Exact Synergy je kan helpen om aan deze wet te voldoen. 

Hoe werkt het bijhouden in Exact Synergy?

Het bijhouden van je kilometers in Exact Synergy doe je via verzoeken. Je kunt verschillende verzoeken aanmaken om alle informatie te verzamelen die je nodig hebt. De WPM is best ingewikkeld. Wij willen het je zo makkelijk mogelijk maken om je aan deze wet te houden. Daarom hebben we aan het eind van het jaar ‘Best Practices’ voor je klaarstaan in Exact Synergy. Deze Best Practices kun je zo importeren in je Exact Synergy omgeving om de nieuwe verzoektypes te gebruiken. 

Kilometers registreren

De vier onderdelen waarvan je de afgelegde kilometers in ieder geval in je rapportage moet opnemen zijn: 

• Leasevoertuigen en je eigen wagenpark;
• Mobiliteitsdiensten zoals het openbaar vervoer;
• Vervoer op eigen kosten die bij jou zijn gedeclareerd;
• Het woon-werkverkeer.

Gelukkig hoef je niet alles met de hand te noteren. Er zijn verschillende manieren om je kilometers makkelijk bij te houden binnen de Exact producten, waaronder Exact Synergy. Als je al kilometers registreert in Exact Synergy, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer, is het gelukkig maar een kleine extra stap. 

Hoe werkt het registreren in Exact Synergy? 

Het registreren van de kilometers in Exact Synergy kan via verzoeken. Je kunt meerdere verzoeken opzetten om aan alle informatie te komen die je nodig hebt. De wet werkgebonden personenmobiliteit is redelijk complex. Wij willen het zo makkelijk mogelijk voor je maken om je op deze wetgeving voor te bereiden. Daarom stellen we eind van het jaar ‘Best Practices’ beschikbaar in Exact Synergy. Deze WPM Best Practices kun je makkelijk importeren in je Exact Synergy omgeving om de nieuwe verzoektypes te gaan gebruiken.  

Woon-werk verkeer

Tenzij je bedrijf 100% remote is, komen je werknemers waarschijnlijk naar kantoor. Het is belangrijk dat je bijhoudt hoe ze daar komen. De WPM Best Practices helpen je daarbij met twee verzoektypes om het vervoer en de kilometers of euro’s die hiervoor gemaakt worden te registreren: 

1. Kostendeclaraties
   Eigen voertuigen: als je werknemers woon-werk kilometers met privévoertuigen maken, en je deze vergoed, dan geven je werknemers op dit moment waarschijnlijk al de reisafstand in de kostendeclaratie aan. Die kun je ook voor de WPM-rapportage gebruiken. Als je werknemers die kilometers nog niet aangeven, kun je de reisafstand aan het bestaande verzoektype toevoegen. 
   Openbaar vervoer: als je werknemers met het openbaar vervoer naar kantoor komen, en je de kosten hiervan vergoed, is het voldoende om de gemaakte kosten te weten. Ook deze worden waarschijnlijk al in een kostendeclaratie aangegeven en kun je dus voor de rapportage gebruiken. 
   
   
2. Enquête
   Als je de kosten voor woon-werk verkeer niet vergoed, of als je werknemers gebruik maken van een lease- of eigen wagenpark voertuig, heb je waarschijnlijk geen kostendeclaraties waaruit je de WPM-data kunt verzamelen. Voor die werknemers kun je de gemaakte woon-werk kilometers en/of euro’s jaarlijks uitvragen d.m.v. een enquête. 

Zakelijk verkeer

Ook voor zakelijk verkeer bieden de WPM Best Practices twee manieren om de juiste WPM-gegevens te verzamelen: 

1. Kostendeclaraties
   Als je werknemers zakelijke kilometers met privévoertuigen maken, of OV-kosten hebben voor zakelijke reizen, en je de kosten hiervan vergoed, dan geven werknemers op dit moment waarschijnlijk al de reisafstand (of euro’s voor OV) in de kostendeclaratie aan. Zo niet, dan kun je de reisafstand aan het bestaande verzoektype toevoegen.
2. Forfaitaire methode
   Als je werknemers zakelijke kilometers maken met leasevoertuigen of voertuigen uit het eigen wagenpark, worden die kilometers waarschijnlijk niet geregistreerd. Om die kilometers te achterhalen kun je een forfaitaire methode gebruiken. De forfaitaire methode is in principe een berekening die je aan het eind van het jaar maakt. Voor meer informatie over de berekening van de forfaitaire methode, bekijk de officiële handreiking. 

De WPM Best Practices op een rijtje 

In totaal heb je 3 verzoektypes nodig, die allemaal in de WPM Best Practices beschikbaar zijn. 

1. Kostendeclaratie voor woon-werk- en zakelijke kilometers (voertuigen) en/of euro’s (OV).
2. Enquête voor het uitvragen van niet-vergoede woon-werk kilometers (voertuigen) en/of euro’s (OV).
3. Verzoek om de kilometerstand van de auto’s van je werknemers te berekenen voor de forfaitaire methode.

Met deze verzoeken kun je alle gegevens verzamelen die je nodig hebt voor de WPM-rapportage. Op de website van de RVO kun je ook de meer informatie vinden over deze nieuwe wetgeving. Ook kun je daar de WPM-gegevens eenvoudig online doorgeven. 

Lees meer over de WPM Best Practices

Hier alvast algemene informatie over hoe Best Practices werken in Exact Synergy. Op 20 December komen de WPM Best Practices beschikbaar in 501SP14 en 502SP6. In de release notes komt hier nog meer informatie over. Gebruik je Exact Synergy in combinatie met Exact SRXP? Je kunt er dan ook voor kiezen om de WPM-dataverzameling in Exact SRXP te doen. Ontdek hier hoe je dit aanpakt.