Hoe kun je profiteren van activity based costing?

In dit blog kijken we naar activity based costing (ABC). Hoe werkt het, wat zijn de voordelen en wat betekent het in de praktijk? Het concept is niet nieuw, maar het wordt nog steeds niet door elk bedrijf gebruikt in de boekhouding.

Wat is het?

ABC is een manier om de kosten van een product of dienst te bepalen, gebaseerd op de resources die zijn gebruikt voor de operationele activiteiten. Het is een alternatieve manier van boekhouden. Bij de  traditionele manier van boekhouden werden overheadkosten (indirecte kosten als licht, verwarming en marketing) toegewezen aan het product of dienst in verhouding tot de directe kosten van de activiteiten.

Hoe werkt het?

Time-driven activity based costing (TDABC) focust op de link tussen kosten en tijd. Door tijd de bepalende factor te maken van iedere activiteit, kan elke soort van kosten berekend worden aan de hand van twee specifieke vragen:

• Wat kost een tijdseenheid van een bedrijfsproces?
  Bijvoorbeeld: wat kost het als een administratief medewerker 1 minuut met een klant bezig is aan de telefoon?
• Hoeveel tijdseenheden zijn nodig voor het afronden van ieder bedrijfsproces?
  Bijvoorbeeld: Hoeveel minuten heeft een medewerker nodig om een telefonische order in te vullen, in het systeem te zetten, de database te updaten? Etc. etc.

Wat betekent het in de praktijk?

Laten we kijken naar een corporate customer service afdeling. In Q1 hadden zij de volgende resultaten:

Verwerking van klantorders via de website (30.000)
Doorvoeren van klantorders via de telefoon (10.000)
Updaten van de database met nieuwe klantgegevens  (1.000)
De totale overheadkosten voor dat kwartaal zijn €600.000.

De traditionele manier van boekhouden smeert de overhead uit over de taken. Dit gebeurt op basis van volume en gaat uit van 100% efficiëntie van de medewerker. Dit levert ons weinig meer informatie op dan dat deze activiteiten dus €600.000 kosten. We weten niet welke activiteit relatief meer of minder overhead gebruikt. Ook weten we niet hoe goed de match is tussen gebruikte capaciteit en de hoeveelheid werk.

TDABC gaat verder, het kijkt ook naar de tijd die het heeft gekost om de taak uit te voeren. Op die manier krijgen we inzicht in gebruik van capaciteit. Laten we daarom nu eens opnieuw kijken naar deze twee belangrijke vragen:

1. Wat kost een tijdseenheid van een bedrijfsproces?

De afdeling bestaat uit 30 personen, allemaal met een werkweek van 40 uur. Dit is 1200 uren in totaal, of 72.000 minuten aan capaciteit per week. Per kwartaal (12 weken) hebben we dan een capaciteit van 864.000 minuten als ze allemaal 100% efficiënt werken.

Maar, als we uitgaan van 80% productiviteit (vanwege alle niet-kernactiviteiten die tijdens een werkdag plaatsvinden) dan komen we op 691.200 minuten/kwartaal. We weten dat de kosten €600.000 per kwartaal zijn, dus dat is dan €0,87/minuut.

2. Hoeveel tijdseenheden zijn nodig voor het afronden van ieder bedrijfsproces?

Directe observaties van managers tonen aan dat een gemiddelde web order 10 minuten kost. Een telefonische order duurt 20 minuten en het registreren van een nieuwe klant in de database neemt 1 uur in beslag.

Hierdoor krijgen we het volgende aan kosten:
Web = 10*0,87 = €8,70/taak
Telefoon = 20*0,87 = €17,40/taak
Database = 60*0,87 = €52,20/taak

Nu kunnen we de volgende totale kosten per proces voor dit kwartaal berekenen:
Web: 30.000*(10*0,87) = €261.000
Telefoon: 10.000*(20*0,87) = €174.000
Database: 1.000*(60*0,87) = € 52.200
Totaal: €487.200

Dit kan andersom ook worden gebruikt om de ongebruikte capaciteit binnen de afdeling te benadrukken. Deze is bijna €115.000 waard in dit geval:
691.200 – = 131.200 minuten

We hebben dus een veel nauwkeuriger beeld van wat elke activiteit nu eigenlijk kost. En daarnaast geeft de time-driven analyse ons compleet nieuwe inzichten in beschikbare capaciteit. Deze kan ingezet worden voor nieuw werk of ander werk.

Ontdek Exact voor Finance