Zo maak je complexe inkoopprocessen eenvoudig

Worden veel van de facturen binnen jullie organisatie nog handmatig verwerkt? Mis je inzicht in de order compliance en spend? Hebben jullie wel een bestelproces, maar worden er door de vele keuzemogelijkheden nog steeds veel fouten gemaakt? Of heb je het idee dat je flink kan besparen op de factuurverwerking en inkoopmanagementproces, maar weet je niet hoe? Geen zorgen. Veel bedrijven lopen tegen deze problemen aan en ervaren hoe tijdrovend en foutgevoelig het inkoopproces kan zijn.

Geïntegreerde oplossing Exact Purchase to Pay

Zijn een van bovenstaande situaties ook voor jouw organisatie herkenbaar? Dan is Exact Purchase to Pay wellicht de oplossing voor jouw bedrijf. Exact Purchase to Pay (voorheen bekend als ProQuro) is volledig geïntegreerd in de financiële oplossingen van Exact en maakt complexe inkoopprocessen eenvoudig. Dit ervaarde ook Amstelring. Hun doelstelling: zoveel mogelijk facturen geautomatiseerd verwerken met zo min mogelijk mankracht.

Facturatie op basis van XML-factureren

“Om deze doelstelling te behalen hebben we volledig ingezet op facturatie op basis van XML-facturen. Hiervoor hebben we het aantal facturen per leverancier geanalyseerd. Daarbij zijn alle leveranciers die samen goed waren voor 50% van de facturen aangeschreven om XML-facturen te versturen.  Daarnaast zijn alle leveranciers met een OCI roundtrip koppeling ook aangeschreven om XML-facturen te sturen”, legt Michel Groot van Amstelring uit. Een OCI-koppeling koppelt Exact Purchase to Pay met een webshop. Zo biedt Purchase to Pay koppelingen met maar liefst 150 verschillende webshops, zoals Staples, Manutan, Technische Unie en Sligro.

Op basis van deze analyse heeft de inkoopafdeling slimme keuzes gemaakt ten aanzien van de verschillende leveranciers die ze gebruikten. Michel Groot: “Van een aantal hebben we afscheid genomen omdat hun factuurafhandeling niet voldeed aan de nieuwe standaard of omdat de partij niet mee wilde werken aan het leveren van XML-facturen. En voor anderen wordt nu via een standaard API-verbinding gemaakt.”

Inmiddels ontvangt Amstelring zo’n 45 procent XML-facturen en verwerken zij ongeveer 44.500 facturen per jaar met 2-2,5 FTE.  We zien wel dat er nog steeds afstemming noodzakelijk is met de leverancier over XML facturen aangezien de standaard XML-facturen niet altijd alle gegevens bevat.

Inzicht zonder te veel handmatig werk

Ook ROC van Amsterdam - Flevoland herkende zich in een aantal hierboven beschreven inkoopsituaties. Daarom maken zij gebruik van Purchase to Pay. Hiermee wilden zij de order compliance verbeteren, zodat het inkoopproces beter werd nageleefd. Daarnaast wilden zij inzicht krijgen in de spendcijfers zonder te veel handmatig werk. En inzicht krijgen op de rechtmatigheid van contracten bij bijvoorbeeld Europese aanbestedingen.

Inmiddels heeft dit geleid tot mooie resultaten. De manager FSC Dienst Financiën van ROC van Amsterdam – Flevoland vertelt: “De order compliance is van 25 gestegen naar meer dan 75 procent. Daarbij zijn er 55.000 facturen verwerkt via Purchase to Pay waarbij voor 21.000 een directe match was. We hebben direct inzicht in spendcijfers. We zien op dit moment nog geen kostenbesparingen, maar we verwachten deze in de toekomst wel te kunnen behalen Tot slot hebben we een verlaging van het aantal nieuwe leveranciers met 400 per jaar. ”