Voldoen aan wet- en regelgeving? De juiste software helpt

De overheid voert continu nieuwe wetten en regels in, denk aan BTW-wijzigingen of SEPA. Vaak gaat het om wijzigingen die impact hebben op uw financiële administratie, maar in bepaalde branches kan er sprake zijn van wet- en regelgeving op andere vlakken. Daarnaast maken leveranciers en retailers vaak ook nog onderling afspraken om de uitvoering van wetten en regels efficiënter te kunnen verwerken in de supply chain processen. Hoe zorgt u dat u aan al die regels kunt voldoen?

Hieronder gaan we dieper in op de verschillende wet- en regelgevingen en onderlinge afspraken, en het belang van de juiste software om u daarbij te ondersteunen.

HACCP – risico-inventarisatie voor voedingsmiddelen

HACCP staat voor Hazard Analysis and Critical Control Point. Bedrijven die zich bezighouden met levensmiddelen zijn verplicht alle aspecten van hun proces op gevaren te analyseren, met als doel zo weinig mogelijk risico op besmetting.

HACCP is daarbij geen tastbare handleiding met voorschriften. Bedrijven moeten dit systeem toespitsen op hun eigen situatie. Door de gezondheidsrisico’s in bereidings- en behandelingsprocessen in hun bedrijf op te sporen en deze vervolgens beheersbaar te maken, wordt de veiligheid van het eindproduct verhoogd.

De 7 kernpunten van een HACCP-systeem waar de juiste ERP u bij kan helpen:

• Inventariseer alle potentiële gevaren.
• Stel de kritische controlepunten (CCP’s) vast.
• Geef per CCP de kritieke grenzen aan.
• Stel vast hoe de CCP’s bewaakt ofwel “gemonitord” worden.
• Leg per CCP de acties vast die moeten leiden tot herstel van de veiligheid.
• Pas een periodieke check om na te gaan of de HACCP aanpak goed werkt.
• Houd documentatie en registraties bij.

De Food and Drug Administration (FDA)

De FDA is een agentschap van de federale overheid van de VS dat de kwaliteit en veiligheid bewaakt van voedsel, toevoegingen daaraan en medicijnen. En daarnaast controleert het ook de behandeling van bloed, medische producten, toestellen met elektromagnetische straling en cosmetica.

Met name de productie van medicijnen is aan zeer strenge regels onderhevig. Deze zijn ook van toepassing voor bijvoorbeeld Nederlandse bedrijven die naar de VS willen exporteren. Hoewel de FDA-regulering vooral geldt bij export naar de VS, wordt deze regelgeving ook steeds meer in andere landen gebruikt.

ERP software kan u helpen bij de naleving van de FDA-regels en daarbij zijn bijvoorbeeld de volgende vragen cruciaal: Kunt u alles volledig van begin tot eind traceren? Kan uw software een recall rapport uitvoeren in een paar secondes? Maakt uw software gebruik van barcodescanners voor het ontvangen, verzenden en produceren van goederen?

En ook vragen met betrekking tot kwaliteit: Heeft de oplossing een sterke module voor kwaliteitscontrole? En kunt u dit door het gehele proces goed vastleggen? Tot slot is het ook belangrijk om te weten of formules en recepten beveiligd zijn, zodat alleen de goedgekeurde artikelen worden geproduceerd.

Nieuwe regels voor etikettering levensmiddelen

Voor de Europese markt wordt eind 2014 aanvullende regelgeving ingevoerd met betrekking tot labeling van voedingsproducten. Dit is van toepassing op producenten van levensmiddelen, de detailhandel en groothandel. Het gaat onder andere om duidelijk leesbare informatie over de energiewaarde en de hoeveelheid vet, verzadigde vetten, koolhydraten, suiker, eiwitten en zout.

Ook moet alle allergie-informatie vermeld worden (ook op onverpakte levensmiddelen). Daarnaast moet het land van herkomst vermeld worden voor vers vlees van varkens, gevogelte, geiten en schapen. Ook komt er meer nadruk op betrouwbare, niet-misleidende informatie.

Het zal voor groothandels en fabrikanten nog een hele uitdaging worden om al die informatie goed leesbaar op een label te krijgen en printen. Ook moeten ze deze artikelinformatie digitaal beschikbaar gaan stellen via portals om ze zo snel naar hun afnemers te kunnen communiceren.

Naast deze wet- en regelgeving worden ook diverse zaken tussen bedrijven onderling of via belangenorganisaties geregeld. Redenen hiervoor hebben vaak niet zozeer met de voedselveiligheid op zich te maken, maar meer met het efficiënter op elkaar afstemmen van processen. Voorbeelden hiervan zijn EDI en SSCC.

Het gebruik van Electronic Data Interchange (EDI)

EDI is een standaard voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of bevestigingen. Vooral binnen de retail en logistiek vindt een groot aantal transacties via EDI plaats.

Omdat de documenten moeten voldoen aan bepaalde standaardsjablonen wordt het vooral gebruikt voor terugkerende transacties. Veel grote (internationale) retailers eisen inmiddels van hun leveranciers dat zij gebruik maken van EDI voor het uitwisselen van orders, pakbonnen en facturen. Het is dus van belang dat uw oplossing deze standaard ondersteunt.

Serial Shipment Container Code (SSCC)

SSCC is een gestandaardiseerde internationale verzendcode, die toeleveranciers in de vorm van een barcode kunnen aanbrengen op hun producten. De code is van nut bij het tracking & tracing proces in de logistieke keten. De SSCC is geschikt voor de meeste ERP software en Warehouse Management Systems (WMS), zowel voor toeleveranciers als afnemers.

Zulke oplossingen bevatten dan bijvoorbeeld de mogelijkheid om een verzendbericht te ontvangen en op te slaan en dit te koppelen aan een SSCC-code. Bij ontvangst van een pallet kan een magazijnmedewerker deze scannen en dan ziet hij direct in het WMS welke artikelen deze pallet zou moeten bevatten.

Voldoen aan alle regels

Kortom, er zijn heel wat regels om aan te voldoen. U zou ervoor kunnen kiezen om dit op te lossen door alle gegevens binnen uw bedrijf handmatig vast te leggen. Maar dat is uiteraard arbeidsintensief en foutgevoelig.

Op het moment dat er veel gegevens vastgelegd moeten worden, als er een urgente recall is, of als een regulerende organisatie uw gegevens opvraagt, dan is het van belang dat uw ERP software u de juiste ondersteuning biedt. Zo  kunt u gegevens op een consistente manier vastleggen en eenvoudig en snel raadplagen, wanneer dat nodig is.