5 tips voor moeilijke gesprekken met je medewerkers

Is een moeilijk gesprek noodzakelijk? Begin dan met de boodschap. Dat klinkt lastig, maar to-the-point zijn helpt gesprekken in goede banen leiden. Niemand zit te wachten op een lange opsomming van positieve punten om te eindigen met een negatieve lading. Je medewerker ziet de bui al hangen en zet zijn hielen vast in het zand. Helaas ontkom je als ondernemer niet aan het voeren van moeilijke gesprekken. Gebruik deze 5 tips voor moeilijke gesprekken met je medewerkers die aan bod komen in nieuwe HR Ondernemen podcast met Pepijn Louisse en Marcel de Dood en maak het jezelf makkelijker.

1. Kies neutraal terrein en houd het privé;
2. Denk na over je omgeving;
3. Voer regelmatig gesprekken;
4. Houd de deur altijd open;
5. Luister naar je medewerker.

1. Kies neutraal terrein en houd het privé

Controleer voor je het gesprek aangaat of je in de juiste setting bent. Je instinct om een moeilijk gesprek in je eigen kantoor te voeren is begrijpelijk, maar wellicht niet juist. Een medewerker voelt zich waarschijnlijk meer op zijn gemak op ‘neutraal terrein’ en dat kan helpen om het gesprek soepeler te laten lopen. Waar je ook gaat zitten, zorg dat niemand kan meeluisteren of kijken. Je wilt je medewerker de vrijheid geven zijn verhaal te doen. Daar is privacy voor nodig.

2. Denk na over je omgeving 

Recht tegenover elkaar zitten kan intimiderend werken. Je wordt gedwongen om elkaar recht in de ogen te kijken. Door naast elkaar te gaan zitten, of schuin ten opzichte van elkaar, is het eenvoudiger om af en toe weg te kijken. Een andere interessante optie is de buitenlucht. Ga wandelen. Je bent vrijer om elkaar niet aan te kijken en praat in een ongedwongen sfeer. Bij hele zware boodschappen is een wandeling natuurlijk geen goed idee. Maar voor veel andere gesprekken kan het heel goed werken.

3. Voer regelmatig gesprekken

Plan met regelmaat gesprekken in. Let wel: geen moeilijke gesprekken, maar gewoon updates. Het is belangrijk om contact met je medewerkers te houden. Door bewust een tweewekelijks of maandelijks gesprek te plannen, al is het maar een kwartier, houd je feeling met wat er speelt. Niet alleen zakelijk, maar ook privé. Interesse tonen en je medewerkers kennen is belangrijk voor een gezonde werksfeer. 

4. Houd de deur altijd open

Houd de deur altijd open. Niet letterlijk tijdens het gesprek (zie privacy bij tip 1), maar figuurlijk. Het kan zijn dat iemand echt even niet wil praten. Zeker een kritisch gesprek kan ook emotioneel heel beladen zijn. Reik de hand en geef mensen de kans om stoom af te blazen. Laat de deur open en pak de draad na een pauze weer op. Dat schept betere omstandigheden om moeilijke onderwerpen te bespreken.

5. Luister naar je medewerker

Omgaan met oplopende emoties is niet makkelijk. Denk eraan dat je die emotie niet hoeft op te lossen. Luisteren is vaak van meer belang dan actie nemen. Medewerkers willen hun zegje doen. Door ze te zien en naar ze te luisteren ben je er al. Het instinct om zaken die genoemd worden op te lossen is eigen aan managers, maar niet altijd juist. Probeer ook vanuit je eigen gevoel te praten. Dat geeft een gevoel van veiligheid en oprechtheid.

Maak moeilijke gesprekken makkelijker

Een moeilijk gesprek aangaan is niet makkelijk, maar wel noodzakelijk. Denk na over wat je gaat zeggen, waar je het gaat zeggen en praat niet alleen, maar luister ook. Dat helpt. Probeer met regelmaat te praten met je medewerkers. Dat geeft je de kans om ook met positieve feedback te komen. Bedenk wel dat kritiek langer blijft hangen dan complimenten. Bewaar die complimenten daarom voor een andere conversatie en houd je bij een moeilijk gesprek binnen het lastige onderwerp.

Wil je meer weten over het voeren van moeilijke gesprekken? Luister dan de podcast via het SpodOn kanaal van Exact.