Correctie minimumuurloon bij gemiddeld vast maandsalaris?

Vanaf 1 januari 2024 kennen we een minimumuurloon met betaling per daadwerkelijk gewerkt uur. Dit is duidelijk voor medewerkers die voorheen ook per uur werden uitbetaald. Voor medewerkers die altijd een vast maandsalaris hadden, wordt het echter ingewikkelder. De wijziging leidt namelijk tot een wisselend bruto maandsalaris bij minimumloon. Omdat dit niet handig is, geeft artikel 11 je een escape. Zo is een vast maandsalaris tóch mogelijk.

Is er sprake van een minimumloon per uur, dan mag je onder de volgende voorwaarden een vast maandsalaris uitbetalen:

•    Er is een vaste overeengekomen arbeidsduur per week en een vaste beloning per maand;
•    Deze afspraken zijn vastgelegd in de collectieve arbeidsovereenkomst of in een schriftelijke arbeidsovereenkomst.

Het gemiddelde maandsalaris bepaal je vervolgens door het aantal werkelijke arbeidsuren van de werknemer per kalenderjaar te delen door 12 maanden. Dit gemiddeld aantal uren per maand vermenigvuldig je met het minimumuurloon. Het resultaat: het gemiddelde vaste maandsalaris.

Het betalen van een gemiddeld vast maandsalaris bij minimumuurloon levert iedere maand een verschil op met het werkelijke aantal gewerkte uren. Blijft de werknemer het hele jaar in dienst en wijzigt er niets in het arbeidspatroon, dan heffen de maandelijkse verschillen elkaar op. Verandert er echter iets gedurende het jaar, dan kan het een ander verhaal zijn. Heb je het gemiddeld vast maandsalaris berekend volgens wetsartikel 11.1 en/of de rekenvoorbeelden uit het ‘Kennisdocument Wettelijk Minimumuurloon 2024’, dan hoef je het ontstane verschil volgens de overheid niet te corrigeren.

Toch levert de aangegeven manier van berekenen veel onduidelijkheid en oneerlijkheid op:

•    Werknemers met hetzelfde aantal uren per jaar maar een ander werkpatroon, kunnen uitkomen op een verschillend salaris per uur na afloop van het jaar. Terwijl voor allebei hetzelfde minimumuurloon is afgesproken.
•    Werknemers met een wijziging in de loop van het jaar kunnen aan het einde van het jaar uitkomen op een uurloon dat onder het minimumuurloon ligt. 
•    Werknemers met een wijziging in de loop van het jaar kunnen aan het einde van het jaar uitkomen op een uurloon dat boven het minimumuurloon ligt. Leuk voor de werknemer natuurlijk, maar niet de bedoeling.

Niet corrigeren voelt in deze gevallen niet juist. Als werkgever wil je immers geen verschillen tussen werknemers creëren.

Exact Online wil duidelijkheid voor iedereen. Een praktische werkwijze waarbij gelijkheid centraal staat en verschillen zo klein mogelijk zijn. In Exact Online Salaris berekenen we het gemiddelde vaste maandsalaris voor iemand met een minimumuurloon dan ook met een parttime percentage.

Voor deze methode wordt o.b.v. het standaard aantal uren per week een gemiddeld fulltime maandsalaris minimumuurloon berekend.

-    Een standaard werkweek van 40 uur per week geeft gemiddeld een fulltime bruto maandsalaris voor 8 uur per dag x 262 dagen in 2024 x 13,27 loon per uur / 12 maanden = 2.317,83.
-    Een standaard werkweek van 38 uur per week geeft gemiddeld een fulltime bruto maandsalaris voor 7,6 uur per dag x 262 dagen in 2024 x 13,27 loon per uur / 12 maanden = 2.201,94.
-    Een standaard werkweek van 36 uur per week geeft gemiddeld een fulltime bruto maandsalaris voor 7,2 uur per dag x 262 dagen in 2024 x 13,27 loon per uur / 12 maanden = 2.086,04.

Het juiste gemiddelde fulltime maandsalaris wordt vermenigvuldigd met het geldende parttime percentage. Wijzigingen in het arbeidspatroon leiden zo niet meer tot een herberekening van de hoogte van het gemiddelde vast maandsalaris (wat bij de regels van de overheid wél zo is). Hierdoor creëren we financiële zekerheid voor de werknemer met een minimumuurloon afspraak.

Bij wijzigingen in de loop van het jaar (zoals aanpassing percentage parttimepercentage, wijziging minimumloon per 1 juli, verhoging jeugdloon bij verjaardag en tijdelijke uitbreiding van uren) berekent Exact Online Salaris per wijzigingsdatum een nieuw gemiddeld vast maandsalaris voor de werknemer met minimumuurloon. Ook kan het zijn dat in de loop van het jaar een hoger salaris wordt toegekend, waardoor niet een heel jaar met minimumloon is volgemaakt. Dan verdwijnt het verschil tussen het gemiddelde vaste maandsalaris en het werkelijke aantal uren x minimumuurloon niet meer aan het eind van het jaar. 

Om te weten of je op een bepaald moment in het jaar een correctie voor de werknemer met vast gemiddeld maandsalaris zou kunnen doen, heb je eerst inzicht nodig in de eventuele verschillen met het werkelijke aantal gewerkte uren x minimumuurloon. In Exact Online Salaris kun je hiervan een duidelijk overzicht maken op ieder gewenst moment in het jaar, mits:

•    Het arbeidspatroon van de werknemer met een minimumuurloon in het rooster staat. Dat geldt voor een fulltimer én voor een parttimer. Het rooster kan over meerdere weken lopen (als week 1 een ander arbeidspatroon heeft dan week 2).
•    Het arbeidspatroon minimaal het werkelijke aantal werkuren per werkdag bevat.

In de volgende gevallen kun je corrigeren:

-    Een werknemer gaat in de loop van het jaar uit dienst en uit het overzicht blijkt dat het betaalde gemiddelde minimumloon lager ligt dan het werkelijke aantal gewerkte uren x minimumuurloon.
-    Aan het einde van het jaar blijkt uit het overzicht dat het betaalde gemiddelde minimumloon lager ligt dan het werkelijke aantal gewerkte uren x minimumuurloon.
-    De werknemer met het minimumuurloon gaat in de loop van het jaar meer/minder uren werken of krijgt in de loop van het jaar een salaris dat hoger is dan het minimumuurloon. Uit het overzicht blijkt dat het betaalde gemiddelde minimumloon tot dat moment lager ligt dan het werkelijke aantal gewerkte uren x minimumuurloon.

Zolang de werknemer in dienst blijft en onder het minimumuurloon valt, adviseren wij geen tussentijdse correcties in de loop van het jaar. Dit omdat tot het einde van het jaar het verschil tussen het gemiddelde vaste bruto maandsalaris (dat wordt betaald aan de werknemer) en het werkelijke aantal uren x minimumuurloon (deels) kan wegvallen.

Omdat je op ieder moment in het jaar een overzicht kunt maken, heb je als werkgever continu zicht op de ontwikkeling van de verschillen. Het is dan aan jou om op basis van de meest actuele cijfers en omstandigheden een juist besluit te nemen.