Starten met HR-administratie? Wij helpen je graag

Verlofadministratie, contracten en urenregistratie; zodra je medewerkers in dienst krijgt, krijg je hier mee te maken. Een tijdrovende klus waar niet iedereen blij van wordt. Wie de HR-administratie ook doet, het is de bedoeling dat je er niet te veel tijd aan kwijt bent, dat het je overzicht en grip geeft en dat het bijdraagt aan het efficiënt inzetten van je personeel. Wist je dat personeelskosten een van de grootste kostenpost is van een onderneming (40% tot 60%)? Het is dus belangrijk dat je deze resource goed inzet en goed managet. Goedwerkende HR-software gaat je hierbij helpen. Dat wil jij toch ook?

Maar wat komt er eigenlijk allemaal bij kijken? Hoe weet je welke HR-software je moet kiezen? Wij geven je een stappenplan dat je hierbij kan helpen.

Stap 1. Bewustwording

Het is belangrijk om goed in kaart te brengen wat op dit moment de situatie is. Welke systemen gebruik je? En welke gegevens houd je precies bij? Kijk niet alleen naar de gegevens die opslaat, maar ook naar de processen. Hoe ziet bijvoorbeeld op dit moment je verlofproces eruit?

Stap 2. Doelen bepalen

Zodra je in kaart hebt gebracht wat op dit moment jouw situatie is, is het tijd om je doelen te bepalen. Wat zijn je doelstellingen voor dit project? Ben je op zoek naar tijdswinst in de HR-administratie of wil je een professionele uitstraling bieden aan je medewerkers? Aan de hand van je huidige situatie kun je kijken naar de wenselijke situatie. Heb je jouw doelstellingen voor ogen? Mooi, dan weet je precies hoe een HR-systeem je hierbij kan helpen. Het is tijd om een wensenlijst op te stellen. Denk aan een verlofcyclus, verzuimregistratie en declaraties goedkeuren.

Stap 3. Medewerkers informeren

Een stap die je zeker niet mag overslaan; je medewerkers informeren. Zij moeten immers ook gaan werken met het HR-systeem. Het is goed om actieplan op te stellen voor het informeren van de medewerkers. Of betrek je medewerkers bij het keuzemoment. Als je ze meeneemt in de pakketselectie weet je meteen of het systeem echt gebruikt gaat worden.

Stap 4. Pakketselectie

Je hebt alles al goed in kaart gebracht. Nu is het tijd om een keuze te maken. Het is belangrijk om te kijken naar de grootte van jouw organisatie, want veel pakketten zijn gemaakt voor grote organisaties. Meestal bieden deze systemen veel opties, maar is het een doolhof voor je medewerkers. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Laat bijvoorbeeld een leverancier langskomen op jouw kantoor. Hij/zij krijgt dan een goed beeld van de organisatie en kan je op deze manier een passend advies geven.

Stap 5. Pakketimplementatie

Mooi! Je hebt een softwarepakket uitgekozen. Nu is het tijd om het te implementeren. Bepaal voor jezelf hoe je dit wilt aanpakken en plan hier voldoende tijd voor in. Je wilt immers alles uit je HR-pakket halen.

Stap 6. Pakketevaluatie

Plan een evaluatiemoment in. Het is belangrijk om hierbij te blijven luisteren naar je medewerkers. Je wilt vragen en opmerkingen over de software of over de processen blijven verzamelen en terugkoppelen aan de leverancier. Daar kunnen zij ook wat mee! Leveranciers zijn altijd bezig met het verzamelen van klantfeedback. Zo zorgen zij ervoor dat de software nog beter aansluit op jouw wensen en die van je medewerkers!

Hoe zorg je ervoor dat je de juiste HR-software kiest die past bij jou en bij jouw medewerkers? Daar komt nogal wat bij kijken. Deze whitepaper geeft antwoord op je vragen en helpt je op weg bij dit keuzemoment. Download het whitepaper hier.