Dit moet je weten over de vaste reiskostenvergoeding

Veel bedrijven hanteren een vaste reiskostenvergoeding voor hun medewerkers. Medewerkers krijgen dan maandelijks een vast bedrag dat is gebaseerd op de gemiddelde kilometers die je maakt voor woon-werk verkeer. De reden dat bedrijven zo’n vaste reiskostenvergoeding hanteren, is omdat het bijhouden van de daadwerkelijk gemaakte kilometers veel tijd kost. Maar omdat er vanwege corona momenteel veel minder gereisd wordt en het hybride werken waarschijnlijk ook na corona blijft bestaan, heeft het kabinet besloten om de vaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021 te beëindigen. Dat heeft een aantal consequenties voor jou als werkgever.

Waarom hanteren bedrijven nog steeds de vaste reiskostenvergoeding?

Veel werkgevers hanteren ondanks corona nog steeds een vaste reiskostenvergoeding. De meeste bedrijven zijn namelijk nog niet ingericht op het vergoeden van de daadwerkelijk gemaakte kilometers. Zij kunnen dit niet op een makkelijke manier registreren, waardoor het vergoeden van niet-gemaakte reiskosten in de meeste gevallen opweegt tegen de kosten van de administratieve rompslomp.

Waarom komt de vaste reiskostenvergoeding dan te vervallen?

De eerste 19 cent per km van de reiskosten woon-werk worden niet belast. Met andere woorden: werkgevers betalen geen belasting over de reiskostenvergoeding die zij aan werknemers betalen. Maar nu het grootste deel van werkend Nederland vanuit huis werkt, worden er vrijwel geen woon-werk kilometers gemaakt, terwijl de vaste reiskostenvergoeding in veel gevallen wel gewoon doorloopt. Daarom stelt het kabinet nu dat reiskosten die zijn vergoed, maar waarvoor niet is gereisd, eigenlijk extra inkomen zijn. En inkomen moet wél worden belast. Om deze reden komt de traditionele vaste reiskostenvergoeding per 1 oktober 2021 te vervallen.

Wat heeft dit voor gevolgen?

Als werkgever moet je vanaf 1 oktober 2021 de vergoede reiskosten van je medewerkers kunnen verantwoorden. Dit geldt voor medewerkers die minder dan 60% van hun tijd naar werk reist. Je moet dus kunnen aantonen dat de vergoede kilometers ook daadwerkelijk gemaakt zijn. Blijf jij de traditionele vaste reiskostenvergoeding hanteren, maar kun je niet aantonen dat je medewerkers deze kilometers daadwerkelijk afgelegd hebben, dan zul je belasting over dit bedrag moeten afdragen.

Zo registreer je eenvoudig zakelijke kilometers

Om dit te voorkomen, dien je dus op zoek te gaan naar een makkelijke manier om de gemaakte kilometers van je medewerkers te registreren. Exact Online HR biedt de oplossing. Hiermee registreer en declareer je met behulp van de Google Maps integratie eenvoudig het woon-werkverkeer en je andere zakelijke kilometers. Dit scheelt je een hoop administratieve rompslomp en bespaart je dus veel geld.