Loonadministratie: wat is het en wanneer nodig?

Loonstrookjes maken, declaraties verwerken en jaaropgaven invullen: voor de meeste ondernemers is dit niet hun favoriete klusje. Toch ontkom je er niet aan, want in de meeste gevallen ben je als werkgever verplicht om een loonadministratie bij te houden. Maar wat is nou precies een loonadministratie? Wat neem je erin op? En hoe houd je dit op een makkelijke manier bij? In dit artikel zet ik het voor je op een rij.

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is de administratie rondom het salaris en andere loonbestanddelen. In een loonadministratie houd je dus niet alleen het salaris bij, maar je zorgt er ook voor dat je als bedrijf inzicht hebt in je financiële positie.

Het doel van een loonadministratie is drieledig. Ten eerste geeft het jou als werkgever een goed inzicht in de loonkosten. Daarnaast doe je dit voor je medewerkers, zodat zij aan de hand van hun loonstrook elke maand een duidelijk overzicht hebben van wat zij verdiend hebben. Tot slot houd je een loonadministratie bij omdat je dit verplicht bent voor de Belastingdienst als je medewerkers in dienst hebt.

Wanneer ben je verplicht om een loonadministratie bij te houden?

Als werkgever ben je verplicht om een loonadministratie bij te houden als je voldoet aan deze drie criteria:

• Je hebt minimaal één werknemer in dienst
• Je werknemers ontvangen loon voor hun werkzaamheden
• Je bent als werkgever inhoudingsplichtige

Criteria 1 en 2 spreken voor zich, maar nummer 3 heeft misschien wat extra uitleg nodig. Ben je als werknemer inhoudingsplichtige, dan houd je loonbelasting en premie volksverzekeringen in op het salaris van je werknemer(s). Dit draag je vervolgens af aan de Belastingdienst.

Geldt er een bewaarplicht voor de loonadministratie?

Ja, net als voor de rest van je administratie geldt ook voor de loonadministratie een bewaarplicht. Dit houdt in dat je de loonadministratie minimaal 7 jaar moet bewaren, ook als je je bedrijf in de tussentijd ophoudt met bestaan of als je geen personeel meer hebt. De reden van de bewaarplicht is dat de Belastingdienst tot 7 jaar na dato controle moet kunnen uitvoeren op de loonadministratie.

Loonadministratie zelf doen: hoe pak je dat aan?

Je kunt je loonadministratie uitbesteden aan een salarisadministrateur, consultant of boekhouder, maar veel ondernemers houden hun loonadministratie graag in eigen beheer. Hierdoor heb je namelijk goed inzicht in de loonkosten die je als bedrijf maakt. Ook bespaar je hiermee geld, want het uitbesteden van je loonadministratie heeft natuurlijk een prijskaartje.

Vanaf ongeveer 20 personeelsleden is het aan te raden om te starten met loonadministratie software. Hierin houd je heel eenvoudig en overzichtelijk je loonadministratie bij. Documenten zoals loonstroken en jaaropgaven worden automatisch aangemaakt, zodat je hier geen omkijken naar hebt. Ook voert zulke software automatisch aanpassingen door in de loonberekeningen, bijvoorbeeld als er sprake is van een cao-wijziging. Dat scheelt je een hoop handmatig werk en het voorkomt fouten.